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企业文档归档及管理规范

一、规范目的与重要性

在企业运营过程中，文档作为信息传递、决策依据、合规凭证的核心载体，其归档与管理质量直接影响工作效率、风险控制及知识沉淀。本规范旨在通过标准化流程、明确责任分工、优化工具使用，建立覆盖文档全生命周期的管理体系，保证文档安全性、可追溯性及高效利用，为企业可持续发展提供信息支撑。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于企业内部各类纸质及电子文档的管理，涵盖但不限于：

制度类：公司章程、管理制度、流程规范等；

合同类：业务合同、合作协议、保密协议等；

业务类：项目报告、会议纪要、工作计划、财务凭证等；

人事类：员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等；

存档类：审计报告、资质证书、历史文件等。

涉及部门包括各业务部门、行政部、法务部、财务部、人力资源部等，全体员工均需遵守本规范要求。

（二）典型应用场景

新员工入职文档管理：人力资源部需将员工劳动合同、入职登记表、学历证明等材料按“人事类”规范归档，保证信息完整且便于后续查阅。

项目全周期文档管控：项目组从立项阶段起，需同步收集项目计划、需求文档、验收报告等，按“业务类”分类编号，项目结束后移交至行政部统一存档。

审计与合规检查：审计部门在检查时，需快速调取指定时间段内的财务凭证、合同文档等，规范化的归档体系可显著提升调取效率与准确性。

跨部门协作文档共享：市场部与产品部协作时，需通过指定电子存储平台共享方案文档，并通过权限设置保证信息安全，同时记录借阅与修改轨迹。

三、标准化操作流程

（一）第一步：文档分类与编号

分类标准：

按部门/职能：行政类、财务类、人事类、业务类等；

按项目/事件：如“2024年Q3新品上市项目”“年度预算编制”；

按密级：公开级（内部共享）、内部级（部门内可见）、保密级（仅限授权人员）；

按保管期限：永久保存（如公司章程）、长期保存（10年以上）、短期保存（3-5年）。

编号规则：采用“部门缩写-年份-文档类型-流水号”格式，示例：

行政部2024年制度类文档：XZ-2024-ZD-001（XZ为行政部缩写，ZD为制度类，001为流水号）；

财务部2024年凭证类文档：CW-2024-PZ-015（PZ为凭证类）。

注：电子文档编号需与纸质文档保持一致，保证可关联查询。

（二）第二步：文档审核与签批

审核责任：

内容审核：由部门负责人或指定岗位（如法务专员、财务主管*）负责，保证文档内容准确、合规；

格式审核：行政部*负责检查文档编号、分类、密级标注是否符合规范，页面格式统一。

签批流程：

常规文档：经办人填写《文档审核签批表》→部门负责人审核→相关职能部门（如法务、财务）会签（如需）→分管领导审批；

保密级文档：需经总经理*审批，并在签批表中明确“保密期限”“查阅权限”。

注：电子签批需通过企业OA系统完成，保留审批记录；纸质签批需手写签名并注明日期。

（三）第三步：文档存储与保管

物理存储（纸质文档）：

存放环境：配备防火、防潮、防虫、防盗的铁皮柜，存放于通风干燥的档案室；

排列规则：按编号顺序分类存放，每类文档张贴标签（如“行政部-2024年制度类”），定期（每季度）整理，避免堆积混乱。

电子存储：

存储平台：企业指定的文档管理系统（如SharePoint、钉钉文档等），禁止使用个人邮箱或私人云盘存储公司文档；

权限管理：根据文档密级设置查阅、编辑权限（如公开级文档全员可查，保密级仅部门负责人*及指定人员可访问）；

版本控制：电子文档修改后需更新版本号（如V1.0→V2.0），并保留历史版本（至少保留3个版本），避免覆盖重要信息。

（四）第四步：文档借阅与流转

借阅申请：

纸质文档：借阅人填写《纸质文档借阅申请表》，注明文档编号、名称、借阅事由、归还时间，经部门负责人*审批后，至档案室办理借阅；

电子文档：通过文档管理系统提交借阅申请，经审批后在线查阅，禁止（如需，需额外说明用途并经分管领导*批准）。

流转管理：

借阅期限：纸质文档一般不超过5个工作日，电子文档在线查阅期限不超过3天；

归还要求：纸质文档归还时需检查完整性，档案管理员*确认无误后签字；电子文档查阅后需在系统中“归还”，关闭查阅权限。

注：保密级文档借阅需额外记录查阅人、查阅时间、查阅事由，并全程监控。

（五）第五步：文档归档与销毁

归档周期：

月度归档：各部门于每月最后一个工作日，将本月已审核签批的文档整理后移交至行政部档案室；

年度归档：每年12月，行政部组织各部门对全年文档进行梳理，编制《年度归档清单》，经分管领导*审批后完成归档。

销毁管理：

销毁条件：保管期限届满且无留存价值的文档（如短期保存的临时通知），或因业务变更失效的文档；

销毁流程：由行政部编制《文档销毁清单》，注明文档编号、名称、销毁原因、销毁