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企业个人信息保护管理制度

一、总则

为了加强企业对个人信息的保护，规范个人信息的收集、使用、存储、共享、转让、公开披露等行为，确保个人信息的安全，维护个人的合法权益，根据相关法律法规的要求，结合本企业实际情况，特制定本。

本制度适用于企业内部所有涉及个人信息处理的部门、员工以及相关合作方。个人信息是指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息，包括但不限于姓名、出生日期、身份证件号码、个人生物识别信息、住址、电话号码等。

二、个人信息保护管理组织架构及职责

（一）个人信息保护管理委员会

企业设立个人信息保护管理委员会，由企业高层管理人员、各部门负责人组成。委员会的主要职责包括：

1.制定企业个人信息保护的战略和政策，明确个人信息保护的目标和方向。

2.审议和批准企业个人信息保护的重要制度、流程和方案。

3.协调企业各部门之间在个人信息保护工作中的合作与沟通，解决重大问题。

4.监督企业个人信息保护工作的执行情况，定期对个人信息保护工作进行评估和审查。

（二）个人信息保护办公室

个人信息保护办公室是个人信息保护管理委员会的日常办事机构，负责具体的个人信息保护管理工作。其职责如下：

1.负责起草和修订企业个人信息保护管理制度、流程和方案，并提交个人信息保护管理委员会审议。

2.组织开展个人信息保护培训和宣传工作，提高员工的个人信息保护意识和能力。

3.对企业各部门的个人信息处理活动进行监督和检查，发现问题及时督促整改。

4.负责与外部监管机构、行业组织等进行沟通和协调，及时了解和掌握个人信息保护的法律法规和政策要求。

5.处理个人信息主体的投诉和举报，协调解决个人信息保护相关的纠纷和争议。

（三）各部门职责

企业各部门是个人信息处理的具体实施部门，负责本部门个人信息处理活动的管理和安全保障。其职责包括：

1.遵守企业个人信息保护管理制度和流程，确保本部门的个人信息处理活动合法、合规。

2.明确本部门个人信息处理的范围、目的和方式，制定相应的操作规程和安全措施。

3.对本部门收集、使用、存储的个人信息进行定期清理和更新，确保信息的准确性和完整性。

4.配合个人信息保护办公室开展个人信息保护的监督检查工作，及时整改发现的问题。

5.负责本部门员工的个人信息保护培训和教育，提高员工的个人信息保护意识和技能。

三、个人信息收集管理

（一）收集原则

1.合法、正当、必要原则：企业收集个人信息应当遵循合法、正当、必要的原则，不得通过欺诈、胁迫等不正当手段收集个人信息，收集的个人信息应当与企业的业务活动直接相关，且是实现业务目的所必需的。

2.知情同意原则：企业在收集个人信息前，应当向个人信息主体明示收集、使用个人信息的目的、方式和范围等事项，并取得个人信息主体的明确同意。收集法律法规规定需要取得书面同意的个人信息时，应当取得个人信息主体的书面同意。

3.最小化原则：企业应当根据业务需求，最小化收集个人信息，避免收集与业务无关的个人信息。

（二）收集流程

1.需求评估：各部门在收集个人信息前，应当对收集的必要性和合法性进行评估，明确收集的目的、方式、范围和期限等。

2.告知与同意：在收集个人信息时，应当以清晰、易懂的语言向个人信息主体告知收集、使用个人信息的目的、方式、范围、保存期限等事项，并取得个人信息主体的同意。告知内容应当在显著位置展示，确保个人信息主体能够充分了解相关信息。

3.信息收集：按照确定的收集方式和范围，收集个人信息。在收集过程中，应当确保信息的准确性和完整性，避免收集错误或不完整的信息。

4.记录与存档：对个人信息的收集情况进行记录，包括收集的时间、地点、方式、信息内容等，并将相关记录进行存档保存，以备后续查询和审计。

四、个人信息使用管理

（一）使用原则

1.目的明确原则：企业使用个人信息应当遵循目的明确原则，使用目的应当与收集时明示的目的一致，不得超出约定的使用范围使用个人信息。

2.安全保障原则：企业在使用个人信息时，应当采取必要的安全措施，确保个人信息的安全，防止个人信息泄露、篡改或丢失。

3.授权使用原则：企业内部员工使用个人信息应当经过授权，不得擅自使用个人信息。

（二）使用流程

1.授权审批：员工需要使用个人信息时，应当向本部门负责人提出申请，说明使用的目的、方式和范围等。部门负责人根据申请情况进行审批，对于涉及敏感个人信息或超出常规使用范围的申请，应当提交个人信息保护办公室进行审核。

2.使用操作：员工在获得授权后，应当按照授权的目的、方式和范围使用个人信息，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。在使用过程中，应当遵守企业的安全规定和操作规程，确保个人信息的安全。

3.监督检