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文档编写与审核流程规范模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于企业内部各类正式文档的编写与审核管理，包括但不限于：管理制度类（如《人力资源管理制度》《财务报销流程规范》）、工作方案类（如年度市场推广方案、新产品上线实施计划）、报告总结类（如季度业务分析报告、项目结题报告）、操作手册类（如系统用户操作手册、设备维护指南）等。

典型应用场景包括：新制度/政策发布前需保证内容合规、流程清晰；跨部门协作项目需统一文档标准与信息同步；重要决策依据文件需经过多级审核降低风险；对外交付文档（如客户手册、合作方案）需保证专业性与准确性。

二、文档全生命周期操作流程

（一）文档发起与需求确认

发起条件：当企业内部需新增、修订或废止文档时，由需求部门（如人力资源部、项目部）发起文档编写需求。

操作步骤：

需求部门填写《文档编写需求申请表》（见表1），明确文档目的、适用范围、核心内容要点、完成时限及涉及部门；

将申请表提交至文档归口管理部门（如行政部或企管部）进行初审，重点核对需求的必要性与可行性；

初审通过后，由归口管理部门协调指定编写人（或编写组），同步需求背景与关键要求，并确认启动时间。

（二）文档编写与初稿提交

编写准备：编写人需收集相关资料（如现有制度、行业规范、业务数据），参考《文档编写规范》（含格式要求、术语定义、结构模板等），保证内容符合企业标准。

内容要求：

逻辑清晰：章节划分合理，结论与论据对应；

数据准确：引用数据需注明来源，保证真实可靠；

语言规范：使用专业术语，避免口语化表达，无错别字与语病；

风险提示：对涉及合规、安全、成本等关键内容需标注风险点及应对措施。

初稿提交：编写人在约定完成时限前，将文档初稿（电子版）提交至归口管理部门，并同步填写《文档版本信息表》（见表2）。

（三）部门初审（内部审核）

审核人：由编写人所在部门负责人担任，或指定部门内业务骨干。

审核重点：

内容完整性：是否覆盖需求申请中明确的核心要点，无关键遗漏；

业务一致性：是否符合部门实际工作流程，与其他部门现有制度是否存在冲突；

可操作性：流程描述是否清晰，责任主体是否明确，基层执行是否可行。

反馈与修改：

初审人需在2个工作日内完成审核，通过《文档审核意见表》（见表3）提出具体修改意见（如“第三章审批流程需增加财务部会签环节”）；

编写人根据意见修改后，重新提交初审人复核，直至通过部门初审。

（四）跨部门复审（专业审核）

审核人：由文档内容涉及的其他部门负责人（如财务部、法务部、IT部）或指定专业接口人组成，必要时邀请外部专家（如法律顾问）。

审核重点：

跨部门协同：涉及多部门职责的流程是否界定清晰，避免推诿或重叠；

专业合规性：财务数据、法律条款、技术标准等是否符合国家法规及企业专业要求；

资源匹配：执行文档内容所需的人力、物力、预算等是否已明确或可落实。

反馈与修改：

复审人需在3个工作日内反馈审核意见，对存在争议的内容需组织编写人与相关部门沟通协调，达成一致；

编写人汇总所有复审意见，修订文档后提交归口管理部门汇总审核结果。

（五）终审与批准

审核人：由企业分管领导（如分管行政/业务的副总）或总经理办公会担任，根据文档重要性确定终审层级。

审核重点：

战略一致性：是否符合企业战略发展方向与核心价值观；

决策影响：对业务运营、管理效率、风险控制等的影响评估是否合理；

文档规范性：格式、编号、版本等是否符合企业文档管理标准。

结果处理：

终审通过：由终审人在《文档审核意见表》中签署“批准”，文档进入发布流程；

终审不通过：由归口管理部门将修改意见反馈给需求部门，重新启动编写或审核流程（必要时调整需求）。

（六）发布与归档

发布流程：

归口管理部门对批准的文档进行统一编号（如“QG–202X-X”），加盖企业公章或电子印章；

通过企业内部平台（如OA系统、共享服务器）发布，明确发布范围（如“全公司”“各部门负责人”）、生效日期及查阅权限。

归档要求：

归口管理部门将文档最终版（纸质版+电子版）存入文档管理系统，记录文档编号、名称、发布日期、版本号、归档人等信息；

建立文档检索目录，保证历史版本可追溯（如旧版文档标注“废止”并保留3年）。

（七）修订与废止

修订触发条件：

国家法律法规、行业标准发生变化；

企业战略、业务流程或组织架构调整；

执行中发觉文档存在漏洞或不适配问题；

运行满1年需定期复盘优化。

修订流程：参照“发起-编写-初审-复审-终审-发布”流程，修订文档需更新版本号（如从V1.0升级至V2.0），并在修订记录中注明变更内容、原因及日期。

废止流程：

需求部门提交《文档废止申请表》，说明废止原因及替代方案；

归口管理部门审核后报分管领导批准，发布废止通知，并在文档管理系统中标注“废止”，原版本保留至替代文档生效后3年。

三、配套