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企业会议管理制度及工具模板

一、制度目的与适用范围

为规范企业会议组织流程、提高会议效率、保证会议决策有效落地，减少无效会议成本，特制定本制度。本制度适用于企业各部门、各分支机构组织的各类会议，包括但不限于决策会议、工作例会、项目推进会、专题研讨会等。

二、会议类型与职责划分

（一）会议类型定义

决策类会议：如董事会、总经理办公会、部门负责人例会，需形成明确决议，对企业经营管理或部门工作有重大影响。

协调类会议：如项目推进会、跨部门对接会，旨在解决资源调配、流程衔接等问题，明确责任分工。

信息类会议：如工作通报会、培训会、分享会，主要传递信息、统一认知或提升团队能力。

临时性会议：如突发事件处理会、紧急任务部署会，需快速响应、即时决策。

（二）各方职责

会议发起部门：负责明确会议目标、提出议题、准备背景材料，并提前向组织部门申请。

会议组织部门（如行政部、总经办）：负责协调会议时间、场地、设备，发布通知，收集反馈，并做好会务保障。

参会人员：需提前熟悉议题、准备相关材料，按时参会，积极参与讨论，落实会议决议。

记录人：由组织部门指定或发起部门安排，负责记录会议要点、决议事项及责任分工，会后整理纪要。

三、会议全流程管理规范

（一）会议筹备阶段

议题与材料提报

发起部门需提前3个工作日向组织部门提交《会议申请表》（见模板1），明确会议名称、目标、议题、建议时长、参会人员范围及所需材料。

涉及重大决策的议题，需附背景分析、备选方案及风险评估材料，供参会人员提前审阅。

时间与场地确认

组织部门根据会议重要性和参会人员日程，协调会议时间（优先选择工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00，避免临近下班或周末）。

预订场地时需确认：会议室容量、投影设备、麦克风、白板、网络等是否正常，并提前30分钟完成设备调试。

会议通知发布

至少提前2个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发布正式通知，包含：会议名称、时间、地点、议程、参会人员、需准备材料及联系人。

对重要决策类会议，需在通知中标注“需提前反馈意见”，要求参会人员24小时内提交书面建议。

（二）会议召开阶段

会前准备

记录人提前15分钟到场，检查会议材料、签到表、录音设备（如需）。

参会人员提前5分钟入场，签到后按指定就座，将手机调至静音或震动模式。

会议主持

主持人（通常为部门负责人或指定人员）准时宣布开会，重申会议目标及议程，控制会议节奏（每个议题建议不超过30分钟，超时需提醒或另约时间）。

发言需围绕议题展开，避免偏离主题；鼓励多人参与讨论，避免少数人垄断发言时间。

关键环节把控

对决策类会议，需明确表决方式（如举手、投票），记录表决结果并形成书面决议。

对协调类会议，需当场明确每个事项的责任人、完成时限及所需资源，避免模糊表述。

信息类会议可设置互动环节（如QA），保证信息传递到位。

（三）会议后续阶段

纪要整理与分发

记录人需在会后24小时内完成《会议纪要》（见模板2），内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、责任人、完成时限及下一步行动计划。

纪要经主持人审核无误后，于次日12:00前分发至所有参会人员及相关领导，并通过系统存档（如企业OA）。

决议跟踪与反馈

责任部门需在决议时限前3个工作日向组织部门反馈进展情况，未按时完成的需书面说明原因及预计完成时间。

组织部门每周整理《会议决议跟踪表》（见模板3），提交至总经理办公会，对逾期未完成的事项进行督办。

资料归档

会议结束后，组织部门需收集会议通知、签到表、纪要、相关材料等，整理成电子档案（命名格式：会议名称_日期），保存期限不少于3年。

四、会议常用工具模板

模板1：会议申请表

会议基本信息

会议名称

会议类型（决策/协调/信息/临时）

建议召开时间

年月日时分

建议时长（分钟）

建议地点

参会部门/人员（附名单）

会议目标

（简述会议需达成的核心目的，如“确定项目预算方案”）

主要议题

1.2.3.

需准备材料

1.《方案》（附件1）2.部门数据报表（附件2）

发起部门

联系人及电话

审批意见

部门负责人签字

日期

组织部门审核（场地/设备可行性）

签字

分管领导审批

签字

模板2：会议纪要

会议名称：项目推进会

会议时间：2023年月日14:00-16:30

会议地点：总部3楼第一会议室

主持人：*经理（项目负责人）

记录人：*助理

参会人员：总、主管、专员、工程师（共8人）

缺席人员：*（请假，已提前提交材料）

一、议题及讨论要点

议题1：项目进度滞后原因分析

*专员汇报：当前开发阶段完成率仅60%，主要因第三方接口调试延迟（原定7月15日交付，延迟至7月25日）。

*工程师补充：接口文档不清晰导致反复沟通，建议后续与供应商签订明确交付协议。

讨论结论：进度滞后客