公司沟通协作与会议系统.docVIP

公司内部沟通协作与会议系统使用指南

一、适用工作场景

本系统旨在解决企业内部信息同步、跨部门协作及会议组织等核心需求，适用于以下典型场景：

1.跨部门项目协同推进

当市场部、技术部、设计部等多部门需共同推进项目（如新产品上线、活动策划）时，通过系统创建项目空间，同步任务节点、共享文件、跟踪进度，避免信息孤岛。

2.日常信息同步与决策

公司周例会、部门晨会等固定会议，可提前发布议程、收集议题，会后自动纪要并同步待办；紧急事务（如系统故障、客户投诉）通过“即时通讯”功能快速召集相关人员，实时沟通解决方案。

3.远程/跨地域会议组织

针对异地办公或分支机构，支持视频会议、屏幕共享、会议录制等功能，保证跨地域团队高效协作，减少差旅成本。

4.知识沉淀与经验共享

项目文档、会议纪要、常见问题解答等可至系统知识库，按部门/项目分类存储，方便员工检索复用，避免重复劳动。

二、系统操作全流程指南

（一）系统登录与基础设置

登录入口：通过公司内部域名访问系统首页，使用员工工号及统一密码登录（首次登录需修改初始密码）。

个人中心设置：

完善头像、姓名、所属部门、联系方式等信息；

设置“消息提醒”规则（如会议提醒、消息即时通知，任务截止日期前1天提醒）；

绑定企业/钉钉（如有），实现多端消息同步。

（二）会议创建与管理

1.创建会议

路径：“会议”模块→“新建会议”→选择会议类型（例会/临时会/项目会）。

填写信息：

基本信息：会议主题（如“Q3产品迭代需求评审会”）、时间（开始/结束时间，支持跨时区选择）、地点（线下会议室/线上会议）；

参会人：添加部门成员或外部联系人（需提前审核权限），设置主持人（默认创建者为主持人）；

议程：按序号填写议题（如“需求优先级排序”“技术可行性分析”）、每个议题的预计时长、负责人（如“*经理”）；

附件：会议相关材料（如需求文档、PPT），支持在线预览。

发送邀请：确认信息无误后“发送”，系统自动向参会人发送calendar邀请（含会议、议程、附件）。

2.会议前准备

主持人提前1天在“会议”模块查看参会人员名单，确认是否有冲突；

将最终版议程及材料更新至会议空间，提醒参会人提前查阅；

线上会议需提前测试麦克风、摄像头、屏幕共享功能，保证设备正常。

3.会议中操作

线下会议：主持人通过会议室设备扫码签到，系统实时统计出席率；

线上会议：参会人通过会议进入，可选择“开启摄像头/麦克风”（默认静音），主持人可通过“共享屏幕”展示材料，使用“白板”功能实时标注；

实时记录：指定记录员使用“会议纪要”模板，同步记录讨论要点、决议事项、待办任务（支持文字+语音转文字）。

4.会议后跟进

纪要：会议结束后2小时内，记录员整理纪要（含会议基本信息、讨论内容、待办清单），提交主持人审核；

同步待办：审核通过后，系统自动将待办任务分配至对应负责人（如“*技术”需在3月15日前完成技术方案初稿），任务状态实时更新；

归档会议：“会议归档”，最终版纪要、会议录像（如有），关联项目空间，方便后续查阅。

（三）协作任务与进度跟踪

1.创建任务

路径：在“项目空间”或“任务”模块→“新建任务”→填写任务名称（如“完成用户调研报告”）、所属项目/部门、负责人、协办人、优先级（高/中/低）、计划完成时间。

拆分任务：复杂任务可拆分为子任务（如“用户调研”拆分为“问卷设计”“数据收集”“报告撰写”），分别设置负责人及截止时间。

2.任务跟进

负责人每日更新任务进度（如“进行中，已完成问卷设计”），工作成果（如调研问卷初稿）；

协办人可在任务评论区反馈问题（如“问卷需增加‘用户年龄’字段”），负责人及时处理；

部门负责人可通过“任务看板”查看团队任务分布，筛选逾期任务并催办。

3.任务闭环

任务完成后，负责人“标记完成”，系统自动通知相关人员；

项目结束后，项目经理汇总任务数据，“项目总结报告”（含任务完成率、逾期率、经验教训），至项目知识库。

（四）文件共享与版本控制

文件：在“文件”模块→“文件”→选择本地文件，支持批量，填写文件名称、描述，选择分类（如“项目文档/财务资料”），设置查看/编辑权限（仅本部门可见/公司可见/指定人员可见）。

版本管理：文件修改后，系统自动保留历史版本（最多保留10个），可查看或恢复旧版本；编辑文件时，若他人正在编辑，系统会提示“文件正在被*使用，请稍后”。

文件检索：通过关键词（如“2024年Q3营销方案”）、时间、分类等条件快速检索文件，支持按文件类型（Word/Excel/PDF）筛选。

三、常用协作模板示例

模板一：会议议程表

会议基本信息

会议名称

2024年Q4产品规划会

时间

2024年3月10日14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A/线上：*

主持人

*总监