质量管理系统性能审核表单.docVIP

适用情境与应用范围

本工具适用于企业质量管理体系运行过程中的定期功能评估、第三方认证前的内部预审核、系统升级或优化后的效果验证，以及因客户投诉、质量等触发的专项功能审核。通过系统性梳理质量管理系统在运行效率、数据准确性、流程合规性等方面的表现，识别薄弱环节，推动持续改进，保证管理体系稳定、高效运行，满足内外部相关方的期望与要求。

审核流程与操作指引

第一步：审核准备阶段

明确审核目标与范围

根据企业质量管理需求（如年度审核、体系换版、特定问题排查），确定本次审核的核心目标（如评估系统响应速度、数据追溯能力、流程执行偏差等）及覆盖范围（如全系统或特定模块：采购检验、生产过程监控、客户投诉处理等）。

示例：若近期客户反馈“检验报告延迟”，则将“检验流程模块功能”作为重点审核范围。

组建审核组并分配职责

指定审核组长（如质量经理*），负责整体统筹、报告审核及沟通协调；

邀请技术专家（如IT系统工程师、流程负责人）作为组员，提供专业支持；

明确各成员职责：如数据收集专员负责提取系统后台数据，现场审核员负责观察操作流程并记录访谈内容。

收集审核依据与资料

梳理审核标准：如ISO9001标准、企业《质量管理体系文件》《系统操作手册》、行业技术规范等；

准备基础资料：近3个月系统运行日志、用户操作记录、质量目标达成率数据、历史问题整改报告、客户/员工反馈记录等。

制定审核计划并通知相关方

编制《审核计划》，明确审核时间、地点、参与人员、审核项目及方法；

提前3个工作日通知受审核部门（如生产部、质检科）及责任人，确认配合需求，避免影响正常工作。

第二步：数据收集与现场审核阶段

系统数据提取与初步分析

通过系统后台导出关键功能指标数据，如：

系统响应时间：各模块操作（如录入检验数据、报告）的平均耗时、最大耗时；

数据准确性：错误数据率（如检验结果录入错误、信息缺失比例）；

流程效率：任务平均处理时长、流程节点积压数量；

对比历史数据或质量目标值，初步识别异常点（如响应时间较上月增长20%）。

现场观察与操作验证

陪同操作人员（如质检员、数据录入员）实际操作质量管理系统，观察：

界面友好度：操作是否便捷、功能布局是否合理；

功能完整性：是否覆盖所有必需流程（如不合格品处理、供应商评估）；

异常处理能力：系统故障时是否有备用方案，数据是否可及时备份。

相关人员访谈与记录

与不同层级人员开展一对一访谈，重点知晓：

用户痛点：操作中遇到的困难（如系统卡顿、流程繁琐）、功能改进建议；

管理层评价：系统对质量决策的支持程度（如数据可视化效果、异常预警及时性）；

访谈时采用“开放式问题+具体案例”结合，避免引导性提问，保证记录真实客观（如“请举例说明系统在处理紧急质量问题时是否存在不足”）。

第三步：问题判定与分级阶段

对照标准判定不符合项

将审核发觉与《质量管理体系文件》《审核依据》逐条对比，判定是否存在“不符合”：

严重不符合：系统性失效（如关键数据无法追溯、流程缺失导致质量风险）；

一般不符合：偶发问题（如特定操作响应慢5秒、个别数据字段未按要求填写）；

观察项：潜在改进点（如界面优化建议、功能增强需求）。

问题描述与证据固化

对不符合项，明确描述“现象-影响-原因”：

示例：“现象：供应商评价模块数据更新延迟3天；影响：无法及时筛选不合格供应商；原因：系统未设置自动同步接口，需人工导入数据”。

保留证据：截图、录音（需征得同意）、现场记录表、数据导出文件等，保证可追溯。

第四步：报告编制与整改跟踪阶段

汇总审核结果并编制报告

审核组长组织组员汇总数据，形成《质量管理系统功能审核报告》，内容包括：

审核概况（目标、范围、时间、人员）；

审核发觉（符合项、不符合项、观察项，附数据支持）；

综合评价（系统整体功能评分、优势与不足）；

改进建议（针对问题提出具体措施，如“优化数据库索引以提升响应速度”“增加操作流程培训”）。

报告审核与发布

报告经质量负责人、技术负责人审核确认，保证内容准确、建议可行；

正式发布至各相关部门，同步召开审核结果沟通会，明确整改要求。

制定整改计划并跟踪验证

责任部门根据报告制定《整改计划》，明确整改措施、责任人、完成时限（如“IT部于15日内完成数据库优化，质检科负责验证效果”）；

审核组每周跟踪整改进度，整改完成后进行现场验证，确认问题关闭后归档相关记录。

审核表单模板

审核模块

审核项目

审核内容与方法

符合情况

问题描述（不符合时填写）

整改措施

责任人

计划完成时间

实际完成时间

验证结果

系统功能

响应速度

抽查10次高频操作（如录入检验数据、报告），记录系统响应时间，目标≤3秒

□符合□不符合

例：报告平均耗时5秒，超出目标值

优化数据库查询语句

IT工程师*

2024–

□通过□未通过

数据管理

数据准确性