合同管理文档归档分类模板合同条款清晰版.docVIP

合同管理文档归档分类模板（合同条款清晰版）

一、适用范围与典型应用场景

企业采购合同、销售合同、服务合同的分类存档；

项目合作中多份关联合同的统一管理；

行政类合同（如办公租赁、劳务外包）的集中归档；

审计、合规检查时合同文档的快速调阅支持；

合同到期续签、终止等全生命周期信息的追溯。

二、合同归档分类全流程操作指南

第一步：合同收集与初步整理

材料完整性核对：收集合同正本（含签字盖章页）、附件（如技术协议、订单、补充协议）、签订审批单、相关沟通函件等材料，保证无遗漏。

初步排序：按合同签订时间顺序或项目关联性临时排序，为后续分类做准备。

检查规范性：核对合同是否具备法律效力（如签字盖章完整、条款无重大涂改），对存疑合同标注“待核实”并同步法务部门。

第二步：合同分类与编号规则制定

分类维度选择（可根据企业实际调整）：

按合同类型：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议等；

按业务部门：市场部合同、研发部合同、运营部合同等；

按项目名称：如“项目-设备采购合同”“项目-技术服务合同”；

按风险等级：高风险合同（如大额标的、涉外合同）、中风险合同、低风险合同。

唯一编号：采用“年份-类型代码-部门代码-序号”规则，例如：

2024-CG-SC-001（2024年采购-市场部-第001号）；

2024-FW-YF-005（2024年服务-研发部-第005号）。

第三步：关键信息提取与登记

根据归档需求提取合同核心信息，填写《合同归档信息登记表》（详见第三部分），重点字段包括：合同编号、名称、类型、签约双方、签订/生效/到期日期、金额、关联项目、存放位置等，保证信息准确无误。

第四步：归档存储与定位

物理归档：

按编号顺序将合同材料装入统一规格档案袋，封面标注合同编号、名称、归档日期；

存入专用文件柜，柜体张贴分类标签（如“采购合同-2024年”），档案袋侧面标注编号，便于快速查找。

电子归档：

扫描合同为PDF格式（分辨率不低于300DPI，保证文字清晰），文件名与合同编号一致；

按分类维度建立电子文件夹结构（如“合同归档/2024年/采购合同/市场部”），将电子文件存入对应路径；

涉密合同需加密存储，设置访问权限，仅授权人员可查阅。

第五步：动态维护与更新

定期检查：每季度对归档合同进行清点，核对电子与物理档案一致性，对缺失或损坏材料及时补充。

信息更新：合同发生变更（如续签、补充协议）、终止或解除时，更新《合同归档信息登记表》备注栏，并同步归档相关补充材料。

到期提醒：对即将到期合同（提前1-3个月），在登记表中标注“待续签/终止”提醒，同步业务部门跟进。

三、合同归档信息登记表示例

字段名称

填写说明

示例

合同编号

按第二步编号规则填写，唯一标识

2024-CG-SC-001

合同名称

合同完整标题

《办公设备采购合同》

合同类型

采购/销售/服务等（按企业分类标准填写）

采购合同

甲方信息

签约主体名称、签约代表（*某某）

甲方：科技有限公司；代表：*某

乙方信息

签约主体名称、签约代表（*某某）

乙方：YY商贸有限公司；代表：*某

签订日期

合同双方签字盖章日期

2024-03-15

生效日期

合同开始产生法律效力的日期

2024-03-20

到期日期

合同终止日期（如无固定期限，填写“长期”）

2025-03-19

合同金额

大写+小写，币种（如人民币、美元）

壹拾万元整（￥100,000.00）

关联项目/部门

如适用，填写对应项目名称或负责部门

办公设备采购项目；行政部

归档日期

材料完成归档的日期

2024-03-25

存放位置

物理归档：柜号-层位-盒号；电子归档：服务器路径

物理：A柜-3层-5盒；电子：\合同服务器\2024

备注

特殊条款说明、补充协议编号、待办事项（如“待续签”）

含补充协议2024-CG-SC-001-01

经办人

负责归档操作的人员（*某某）

*某某

四、操作规范与风险提示

材料完整性保障：归档时务必包含合同全部附件（如技术参数、验收标准），避免因材料缺失导致合同履行争议或审计风险。

分类一致性维护：分类标准一旦确定，需长期执行，避免中途随意调整导致归档混乱；新增合同类型时，需同步更新分类规则并通知相关部门。

信息安全与保密：

涉及商业秘密、个人隐私的合同，需单独建立“保密合同”分类，限制查阅权限；

电子档案定期备份（建议每月一次），防止因系统故障、病毒攻击导致数据丢失。

信息准确性核查：登记表中的合同名称、金额、日期等关键信息需与合同原件核对一致，严禁凭记忆或口头信息填写。

动态更新时效性：合同变更、终止后，需在5个工作日内完成归档信息更新和材料补充，保证档案信息与实际状态同步。

借阅与归还管理：建立合同借阅登记制度，借阅人需填写《合同借阅申请表》，明确借阅用