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工程项目联系单填写规范指南

在工程项目的日常管理中，工程联系单扮演着不可或缺的角色。它看似简单，一张纸或一个电子文档，却承载着传递信息、确认事项、记录过程、明确责任的重要使命。一份填写规范、内容清晰的联系单，能有效减少沟通障碍，避免不必要的争议，保障项目顺利推进；反之，一份含糊不清、要素缺失的联系单，则可能成为项目实施中的“定时炸弹”，为后续的扯皮、返工甚至索赔埋下隐患。因此，掌握工程联系单的填写规范，是每个工程管理人员和技术人员的基本功。

一、联系单的“身价”：为何它如此重要？

在谈论如何填写之前，我们首先要明确联系单的“身价”。它不仅仅是一纸通知，更是：

*沟通的“桥梁”：在业主、设计、监理、施工等多方主体之间，准确传递指令、反馈问题、提出建议。

*责任的“界定书”：对于变更、签证、技术核定等事项，联系单是明确各方责任、权利和义务的重要依据。

*过程的“记录仪”：详细记录了工程实施过程中的各种变动、协商和确认，是工程档案的重要组成部分。

*结算的“通行证”：尤其对于涉及费用增减的联系单，其规范性直接影响到竣工结算的顺利进行。

认识到这些，我们才能以严肃、认真的态度对待每一份联系单的填写。

二、填写前的“三思”：你真的清楚要写什么吗？

提笔之前，务必三思。很多不规范的联系单，根源在于填写人自己都没完全想明白要表达什么。

1.明确目的：这份联系单是为了什么？是提出问题寻求解决方案？是确认某个技术做法？是申请变更？还是通知某个事项？目的不清，内容必然混乱。

2.梳理依据：你的主张或请求基于什么？是合同条款、设计图纸、规范标准，还是现场实际情况？依据充分，说服力才强。

3.考虑后果：这份联系单发出后，可能会带来哪些影响？技术上是否可行？经济上是否合理？工期上是否有延误？提前预判，才能周全。

想清楚这三点，填写时才能有的放矢，事半功倍。

三、联系单的“五官”：核心要素一个都不能少

一份规范的联系单，就像一个完整的人，“五官”（核心要素）必须齐全且端正。虽然不同项目、不同单位的联系单格式可能略有差异，但核心要素大体一致。

1.**基本信息区——身份的证明**

*编号：联系单的“身份证号”，务必唯一且遵循项目统一编号规则，方便查找和追溯。

*标题/事由：简明扼要地概括联系单的核心内容，让人一眼就能明白“这是关于什么事的”。避免使用“关于XX事宜”这类模糊不清的表述。例如：“关于XX区域地基处理方式变更的联系单”就比“关于现场问题的联系单”要好得多。

*主送单位/抄送单位：明确这份联系单是发给谁的，需要谁知晓。主送单位是主要受理和处理方，抄送单位是需要了解情况的相关方。

*发件单位：填写发出联系单的单位全称。

*日期：填写发出联系单的日期，精确到日。

*联系人及联系方式：方便接收方就联系单内容进行沟通和反馈。

2.**正文内容区——表达的灵魂**

这是联系单的核心，也是最能体现填写水平的地方。务必做到：

*“事由”怎么写？——让人一眼看穿“葫芦里卖的什么药”

开门见山，直接点出问题或事项的核心。如果是对某事的回复，应注明是针对哪份文件（编号）的回复。

*“情况描述/问题陈述”怎么写？——客观、准确、完整

清晰描述事情的来龙去脉、现状、存在的问题或提出的具体事项。要基于事实，避免主观臆断和情绪化表达。涉及到位置、部位、数量、规格等，务必准确无误。例如，“XX号楼3层东侧墙体”就比“楼上墙体”要精确。

*“请求/建议/要求”怎么写？——明确、具体、可操作

如果你是提出方，你的请求或建议是什么？要写得非常明确，让对方知道该如何回应或行动。避免使用“请酌情处理”这类不负责任的表述，除非你确实不需要明确答复。

*“依据”怎么写？——有理有据，让人信服

阐述提出上述请求或建议的理由和依据。可以是合同条款、设计图纸编号及具体内容、国家或行业规范名称及条款号、会议纪要、现场照片、检测报告等。引用要准确。

*“附图/附件”怎么处理？——让文字“站起来”说话

对于复杂的技术问题、变更方案等，文字描述往往显得苍白无力。此时，清晰的附图（如简图、节点详图、对比图）、照片、计算书等附件就至关重要。附件应编号，并在正文中注明“详见附件X：XXX”。

3.**签署意见区——责任的印记**

*发件单位签署：必须有发件单位负责人或授权代表签字，并加盖单位公章（或项目专用章，根据项目管理规定执行）。这是联系单生效的基本条件。

*收件单位签署：包括签收人和签收日期，表明文件已送达。更重要的是处理意见和签复，这是联系单流转的关键。收件单位应明确签署“同意”、“不同意”、“部分同意”或“需进一步研究”等明确意见，并说明理由。同样需要负责人或授权代表签字并盖章。