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费用申请与报销流程管理模板

一、适用范围与行业背景

二、全流程操作指南

（一）费用申请阶段：发起与初步审核

申请人发起申请

操作前提：费用发生前（除突发紧急情况外），申请人需预估费用金额与用途，确认符合公司费用管理制度。

操作步骤：

（1）填写《费用申请单》（模板见“核心模板表格清单”），注明费用类型、申请金额、用途说明、预计发生时间、关联项目（如涉及）等基本信息；

（2）附上相关证明材料（如：采购报价单、会议通知、出差审批单等，根据费用类型提供）；

（3）提交至部门负责人进行初步审核。

部门负责人审核

审核重点：费用必要性、预算匹配度（如部门有预算额度）、申请内容是否符合部门业务需求。

操作结果：

审核通过：签署意见后，提交至财务部门复核；

审核不通过：注明退回理由，反馈给申请人修改后重新提交。

（二）费用发生与票据收集阶段：合规性把控

费用实际发生

申请人需严格按照申请单注明的用途与金额执行费用支出，不得擅自变更用途或超支（如遇特殊情况需超支，需重新发起申请并说明原因）。

注意事项：

优先选择合规合作商（如公司指定供应商、正规服务机构）；

费用发生时索取合法有效票据（发票抬头需为公司全称，税号准确，发票内容与费用用途一致）。

票据整理与粘贴

费用发生后5个工作日内（或公司规定时限内），申请人整理票据：

按费用类型分类（如差旅费分交通、住宿、餐饮等）；

在《费用报销单》（模板见“核心模板表格清单”）后附《票据粘贴单》（需手写票据张数、金额合计，并粘贴整齐，避免遮挡票面信息）；

票据需与实际消费一致，无涂改、无破损（电子发票需打印并注明“已报销”避免重复使用）。

（三）报销提交与财务复核阶段：专业审核

提交报销材料

申请人将填写完整的《费用报销单》、原始票据、费用申请单（如已提前申请）、相关证明材料（如出差报告、招待清单等）一并提交至财务部门。

财务部门复核

复核内容：

（1）票据合规性：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”核验）、抬头税号、开票日期、金额是否正确；

（2）流程完整性：是否提前申请（超预算/特殊费用）、审批链条是否完整（部门负责人签字）；

（3）标准符合性：费用是否超公司标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等）；

（4）附件完整性：证明材料是否齐全（如大额费用需附合同、验收单等）。

操作结果：

复核通过：签署意见，提交至对应审批权限的领导；

复核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“超标准未说明”），反馈给申请人补充或整改。

（四）领导审批阶段：权限与最终确认

审批权限划分（根据公司规模调整，示例）：

部门负责人：审批本部门5000元以下日常费用；

分管副总：审批分管部门5000-20000元费用；

总经理/负责人：审批20000元以上费用或特殊大额支出。

审批操作

审批领导需在1-3个工作日内完成审批（紧急费用可加急），重点关注费用合理性、预算执行情况及战略匹配度；

审批通过后，财务部门进入支付环节；审批不通过，退回申请人并说明原因。

（五）报销支付与账务处理阶段：闭环管理

财务支付

审批通过后，财务部门核对报销信息与审批单，通过银行转账/备用金方式支付报销款项：

银行转账：3-5个工作日内到账（需提供申请人准确银行卡号）；

备用金：适用于小额费用，申请人填写《备用金借款单》，还款时冲抵报销款。

账务处理与归档

财务人员根据报销单、发票等原始凭证录入财务系统，记账凭证；

每月按费用类型、部门、项目等维度统计报销数据，形成《费用明细汇总表》（模板见“核心模板表格清单”），提交管理层分析；

所有报销材料按月整理归档，保存期限不少于5年（按会计档案管理规定执行）。

三、核心模板表格清单

表1：费用申请单

申请部门

申请人

申请日期

费用类型（□办公费□差旅费□招待费□其他________）

预计金额

大写

费用用途详细说明

预计发生时间

关联项目/编号

附件（□报价单□通知单□审批单等）

部门负责人审核意见：

签字：______________日期：______

财务复核意见：

签字：______________日期：______

审批领导意见：

签字：______________日期：______

表2：费用报销单

报销部门

申请人

报销日期

费用类型

报销金额

大写

费用发生期间

关联申请单编号

报销事由：

票据信息（张数：______金额合计：______）

附件（□出差报告□招待清单□合同等）

部门负责人确认：

签字：______________日期：______

财务复核：

签字：______________日期：______

审批领导：

签字：______________日期：______

实际支付金额：______________支付方式：□银行转账□备用金

表