销售订单与发货管理协同工作表.docVIP

何时需要这份协同工作表

在销售订单量较大、涉及多部门协作（如销售部、仓储部、物流部）的场景下，容易出现订单信息传递滞后、发货进度不透明、客户咨询响应不及时等问题。例如当企业同时处理数十笔订单，需实时跟踪订单从确认到交付的全流程，或销售团队需快速向客户反馈发货状态时，这份协同工作表能有效统一信息口径，明确责任分工，提升订单处理效率与客户满意度。

协同工作全流程操作指南

第一步：订单信息录入与初始确认

责任人：销售专员（如*明）

操作内容：

收到客户订单后，在协同工作表中录入基础信息，包括订单编号、客户名称、联系人（*姓）、联系方式（虚拟示例：）、下单日期、产品名称/规格、数量、单价、订单金额及客户特殊需求（如加急发货、指定物流）。

核对订单信息完整性，保证客户名称、产品型号、数量等关键字段无遗漏，若有疑问需第一时间与客户确认并补充记录。

标记订单状态为“待审核”，并提交至销售主管（如*华）进行审批。

输出结果：完整的订单基础信息表，状态更新为“待审核”。

第二步：订单审核与库存核查

责任人：销售主管（如华）、仓库管理员（如芳）

操作内容：

销售主管在1个工作日内完成订单审核，重点检查客户信用额度、订单价格政策是否符合规定，审核通过后将状态更新为“已审核”，并同步通知仓库管理员。

仓库管理员收到审核订单后，立即核查库存情况：

若库存充足，在协同工作表中“库存状态”栏标注“有货”，并反馈预计发货时间；

若库存不足，标注“缺货”，启动调货流程（如向其他仓库调拨或联系生产部门补货），同步更新预计到货时间；

若需紧急调货，在“备注”栏标注“加急调货”，并通知销售主管与客户沟通延期风险。

审核或库存核查有异常时，需在协同工作表“备注”栏说明原因，并启动跨部门沟通（如销售部与客户协商调整订单，仓库部与生产部协调生产计划）。

输出结果：订单审核结果、库存状态及预计发货/到货时间，状态更新为“待发货”或“待调货”。

第三步：发货安排与物流对接

责任人：仓库管理员（如芳）、物流专员（如强）

操作内容：

仓库管理员根据“待发货”订单，安排拣货、打包作业，保证产品型号、数量与订单一致，并在包装上粘贴物流标签（含订单编号）。

拣货完成后，在协同工作表中录入实际发货数量、发货日期，并将状态更新为“已发货”。

物流专员收到发货通知后，及时联系物流公司上门取件，获取物流单号，并将物流单号录入协同工作表“物流单号”栏，同步更新“预计送达日期”（参考物流公司时效标准）。

若客户指定物流公司，需提前确认其服务范围及时效，保证物流方案可行。

输出结果：发货完成信息、物流单号及预计送达日期，状态更新为“已发货”。

第四步：物流进度跟踪与客户反馈

责任人：物流专员（如强）、销售专员（如明）

操作内容：

物流专员每日通过物流公司官网或系统跟踪在途订单状态，若出现延迟（如天气影响、中转异常），需在协同工作表“备注”栏标注异常原因及预计恢复时间，并通知销售专员。

销售专员收到物流异常或发货通知后，主动通过电话/向客户反馈发货进度，提供物流单号供客户查询，并记录客户反馈意见（如“客户要求送货上门”“客户对到货时间有疑问”）。

客户签收后，物流专员在协同工作表“实际送达日期”栏录入签收时间，状态更新为“已完成”；若客户拒收，需立即联系销售专员与客户沟通原因，并处理后续退换货事宜。

输出结果：物流进度记录、客户反馈信息、订单最终状态（“已完成”或“异常”）。

第五步：订单归档与数据复盘

责任人：销售主管（如华）、数据管理员（如琳）

操作内容：

每月5日前，数据管理员将上月已完成订单的协同工作表导出为Excel文件，按“订单编号-客户名称-月份”格式命名，存储至指定服务器文件夹（如“销售订单管理-2024年X月”），保证数据可追溯。

销售主管每月组织一次订单复盘会议，协同仓库、物流团队分析数据：

统计订单平均处理时长、发货准时率、客户投诉率等指标；

识别高频问题（如某类产品库存不足导致延迟、物流时效不稳定），制定改进措施（如调整安全库存量、更换合作物流公司）；

更新协同工作表模板，优化字段设置或流程节点（如新增“客户满意度评分”栏）。

输出结果：订单数据归档文件、复盘会议纪要、改进措施清单。

销售订单与发货管理协同工作表模板

序号

订单编号

客户名称

联系人

联系方式

下单日期

产品名称/规格

订单数量

实际发货数量

单价

订单金额

订单状态

库存状态

发货日期

物流单号

预计送达日期

实际送达日期

销售责任人

仓库责任人

物流责任人

备注

1

SO202405001

A公司

*先生

5678

2024-05-01

产品X/型号A

100

100

50

5000

已完成

有货

2024-05-02

SF

2024-05-04

2024-05-04

*明

*芳

*强

客户指定顺丰快递

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