企业费用申请审批管理规范.docVIP

一、适用情形

本规范适用于企业各部门在日常运营中因工作需要产生的各类费用申请与审批管理，包括但不限于办公耗材采购、差旅出行、业务接待、会议组织、设备维修等常规支出。所有涉及费用支出的员工（含正式员工、试用期员工及实习生）均需按本规范流程申请，保证费用支出的合理性、合规性与可追溯性。

二、操作流程

（一）费用申请发起

填写申请单：申请人根据实际费用需求，填写《企业日常费用申请单》（详见第三部分模板），准确填写费用类型、具体项目、预算金额、用途说明、预计发生日期等信息。

准备证明材料：根据费用类型附相关支撑材料，如：

办公耗材采购：提供物品清单、规格型号及数量；

差旅出行：提供出差审批单（含行程、目的地、天数）、交通住宿预估明细；

业务接待：提供接待对象、事由、参与人员及预估标准；

会议组织：提供会议通知、议程、参会人员名单及场地设备需求清单。

提交申请：将填写完整的申请单及证明材料提交至部门负责人（或直属上级）进行初步审核。

（二）部门负责人审核

审核内容：部门负责人需重点审核费用申请的必要性（是否符合部门工作计划）、合理性（金额是否在预算范围内、标准是否符合公司规定）及真实性（证明材料是否完整、与申请事由是否匹配）。

审核结果处理：

审核通过：在申请单“部门负责人审核”栏签字确认，并提交至财务部；

审核不通过：注明修改意见退回申请人，待调整后重新提交。

（三）财务部复核

复核内容：财务部对已通过部门审核的申请单进行合规性及金额复核，重点检查：

费用类型是否符合公司规定范围（如严禁与工作无关的娱乐支出）；

预算金额是否超出部门年度预算（若超预算，需额外提交预算调整说明）；

证明材料是否完整、合规（如差旅行程与接待事由是否对应、采购清单与需求是否一致）。

复核结果处理：

复核通过：在申请单“财务复核”栏签字确认，提交至对应管理层级审批；

复核不通过：注明具体问题（如“预算超限”“材料缺失”）退回部门负责人，由部门负责人反馈给申请人整改。

（四）管理层审批

根据费用金额划分审批权限，分级审批：

小额费用（单笔金额≤5000元）：由部门负责人及财务部复核后，报分管副总经理审批；

大额费用（单笔金额＞5000元）：需经分管副总经理审核后，报总经理审批；

特殊费用（如单笔金额≥20000元或涉及重大采购、重要接待）：需提交总经理办公会集体审议。

审批人需在“管理层审批”栏签署审批意见及日期，明确是否同意支出。

（五）审批结果通知

财务部汇总最终审批结果，通过企业内部沟通工具（如OA系统、钉钉、企业）或书面形式通知申请人：

审批通过：告知申请人可执行费用支出，并提醒保留相关支出凭证；

审批不通过：说明具体原因（如“预算不足”“事由不符”），申请流程终止。

（六）费用报销与归档

支出执行：审批通过后，申请人按申请内容执行费用支出，保证实际支出与申请内容一致（如无特殊原因，不得擅自变更费用类型或金额）。

提交报销：支出完成后3个工作日内，申请人整理支出凭证（如合规票据、消费明细单等），附审批通过的《费用申请单》，提交至财务部报销。

财务审核报销：财务部核对报销凭证与审批申请的一致性，确认无误后办理报销手续（如转账、发放现金等），并在1-5个工作日内完成（视企业财务制度而定）。

资料归档：财务部将《费用申请单》、报销凭证及相关证明材料统一整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或查阅。

三、费用申请单模板

企业日常费用申请单

基本信息

申请人

工号：部门：*岗位：*

申请日期

年月日联系方式：（内线）*

费用类型□办公耗材□差旅费□业务接待□会议费□设备维修□其他：*

费用明细

序号

费用项目

1

（例：A4纸）

2

*

3

*

合计金额

人民币（大写）：*元整

附件清单

□采购清单□出差审批单□接待说明□会议通知□其他：*

审批流程

部门负责人审核

意见：*签字：*日期：年月*日

财务部复核

意见：*签字：*日期：年月*日

分管副总经理审批

意见：*签字：*日期：年月*日

总经理审批（若需）

意见：*签字：*日期：年月*日

四、重要提示

真实性要求：申请人需对申请内容及证明材料的真实性负责，严禁虚构费用事由、虚报金额或伪造凭证，违者将按企业奖惩制度处理。

时限要求：

费用申请应至少提前3个工作日提交（紧急情况需注明“紧急”并说明原因，经总经理特批后可缩短时限）；

支出完成后报销需在3个工作日内提交，逾期未报需部门负责人签字说明原因，财务部酌情处理。

预算控制：各部门应在年度预算范围内申请费用，超预算申请需提前提交预算调整说明，经财务部及管理层审核后方可执行。

附件规范：证明材料需清晰、完整，如采购清单需注明物品名称、数量及单价，差旅审批单需明确行程及天数，保证与申请内容一一对应。

禁止行为：严禁将个人消费