采购合同管理工具包含风险评估与合同条款.docVIP

采购合同管理工具（含风险评估与条款审核）

一、工具适用场景与价值

本工具适用于企业采购部门、中小企业法务及供应链管理人员，用于规范采购合同全生命周期管理。具体场景包括：

常规采购合同管理：如原材料采购、设备采购、服务外包等合同的标准化起草、审核与履约跟踪；

高风险合作管控：针对新供应商、大额合同（如金额超过50万元）或长期合作项目，需重点评估履约风险与条款合规性；

跨部门协作：采购部门、法务部门、财务部门及业务部门通过工具实现信息同步，明确权责，避免合同漏洞。

通过使用本工具，可系统化识别合同风险、保证条款合法合规、提升合同审批效率，降低因合同问题导致的纠纷或损失。

二、标准操作流程与步骤

步骤1：合同基础信息采集与准备

操作内容：

采购方需明确采购需求（标的物、规格、数量、交付时间、预算等），收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、过往合作业绩等）；

填写《采购合同基础信息表》（见表1），保证信息完整，包括合同编号、双方主体信息、标的详情、金额、支付方式等关键要素；

核对供应商资质有效性，保证其具备履约能力（如生产许可证、ISO认证等）。

输出成果：《采购合同基础信息表》（含供应商资质附件）。

步骤2：供应商与合同风险评估

操作内容：

依据《合同风险评估表》（见表2），从“供应商风险”“条款风险”“履约风险”三个维度进行评估：

供应商风险：核查供应商信用记录（如涉诉情况、行政处罚）、财务状况（资产负债率、现金流）、过往履约及时率；

条款风险：重点审核付款条件、违约责任、知识产权归属、争议解决方式等条款是否存在歧义或法律漏洞；

履约风险：评估供应链稳定性（如原材料供应是否依赖单一来源）、交付周期合理性、不可抗力条款的明确性。

根据评估结果确定风险等级（低/中/高），针对高风险项制定应对措施（如要求供应商提供履约保证金、增加违约金比例等）。

输出成果：《合同风险评估表》（含风险等级与应对措施）。

步骤3：核心条款合规性审核

操作内容：

依据《合同条款审核表》（见表3），逐条审核合同核心条款，重点关注：

标的物条款：名称、规格、型号、技术参数是否与采购需求一致，避免模糊描述（如“优良品”需明确具体标准）；

质量验收条款：明确验收标准（国标/行标/约定标准）、验收期限、异议处理流程；

价款支付条款：支付节点（如预付款、到货款、质保金比例）、支付方式（银行转账/承兑汇票）、发票要求（如“全额增值税专用发票”）；

违约责任条款：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%”）、赔偿范围；

争议解决条款：约定诉讼/仲裁管辖地（建议选择采购方所在地法院/仲裁机构）。

法务部门对条款合法性进行最终把关，保证符合《民法典》《合同法》等法律法规要求。

输出成果：《合同条款审核表》（含审核意见与修订记录）。

步骤4：合同签订与执行跟踪

操作内容：

审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，保证合同文本与审核版本一致；

采购部门将合同分发给相关部门（财务、仓库、业务部门），明确各自职责（如仓库负责收货验收，财务负责按节点付款）；

建立《合同执行跟踪表》（见表4），动态记录履约进度：

交付节点：供应商发货时间、物流单号、到货日期；

验收情况：验收结果（合格/不合格）、不合格项处理（退货/换货/折价）；

付款节点：申请付款时间、实际支付日期、发票号；

异常记录：履约过程中出现的问题（如延期交付、质量争议）及处理方案。

输出成果：正式合同文本、《合同执行跟踪表》。

步骤5：合同归档与复盘优化

操作内容：

合同履行完毕或终止后，采购部门将合同正本（含附件、审批记录、执行跟踪表）整理归档，建立电子档案库（按合同编号/供应商分类）；

定期对合同履约情况进行复盘（如每季度/每半年），分析高频风险点（如供应商延期率、条款争议率），优化合同模板或风险评估标准；

针对履约中发觉的供应商问题（如多次质量不达标），更新供应商黑名单或调整合作策略。

输出成果：合同档案库、复盘报告。

三、工具模板表格

表1：采购合同基础信息表

合同编号

采购方名称

供应商名称

合同标的

标的规格型号

数量

单价（元）

总金额（元）

签订日期

交付日期

付款方式

备注

CG-2024-001

*有限公司

*科技有限公司

A型号设备

X-2024型

10台

50000

500000

2024-03-01

2024-04-15

分三期：预付30%，到货付60%，质保金10%

设备需提供3年质保

表2：合同风险评估表

合同编号

风险类型

风险描述

可能性（高/中/低）

影响程度（高/中/低）

风险等级（高/中/低）

应对措施

责任人

CG-2024-001

供应商风险

供应商过往履约及时率仅80%

中

高

中

要求供应商增加5%履约保证金，延期每