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企业采购管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障采购物资及服务的质量，防范采购过程中的各类风险，确保企业生产经营活动的有序进行，依据国家相关法律法规及本企业实际情况，特制定本制度。本制度旨在建立一套科学、规范、透明的采购管理体系，促进企业资源的优化配置和可持续发展。

（二）适用范围

本制度适用于企业内部所有与采购相关的活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、劳务服务、技术服务等的采购。企业各部门、各分支机构的采购行为均须遵守本制度规定。对于特殊性质或有专门规定的采购项目，如符合国家招标法规定的大型基建项目等，除遵守本制度基本原则外，还应同时遵守国家及地方相关法律法规的要求。

（三）基本原则

1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及企业内部规章制度，确保程序合法、行为规范。

2.效益优先原则：在保证质量和服务的前提下，通过优化采购方案、比价议价等方式，力求以最合理的成本获取最大价值。

3.公开、公平、公正原则：采购过程应尽可能公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。

4.集中管控与分级负责相结合原则：重要或大额采购应由企业集中统一管理，以发挥规模效应和专业优势；日常小额采购可在授权范围内由各部门分级负责。

5.权责对等原则：明确各参与方在采购活动中的权利与责任，确保权责清晰，便于追溯。

二、组织与职责

（一）采购管理部门

企业设立专门的采购管理部门（或指定某一现有部门承担采购管理职能），作为采购活动的归口管理和执行机构。其主要职责包括：

*组织制定和完善企业采购管理制度及相关流程，并监督执行。

*负责企业集中采购项目的具体实施，包括供应商寻源、招标组织、合同洽谈与签订等。

*建立和维护合格供应商名录，进行供应商的评估与管理。

*统筹协调各部门的采购需求，优化采购资源配置。

*负责采购合同的管理，包括合同的审核、归档及履约跟踪。

*收集和分析市场信息，为企业采购决策提供支持。

（二）需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：

*根据实际业务需要，提出合理、准确的采购需求，并对需求的真实性、必要性负责。

*参与所购物资或服务的技术参数确认、供应商考察（如必要）及验收工作。

*配合采购部门提供相关技术资料和市场信息。

*对采购过程中涉及本部门的环节进行配合与监督。

（三）财务部门

财务部门在采购管理中主要负责：

*参与采购预算的审核与控制，确保采购活动在预算范围内进行。

*负责采购资金的筹措、支付与结算，并对付款条件进行审核。

*对采购合同中的财务条款进行审核。

*参与采购成本的核算与分析。

（四）监督部门（如审计部或纪检监察部门）

监督部门负责对采购活动的合规性、公正性进行监督检查，主要职责包括：

*对采购管理制度的执行情况进行监督。

*对重大采购项目的全过程进行审计或监督。

*受理采购活动中的投诉与举报，并进行调查处理。

*对采购人员的廉洁从业情况进行监督。

三、采购流程管理

（一）采购需求与计划

1.需求提出：各需求部门根据业务发展和生产经营需要，填写《采购申请表》，明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、预计金额、需求日期等信息，并按审批权限逐级报批。

2.需求审核与汇总：采购管理部门对各部门提交的采购需求进行汇总、分类和初步审核，重点审核其合理性、必要性及是否符合预算。对于技术复杂或金额较大的采购需求，可组织相关技术部门进行联合评审。

3.采购计划编制：采购管理部门根据审核通过的采购需求，结合库存情况（如适用）及市场供应状况，编制年度、季度或月度采购计划，报相关领导审批后执行。采购计划应明确采购项目、采购方式、预计采购时间等。

（二）供应商管理

1.供应商选择标准：选择供应商应综合考虑其资质信誉、产品质量、价格水平、供货能力、售后服务、财务状况、社会责任等因素。

2.供应商信息收集与评估：采购管理部门负责收集潜在供应商的信息，建立供应商信息库。对拟合作的重要供应商，应进行实地考察或通过其他方式进行背景调查和资质验证。

3.合格供应商名录：经过评估合格的供应商，纳入《合格供应商名录》进行动态管理。企业应优先从合格供应商名录中选择合作伙伴。

4.供应商关系维护与绩效评估：定期对供应商的履约情况、产品质量、服务水平等进行绩效评估，评估结果作为后续合作及供应商等级调整的依据。对表现优秀的供应商可建立长期合作关系，对不合格的供应商应及时从名录中清除。

（三）采购方式确定

企业应根据采购项目的金额、性质、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式。主要采购