企业合同管理标准化表格.docVIP

企业合同管理标准化工具应用指南

一、适用范围说明

本标准化工具适用于各类企业内部合同全生命周期管理场景，涵盖合同起草、部门审核、法务风控、审批签署、履行跟踪、归档查询等关键环节。无论是采购合同、销售合同、服务协议、租赁合同还是合作框架协议，均可通过本工具实现流程标准化、信息规范化及风险可控化，助力企业提升合同管理效率，降低合规风险。适用对象包括企业法务部门、业务部门、行政部门及管理层等合同相关参与方。

二、标准化操作流程

第一步：合同发起与基础信息录入

责任主体：业务部门经办人（*）

操作要点：

根据业务需求确定合同类型（如“采购合同”“技术服务合同”等），从企业合同模板库中调用对应标准模板；

填写《合同基本信息表》（见模板一），明确合同编号（规则：公司简称-年份-合同类型-流水号，如“ABC-2024-采-001”）、合同名称（需简明反映核心交易内容）、甲乙双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）、合同标的、金额（含大写）、履行期限、支付方式、主要权利义务摘要等关键信息；

附件：将合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书）、技术参数、需求说明等支撑材料作为合同附件一并提交。

第二步：部门内部审核

责任主体：业务部门负责人（*）

操作要点：

重点审核合同内容的真实性、业务必要性及与前期沟通的一致性，保证标的、数量、价格等与业务需求匹配；

核查合作方资质是否在有效期内，履约能力是否满足要求（如重大项目需补充合作方信用报告）；

审核无误后，在《合同审批流程表》（见模板二）中“部门审核”栏签署意见并提交至法务部门。

第三步：法务风控审核

责任主体：法务部门专员（*）

操作要点：

逐条审核合同条款的合法性、合规性，重点关注违约责任、争议解决方式、知识产权归属、保密条款等核心内容；

识别潜在法律风险（如条款歧义、权利义务不对等、法律冲突等），提出修改建议并反馈至业务部门；

对重大或复杂合同，可组织跨部门评审会议（邀请业务、财务、风控等参与），保证风险可控；

审核通过后，在《合同审批流程表》中“法务审核”栏签署意见，根据合同金额及企业权限规定流转至下一审批层级。

第四步：分级审批与签署

责任主体：企业分管领导/总经理（*）、授权签署人

操作要点：

根据合同金额及重要性分级审批（例如：金额≤10万元由部门负责人审批；10万＜金额≤50万元由分管领导审批；金额＞50万元由总经理审批）；

审批人重点审核合同整体商业条款、风险控制措施及与企业战略的匹配性，签署审批意见；

审批通过后，由授权签署人（需书面授权委托）在合同文本上签字并加盖企业合同专用章（严禁使用公章或财务章）；

签署完成后，将合同原件扫描存档，同步更新《合同归档登记表》（见模板四）。

第五步：履行跟踪与归档管理

责任主体：业务部门经办人（*）、行政部门档案员

操作要点：

业务部门根据《合同履行跟踪表》（见模板三）记录合同履行进度（如交付节点、验收情况、付款进度等），及时预警逾期风险；

合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同正本、附件、履行记录等材料，移交至行政部门；

行政部门核对材料完整性后，进行分类归档（电子档案备份至企业服务器，纸质档案存入专用档案柜），并在《合同归档登记表》中记录归档编号、保管期限、查阅权限等信息。

三、标准化表格模板

模板一：合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方信息

名称：______________________统一社会信用代码：______________________地址：______________________法定代表人：______________________联系人：______________________电话：*

乙方信息

名称：______________________统一社会信用代码：______________________地址：______________________法定代表人：______________________联系人：______________________电话：*

合同类型

□采购合同□销售合同□服务合同□租赁合同□其他：________

合同标的

______________________

合同金额

大写：______________________小写：￥______________________

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

支付方式

□一次性付款□分期付款（请注明节点）□其他：______________________

主要条款摘要

（简述核心权利义务、违约责任、争议解决方式等）__________________________

附件清单

1.______________________2.__________________