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行政公文撰写与管理制度化参考模板

一、适用范围与场景说明

内部管理类：发布规章制度（如《员工行为规范》《会议管理办法》）、工作通知（如年度放假安排、专项工作部署）、请示报告（如设备采购申请、项目进展汇报）；

跨部门协作类：商洽函（如与其他部门联合开展活动的沟通函）、意见征询函（如新制度草案的部门意见征集）；

对外沟通类：函告（如向合作单位告知事项）、复函（如回应外部单位的来函）；

制度规范化类：新制度制定、现有制度修订与废止的流程管理，保证制度内容合法合规、权责清晰。

二、行政公文撰写与管理标准化流程

（一）公文撰写准备

明确发文目的：清晰界定公文需解决的问题（如规范报销流程、明确会议职责），避免内容模糊或偏离核心目标。

确定受众与范围：根据主送机关（如公司各部门、全体员工）调整语言风格与内容详略，保证信息传达精准。

收集基础资料：涉及数据、政策依据的公文，需提前核实资料准确性（如引用最新法规、部门统计数据），避免信息滞后或错误。

（二）公文起草规范

标题拟定：采用“发文机关+事由+文种”格式（如“行政部关于规范办公用品申领流程的通知”），标题需简洁明了，不超过30字。

结构：

开头：说明发文背景、依据或目的（如“为提高会议效率，根据《公司会议管理办法》规定，现将相关要求通知如下”）；

主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰（如“一、会议申请流程；二、会议材料准备要求”），使用“一、（一）、1、（1）”层级序号；

结尾：提出执行要求或联系方式（如“请各部门于X月X日前完成传达，执行中如有疑问，请联系行政部*经理”）。

语言规范：使用正式、简洁的书面语，避免口语化、歧义表述（如用“特此通知”代替“通知一下”），涉及数字、日期需统一格式（如“2023年10月1日”“3个工作日内”）。

（三）公文审核与签发

部门内部审核：起草人完成初稿后，提交至本部门负责人*主管审核，重点核对内容与部门职责的一致性、数据准确性。

跨部门会签：公文内容涉及其他部门职责的（如涉及财务报销，需财务部会签），由起草部门发起会签流程，相关部门在1-2个工作日内反馈意见，无异议后进入下一环节。

领导签发：根据公文重要性确定签发权限：

一般事务性公文（如部门通知）：由部门负责人*分管领导签发；

重大制度类公文（如公司《考勤管理制度》）：需报总经理*董事长签发。

签发人需在“签发栏”明确签署姓名及日期，不得代签。

（四）公文发布与归档

正式印发：签发后的公文由行政部统一编号（如“X行字〔2023〕X号”），排版后通过公司OA系统、公告栏或书面形式发布，明确生效日期。

归档管理：公文正本（含签发稿、审核意见稿）由行政部按“年度-文种”分类归档，电子版备份至服务器，保存期限不少于5年（涉及重大事项的公文保存期限不少于10年）。

三、常用行政公文模板与表单

（一）《公文流转审批表》

项目

内容示例

发文部门

行政部

公文标题

关于规范2024年春节放假安排的通知

主送机关

公司各部门、全体员工

拟稿人

*助理

部门审核意见

内容符合实际，同意报送。（签字：*经理）

财务部会签意见

涉及假期值班补贴，建议明确标准。（签字：*主管）

分管领导签发意见

同意发布，按财务部意见补充值班条款。（签字：*副总）

发布日期

2023年12月20日

（二）《制度修订申请表》

项目

内容说明

制度名称

《公司差旅费管理制度》

修订原因

近期交通费用标准调整，需更新报销上限

修订内容概要

将“市内交通费上限由80元/天调整为100元/天”

起草部门

财务部

征求意见情况

已征询各部门负责人，均无异议

总经理审批意见

同意修订，自2024年1月1日起执行

修订后制度文号

X财字〔2023〕X号

（三）《会议纪要模板》

会议纪要

会议名称：2024年第一季度行政工作例会

会议时间：2024年1月15日14:00-16:00

会议地点：公司301会议室

主持人：*副总经理

参会人员：行政部经理、财务部主管、各部门负责人

记录人：*秘书

会议议题及决议：

议题：办公用品申领流程优化

讨论情况：当前申领流程存在审批环节多、耗时问题，行政部提出线上审批方案。

决议：自2月1日起，通过OA系统线上申领，审批权限由部门负责人调整为直接主管，3个工作日内完成审批。

议题：春节前安全隐患排查

决议：行政部牵头，于1月25日前完成办公区域、消防设施检查，各部门配合自查。

待办事项：

事项内容

责任部门

完成时限

线上申领系统测试

行政部

1月31日

春节安全隐患自查

各部门

1月25日

分发范围：公司领导、各部门负责人

四、关键注意事项与风险规避

（一）格式规范统一

公文用纸采用A4纸，页码位于页脚居中，字体为仿宋GB2312，标题二号加粗，三号，行距28磅；

涉密公文需标注密级（如“秘密”“机密”）和保密期限