会议管理原则.pptxVIP

项目一会议认知/会议的工作原则

会议的工作原则必要性BiYaoXing01严肃性YanSuXing04高效性GaoXiaoXing02节俭性JieJianXing05目标性MuBiaoXing03

1HUIWUGUANLI第一部分会议对于领导者而言，是领导和管理的一种必要手段。必要性BiYaoXing

不必要开的会坚持不开，可开可不开的会也不开，或则是将几个会合在一起开。政府机构已在渐渐试行无会日提出如果没有特殊紧急情况，能通过电话、文件解决问题的绝不集中开会。提出对一些不必要的表彰会、庆功会一律不准召开。

出现下列情况时，需要及时开会遇到危机突发事件,足以使目前工作停滞,要及时集体协商、处理时;一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法效力时;事情较为紧急,有关人员采取逐层、分头商议的办法已行不通时；会议是将特情况(内容)向有关人员了解或告知的最快捷或最简便的方式时。

2HUIWUGUANLI第二部分英特尔前总裁安迪·格鲁夫就将会议作为撬动企业效率的重要杠杆。高效性GaoXiaoXing

在低碳经济、节能减排、绿色行动的宗旨下，我们应积极开展绿色会议。绿色会议就是指讲求高效性。“高效性”即投入与产出的关系投入——为召开会议所耗费的人力、财力、物力和时间；产出——会议的结果。高效率的要求尽可能地减少投入，但于此同时又要达到最佳的效果。

01会议效率不高的主要原因：时间管理大师彼得·德鲁克说过：时间是管理者最稀有的资源。会议时间安排问题及优化问题场景：①安排在事务繁多的周一，导致领导精力分散，无法全身心投入；②安排在临近午餐时间，参会者饥肠辘辘，无心开会，均影响会议效率。优化建议：临时会议需尽量选择与会者方便的时间。会议时长与内容效率要求时长规律：一般会议召开时间越长，效率越低，提倡“开短会、讲短话”。具体标准：①一般会议时长控制在2小时之内；②领导讲话不超过1小时；③工作汇报、典型发言需言简意赅、突出重点。

02会议效率不高的主要原因：地点会议场所的选择，要依据会议的目的和程序，预计与会的人数，选择有会议设施的酒店或旅馆、单位的会议礼堂或大型会议中心等。核心考量：交通便利性选址需优先评估与会者与会议主办者的往返便捷性，确保双方前往会场无明显障碍。需要住宿的会议若会议需安排住宿，必须重点考虑会场与住宿地点的距离。原则：两者距离越近越优；若距离过远，会导致参会者在路途上消耗大量时间，直接影响会议效率。

03会议效率不高的主要原因：开会对象的选择开会对象的选择，应在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围和人员名单。参会人员的核心界定标准层次：指参会人员的级别、地位，需匹配会议规模与规格档次。身份：核心是专业、知识背景符合会议主题，而非单纯取决于职位级别高低。当前办会的常见问题及危害问题：部分单位办会盲目邀请与会议内容专业、研究领域无关的“名人”，仅为借“名人效应”提升企业知名度。危害：①增加会议成本，造成不必要浪费；②可能导致必须出席的人员未到会，到场者多为可有可无的参会者，直接影响会议效果。拟定参会名单的关键原则明确会议范围，将应当参加会议的人员列入名单，同时坚决将无关人员排除在外。

04会议效率不高的主要原因：主持人的能力如果会议主持人缺乏影响力、说服力和组织能力，被参会者牵着鼻子走，或者会议主持人自顾自发表言论，而不顾会议的既定议程，会议就无法发挥作用。

05会议效率不高的主要原因：开会的原因和目的不明确如果与会者连开会的原因、目的以及讨论的议题都不明确，肯定会影响会议的效果。卓有成效的管理者，知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要有这次会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了理清什么？他会在事前想清楚会议的目的，想清楚要求报告什么，以及想清楚报告的用意。

微型案例：每周设5天无会日进一步精简会议

3HUIWUGUANLI第三部分几乎所有的会议都是为了达到某一目的、解决某一问题而召开的。目标性MuBiaoXing

几乎所有的会议都是为了达到某一目的、解决某一问题而召开的。年度总结会议核心场景/目的：培养团队精神，回顾过往工作经验与教训，为推动来年工作开展奠定基础。企业内部培训会议核心场景/目的：开发人力资源，提升员工业务水平。座谈会议核心场景/目的：促进参会者沟通思想、互通信息。危机应对相关会议核心场景：面临消费者产品投诉、公司声誉受损等危机事件时。核心目的：①召开专题会议共同探讨解决方案，重塑企业良好形象；②召开新闻发布会澄清事实，化解危机。XX大学举行2023级新生军训总结表彰大会蓝月亮集团：董事会会议将于2022年3月29日（星期二）举行，以（其中包括）考虑及批准