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采购成本控制标准化流程与表格模板

一、采购成本控制标准化流程的适用场景

采购成本控制标准化流程适用于各类企业（如制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动及专项采购项目，具体场景包括：

常规物料采购：生产型企业原材料、零部件，服务型企业办公用品、耗材等重复性采购；

新项目采购：企业新产品研发、市场拓展等项目中的设备、技术或服务采购；

成本超预警采购：当采购成本接近或超出预算阈值时，需启动强化控制流程；

供应商更换采购：因原供应商产能不足、质量波动等原因需新增或替换供应商时的采购活动。

二、采购成本控制标准化操作步骤详解

步骤一：需求提报与预算审核

操作内容：

使用部门（如生产部、行政部）根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、使用时间、技术参数等核心信息，并提交至采购部门。

采购部门对接需求部门，确认需求的合理性与必要性（如是否存在替代方案、是否可合并采购等），避免过度采购。

财务部门根据历史采购数据、市场价格波动情况及企业预算标准，对采购需求进行预算审核，核定“预算采购单价”和“总预算金额”，并在《采购需求申请表》中签署审核意见。

负责人：需求部门负责人、采购专员、财务主管

输出成果：《采购需求申请表》（含预算审核意见）

步骤二：市场调研与成本分析

操作内容：

采购专员通过行业平台（如中国制造网、慧聪网等公开渠道）、供应商名录、同行询价等方式，收集目标物料/服务的市场价格信息，记录至少3家同类供应商的报价、交期、付款条件等关键数据。

分析成本构成：拆解物料/服务的成本要素（如原材料成本、加工成本、物流成本、税费等），对比市场价格与企业预算，识别成本差异原因（如原材料涨价、供应商定价过高、批量采购未达标等）。

编制《采购成本分析报告》，明确“市场均价区间”“预算成本”“目标成本”（在预算基础上优化5%-10%的成本目标）及成本优化方向（如寻找替代材料、调整采购批量等）。

负责人：采购专员、成本会计

输出成果：《采购成本分析报告》

步骤三：供应商筛选与评估

操作内容：

根据市场调研结果，筛选符合资质要求（如营业执照、相关行业认证、质量体系认证等）的供应商，建立《供应商候选名单》。

采购部门联合质量部门、使用部门对候选供应商进行现场或线上评估，评估维度包括：

价格水平：报价是否低于市场均价或接近目标成本；

质量保障：历史质量合格率、样品检测结果、质量承诺条款；

交付能力：生产周期、库存水平、应急交付方案；

合作信誉：过往合作案例、付款履约记录、行业口碑。

采用“综合评分法”（价格占比40%、质量占比30%、交付占比20%、信誉占比10%）对供应商进行量化评分，选择综合得分最高的供应商作为候选合作方。

负责人：采购专员、质量工程师、使用部门代表*

输出成果：《供应商评估表》（含评分结果）、《供应商候选名单》

步骤四：采购方案制定与审批

操作内容：

采购专员结合成本分析结果和供应商评估情况，制定《采购方案》，内容包括：

最终选定供应商信息（名称、联系人、报价）；

采购数量、单价、总金额（对比预算成本，明确差异及优化措施）；

交货期、验收标准、付款方式、违约责任等条款；

成本控制措施（如签订固定价格合同、约定阶梯采购折扣、设置价格调整触发条件等）。

采购方案提交至采购部门负责人审核，重点核查成本控制措施的可行性、供应商资质的合规性；审核通过后，提交至分管总经理审批。

负责人：采购专员、采购部门负责人、分管总经理*

输出成果：《采购方案审批表》（含各层级审核意见）

步骤五：合同签订与执行

操作内容：

采购部门根据审批通过的《采购方案》，与供应商签订《采购合同》，明确以下核心条款：

物料/服务的名称、规格、数量、单价（含是否含税、运费等细节）；

交付时间、地点、方式（如分批交付的批次安排）；

验收标准（如国标、行标或企业技术规范）、验收流程及异议处理机制；

付款条件（如预付款比例、到货付款、质保金扣留等）；

违约责任（如逾期交付的违约金计算、质量不合格的退换货条款）。

合同签订后，采购专员将合同复印件分发至财务部门、使用部门及仓库部门，同步跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付。

负责人：采购专员*、法务专员（如需）、供应商代表

输出成果：《采购合同》（原件及复印件分发记录）

步骤六：成本执行监控与差异分析

操作内容：

物料/服务交付后，使用部门按合同约定标准进行验收，填写《到货验收单》，确认数量、质量、规格等信息；验收不合格的，需在3个工作日内书面反馈至采购部门，启动退换货或索赔流程。

财务部门根据《到货验收单》《采购发票》等单据，核对实际采购成本（含单价、数量、附加费用等），与预算成本、目标成本进行对比，计算“成本差异率”（公式：|实际成本-预算成本|/预算成本×100%）。

若成本差异率超过5%（企业