行业采购申请与审批流程手册.docVIP

行业通用采购申请与审批流程手册

前言

为规范企业采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，提高采购效率，控制采购成本，保证采购活动的合规性与经济性，特制定本手册。本手册适用于各行业企业（除特殊注明外）的各类采购活动，旨在为采购相关岗位提供标准化操作指引，保障采购流程顺畅运行。

一、适用范围与业务场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有采购业务，包括但不限于：

生产类采购：原材料、零部件、包装材料等直接用于产品生产的物料；

非生产类采购：办公用品、设备耗材、后勤物资等日常运营所需物品；

资产类采购：固定资产（如机器设备、办公家具）、无形资产（如软件系统）等；

服务类采购：技术服务、咨询服务、维修服务、外包服务等。

（二）不适用情形

单笔金额低于元（企业根据实际情况设定，如500元）的零星紧急采购（可简化流程或事后补签）；

突发事件（如自然灾害、生产安全）导致的应急采购，需启动应急预案并专项报备；

集中采购目录内的项目，需同时遵守采购相关规定。

二、采购申请与审批全流程操作指引

采购申请与审批流程遵循“需求导向、分级审批、权责清晰、全程留痕”原则，分为需求提出与申请、部门审核、财务复核、领导审批、采购执行、归档备案六个阶段，具体操作

（一）需求提出与申请

操作主体：需求部门申请人（如生产计划员、行政专员、项目负责人等）

操作内容：

确认采购需求：申请人根据部门工作计划、生产任务或项目需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、用途、到货时间等关键信息，保证需求合理、必要。

填写《采购申请表》：根据模板要求完整填写表格（详见第三章模板一），需附以下材料（如适用）：

技术参数说明书（针对定制化设备或复杂服务）；

市场调研报价单（单笔金额超过元时需提供至少3家供应商报价，如10000元）；

项目立项批复文件（针对项目采购）。

提交申请：将《采购申请表》及附件提交至部门负责人审核，可通过OA系统、纸质表单或邮件方式（企业根据实际情况选择）。

（二）部门审核

操作主体：需求部门负责人（如生产经理、行政总监等）

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否为必要支出，是否存在可替代方案（如内部调配、租赁等）。

审核技术参数：针对定制化或专业物品/服务，审核技术参数的准确性、完整性，保证满足实际使用需求。

审核预算匹配性：核对采购预估金额是否在部门年度预算额度内，若超预算需在《采购申请表》“备注”栏说明超预算原因及解决方案。

审核结果反馈：审核通过后，在《采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认，并提交至财务部门；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）财务复核

操作主体：财务部门专员（如成本会计、预算会计等）

操作内容：

预算合规性复核：核查采购项目是否纳入年度预算，预算指标是否充足；若未纳入预算或预算不足，需暂停流程并要求申请人补充预算审批手续。

价格合理性复核：根据市场行情、历史采购价格、供应商报价单等，评估预估单价的合理性，是否存在虚高、异常波动等情况；对价格存疑的项目，可要求申请人补充市场调研资料。

资金支付条件复核：确认采购合同条款中付款方式、周期是否符合企业财务制度，是否会影响现金流安全。

复核结果反馈：复核通过后，在《采购申请表》“财务复核意见”栏签字确认，提交至对应审批层级领导；若复核不通过，注明原因并退回需求部门调整。

（四）领导审批

操作主体：根据采购金额分级审批（企业根据自身规模设定，以下为参考标准）

采购金额范围

审批人

元以下（含）

部门负责人*

元-元（含）

分管副总*

元以上

总经理*（或总经理办公会）

操作内容：

审批内容：重点审核采购事项的战略匹配性、投入产出效益、风险控制措施等，保证采购决策符合企业整体利益。

审批时限：审批人需在收到申请后1-3个工作日内完成审批（紧急采购可缩短至4小时），逾期未反馈视为默认通过。

审批结果：审批通过后，在《采购申请表》“领导审批意见”栏签字确认；审批不通过，需注明原因并终止流程，需求部门可根据意见调整后重新申请。

（五）采购执行

操作主体：采购部门专员

操作内容：

接收审批通过文件：确认《采购申请表》已完成所有审批流程，且附件齐全。

供应商选择：根据采购需求类型，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询比价等方式确定供应商（具体方式需符合企业采购管理制度），优先选择合格供应商名录内的合作方。

合同签订：与供应商签订采购合同，明确标的物名称、规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务部门（或指定人员）审核。

订单下达与跟踪：向供应商下达采购订单，跟踪生产/备货进度，保证按时交付；若需变更订单内容（如数量、交付时间），需书面通知供应商并确认双方同意。

（六）归档备案

操作主