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合同管理与风险控制标准化流程模板

一、适用范围与典型场景

单位与供应商签订采购合同时需规范条款以规避履约风险；

单位与客户签订销售/服务合同时需明确权利义务以避免纠纷；

单位与合作伙伴开展项目合作时，需通过标准化流程控制合作风险；

单位内部合同审批流程需统一标准，提高管理效率。

二、标准化操作流程详解

合同管理流程分为合同准备→谈判评审→起草审核→签署执行→履约跟踪→变更终止→归档管理七个环节，各环节需明确责任主体、操作内容及输出成果，保证流程闭环。

1.合同准备：明确需求与基础信息

操作内容：

需求发起：业务部门根据项目或业务需求，填写《合同需求申请表》，明确合同类型、合作方基本信息、标的物/服务内容、预算金额、期望履约期限等核心要素。

合作方资质核查：法务或采购部门通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核查合作方是否为合法存续的企业、是否存在经营异常或严重违法记录；必要时要求合作方提供营业执照、资质证书、法定代表人证件号码明等复印件并加盖公章。

基础信息汇总：收集合作方名称、统一社会信用代码、地址、联系方式、开户行及账号等关键信息，保证后续合同文本及签署环节准确无误。

责任主体：业务部门（发起需求）、法务/采购部门（资质核查）。

输出成果：《合同需求申请表》《合作方资质核查报告》。

2.谈判评审：确定核心条款与风险点

操作内容：

业务谈判：业务部门与合作方就合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交付期限、违约责任等核心条款进行协商，形成《谈判纪要》，明确双方一致意见及未达成共识的争议点。

跨部门评审：根据合同类型组织相关部门评审，例如：

采购合同：采购部门（价格合理性）、财务部门（付款条件）、法务部门（法律风险）、使用部门（技术参数）；

销售合同：销售部门（客户需求）、财务部门（收款风险）、法务部门（违约条款）。

评审需填写《合同评审表》，明确各部门意见及修改建议，重点关注“是否存在法律风险”“条款是否权责对等”“成本是否可控”等问题。

争议点处理：对评审中未解决的争议点，由业务部门牵头与合作方进一步沟通，必要时提请管理层决策。

责任主体：业务部门（主导谈判）、相关部门（跨部门评审）、法务部门（法律风险评估）。

输出成果：《谈判纪要》《合同评审表》（含各部门签字确认）。

3.起草审核：规范文本与条款合规性

操作内容：

文本起草：业务部门根据谈判结果及评审意见，使用单位制定的《合同标准模板》起草合同文本，模板中需包含必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等）。

法务审核：法务部门重点审核以下内容：

合同主体是否具备完全民事行为能力；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）；

权利义务是否明确、违约责任是否具体可执行；

知识产权、保密条款等特殊约定是否完整。

法务部门需在《合同审核表》中出具明确意见（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并说明修改理由。

财务审核：财务部门审核合同中的付款方式、税务条款、发票要求、财务处理合规性等，保证与单位财务制度一致。

文本修订：业务部门根据法务、财务等部门意见修改合同文本，经所有审核部门确认后形成《合同最终版》。

责任主体：业务部门（起草）、法务部门（法律审核）、财务部门（财务审核）。

输出成果：《合同（草案）》《合同审核表》《合同最终版》。

4.签署执行：规范签署与生效管理

操作内容：

签署授权：合同签署人需为单位法定代表人或其书面授权的代理人，授权文件需明确授权范围、期限并由法定代表人签字并加盖单位公章。

文本核对：签署前由业务部门与法务部门共同核对合同文本与《合同最终版》是否一致，页码是否连续，骑缝章是否加盖，签字盖章处是否清晰。

正式签署：按“先单位后合作方”或“同时签署”原则完成签署，合同文本需为“原件”，且至少一式两份（单位留存一份，合作方留存一份）。

生效登记：签署完成后，业务部门将合同原件提交行政或档案管理部门登记，录入《合同登记台账》，记录合同编号、名称、签署日期、金额、存放位置等信息，并同步更新单位合同管理系统。

责任主体：业务部门（文本核对与提交）、行政/档案管理部门（登记归档）、法务部门（签署授权审核）。

输出成果：签署完成的合同原件、《合同登记台账》。

5.履约跟踪：监控执行与风险预警

操作内容：

履约计划制定：业务部门根据合同约定制定《履约计划》，明确各阶段里程碑（如交付节点、验收时间、付款节点），责任到人。

进度跟踪：业务部门按《履约计划》定期跟踪合作方履约情况（如产品质量、交付进度、服务响应等），填写《合同履约跟踪表》，记录实际进展与计划的差异。

风险预警：若发觉合作方可能存在违约风险（如延迟交付、质量不达标），业务部门需在3个工作日内向法务及管理层提交《风险预