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企业资料归档与档案管理规范

一、规范适用范围与管理目标

本规范适用于企业内部各部门（含行政部、人事部、财务部、业务部等）在生产经营活动中形成的各类具有保存价值的纸质、电子档案资料，涵盖管理制度、合同协议、财务凭证、人事档案、业务数据等多元类型。

核心管理目标：通过标准化流程保证档案资料的完整性、系统性、安全性，实现档案的规范收集、科学分类、高效利用及合规处置，为企业运营决策、风险防控、历史追溯及合规审计提供可靠依据，同时避免因档案管理混乱导致的资料丢失、信息泄露或法律风险。

二、档案管理标准化操作流程

（一）资料收集与初步整理

明确收集范围

各部门需按年度/季度/专项工作节点，全面收集本部门形成的应归档资料，包括但不限于：

管理类：企业章程、内部管理制度、会议纪要、工作计划与总结；

业务类：合同协议、招投标文件、项目方案、客户资料、销售报表；

财务类：会计凭证、账簿、报表、税务申报资料、审计报告；

人事类：员工入职档案、劳动合同、薪酬记录、培训档案、离职证明；

其他：资质证书、知识产权证明、重要往来函件等。

落实收集责任

各部门指定1名兼职档案联络员（由部门负责人*提名，报行政部备案），负责本部门资料的日常收集、初步整理及定期移交。资料形成后3个工作日内完成初步整理，保证无遗漏、无重复文件。

初步整理要求

剔除无保存价值的文件（如草稿、过期通知、重复复印件）；

对破损、字迹模糊的资料进行修复或复印；

按时间顺序或业务逻辑排列文件，标注页码（多页文件需用订书机或夹子固定，避免散乱）。

（二）档案分类与编号

分类标准

采用“年度-部门-问题”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明：

一级分类（年度）：以自然年度为单位，如“2024年”；

二级分类（部门）：按企业部门全称，如“行政部”“财务部”；

三级分类（问题）：按资料内容属性，如“管理制度”“合同协议”“财务凭证”。

编号规则

档案编号统一为“年度代码+部门代码+问题代码+流水号”，具体格式

年度代码：后两位年份，如“24”（代表2024年）；

部门代码：部门名称首字母缩写（2位），如“XZ”（行政部）、“CW”（财务部）、“RS”（人事部）；

问题代码：资料类别首字母缩写（2位），如“GL”（管理）、“HT”（合同）、“CW”（财务）；

流水号：按分类顺序从001起编，如“001”“002”。

示例：2024年行政部管理制度类第1份档案，编号为“24-XZ-GL-001”。

（三）编目登记与归档

填写归档登记表

档案联络员完成初步整理后，填写《档案归档登记表》（详见第三部分“档案分类与归档模板”），逐项登记档案编号、名称、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息，保证信息准确、无遗漏。

移交与核对

档案联络员按季度将整理好的资料及《档案归档登记表》一并移交至档案管理员（行政部指定专人），双方共同核对档案数量、编号及登记信息，核对无误后在《档案移交清单》（见模板）上签字确认——一联由档案管理员存档，一联由移交部门留存。

归档时限

季度末月25日前完成本季度档案归档；年度12月20日前完成全年档案汇总归档，保证跨年度档案在次年1月底前完成整理编号。

（四）档案存储与保管

存储方式

纸质档案：存入专用档案柜（需标注档案编号及名称），按年度-部门顺序排列；重要档案（如合同、资质证书）使用档案盒封装，盒面标注档案编号、名称、年份及盒内文件数量。

电子档案：存储于企业指定服务器或加密移动硬盘，按纸质档案分类规则建立文件夹（如“2024-行政部-管理制度”），文件名与档案编号一致（如“24-XZ-GL-001_2024年考勤管理制度”）。

环境控制

档案室需配备温湿度计、灭火器、防潮箱、防虫剂等设备，保证环境符合标准：

温度：14-24℃（避免高温导致纸张变形）；

湿度：45%-60%（避免潮湿导致霉变）；

防火：禁止存放易燃物品，定期检查消防设备；

防盗：档案室安装防盗门、监控设备，钥匙由档案管理员专人保管。

（五）档案借阅与利用

借阅申请

因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《档案借阅申请表》（详见模板），注明档案编号、名称、借阅用途、借阅期限（一般不超过7个工作日），经部门负责人*审批后提交档案管理员。

借阅管理

档案管理员核对审批手续无误后，向借阅人提供档案（涉密档案需经分管领导*额外审批）；

借阅人需当场检查档案完整性，确认无涂改、缺页后签字领取；

档案原则上不得带离档案室，确需外带的需经总经理*批准，并由档案管理员全程跟踪。

归还与检查

借阅期满后，借阅人需及时归还档案，档案管理员检查档案是否完好、有无信息泄露风险，确认无误后在《档案借阅登记表》上注销借阅记录；若档案损坏或丢失，借阅人需承担相应责任（按企业《档案管理规定》执行）。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定周期

每年1