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差旅报销流程

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目录

01

总体流程规范

02

费用标准规范

03

材料提交要求

04

审核操作流程

05

款项发放管理

06

后续管理规范

01

总体流程规范

申请前准备要求

差旅计划

出差前需制定详细的差旅计划，包括出差事由、地点、时间、预算等，并报领导审批。

01

出行方式

根据差旅计划选择合理的出行方式，如飞机、火车、汽车等，并提前预订相关票务。

02

住宿标准

按公司规定选择住宿酒店，并提前预订，确保住宿安全、舒适、符合财务规定。

03

审批权限说明

审批要点

审批人需关注差旅计划的真实性、合理性、必要性以及预算控制等方面。

03

差旅申请需按照公司规定的审批流程进行审批，不得越权审批或漏审。

02

审批流程

审批人

差旅申请需经过相应的领导审批，审批人需对差旅计划进行核实，确保差旅合理、必要。

01

时效性控制标准

员工应在出差前提交差旅申请，并经过审批同意后出行，特殊情况需说明原因。

申请时间

员工应在出差结束后规定时间内完成差旅报销，逾期将影响报销进度。

报销时间

财务部门应在收到报销申请后规定时间内进行审核，确保报销工作高效、准确。

审核时间

02

费用标准规范

交通费用分类

飞机票

火车票

市内交通

私家车

按经济舱标准报销，头等舱、商务舱需特殊审批。

硬座、硬卧、软卧等按实际票价报销，高铁一等座、二等座按标准报销。

地铁、公交、出租车等按实际票价报销，出租车需附行程说明。

按一定公里数核算，需提供油费、过路费等相关票据。

按标准报销，超出部分自理。

二线城市

按较低标准报销，超出部分自理。

三线及以下城市

01

02

03

04

按实际住宿费用报销，最高不超过一定限额。

一线城市

如参加会议、培训等，按相关标准报销。

特殊情况

住宿补贴分级

早餐

按实际费用报销，不超过限额。

01

午餐

按实际费用报销，不超过限额。

02

晚餐

按实际费用报销，不超过限额。

03

招待餐费

需特殊审批，按一定标准报销。

04

餐饮报销限额

03

材料提交要求

包括机票、火车票、轮船票、出租车票、公交车票、地铁票等。

交通费票据

有效票据类型

包括酒店住宿发票、旅馆住宿收据、民宿收据等。

住宿费票据

包括餐馆用餐发票、餐饮定额发票等。

餐饮费票据

如市内交通费、行李费、签证费等票据。

其他费用票据

单据粘贴规则

按照差旅时间顺序或者费用类别粘贴，以便审核。

粘贴顺序

应使用胶水或固体胶粘贴，确保单据平整、牢固。

粘贴方式

单据不得折叠、涂改或损坏，需保持清晰可辨。

粘贴要求

电子凭证存档

存档方式

可以将纸质单据扫描成电子版，或者通过电子邮件、手机拍照等方式保存。

01

存档要求

电子凭证需清晰、完整，能够准确反映费用支出情况。

02

备份要求

建议将电子凭证备份至云端或其他存储设备，以防丢失或损坏。

03

04

审核操作流程

部门初审要点

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审批员工的差旅申请，包括出差事由、人数、时间、地点和预算。

审查差旅申请

审查差旅过程中产生的票据是否合规、真实、有效。

查验票据合规性

核对差旅申请是否符合公司差旅标准，如住宿、交通、餐饮等。

审核差旅标准

01

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02

汇总初审意见，并反馈至申请人或相关部门进行确认或调整。

汇总初审意见

04

财务复核标准

复核初审结果

核对财务信息

审查票据完整性

审核合规性

对初审通过的差旅申请进行复核，确保初审意见的准确性和合规性。

核对差旅费用明细和财务记录是否一致，包括费用分类、金额、支付方式等。

审查差旅费用票据的完整性，确保无遗漏、无重复。

检查差旅费用是否符合公司政策和相关法规，如是否存在超标、违规等。

异常识别

在初审和复核过程中，发现任何异常或疑问，如费用超标、票据不合规等。

异常处理流程

及时报告异常，并按照公司规定流程进行处理，包括调查、核实、审批等环节。

纠正与预防措施

针对异常问题，提出纠正措施和预防措施，避免类似问题再次发生。

跟踪与反馈

对异常处理过程进行跟踪，确保问题得到妥善解决，并及时反馈处理结果。

异常处理机制

05

款项发放管理

员工在出差期间自行垫款，待差旅结束后统一结算。

员工垫款

员工在出差前可向公司预借差旅费，差旅结束后结算时多退少补。

预借差旅费

一般情况下，差旅费结算周期为一个月，每月月底进行结算。

结算周期

结算周期说明

支付方式选择

信用卡支付

员工可使用公司信用卡支付差旅费用，由公司统一还款。

03

公司可通过银行转账方式将差旅费直接转入员工账户。

02

银行转账

现金支付

公司可选择现金支付方式，员工在结算时到财务部门领取现金。

01

退税操作指引

索取发票

员工在出差过程中应妥善保管好所有发票，以便在退税时作为凭证。

01

填写退税申请

员工应按照财务部门的要求填写退税申