会议管理会议记录与跟进模板.docVIP

会议管理会议记录与跟踪模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企业内部会议的记录与跟踪管理，包括但不限于：周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、决策评审会等。通过标准化记录会议核心信息、明确任务分工及进度，可有效解决会议内容散乱、决议遗忘、责任不清等问题，保证会议目标落地，提升团队协作效率与管理透明度。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议程

会议组织者需提前1-2天确定会议核心目标（如“明确Q3项目里程碑”“解决部门协作卡点”），并制定详细议程，包括各议题讨论时长、负责人、需提前准备的资料（如数据报表、方案草案等），随会议通知一同发送给参会人员。

确认参会人员与分工

根据会议内容列出必要参会人（决策层、执行层、相关支持部门），并明确记录人（建议由非核心讨论人员担任，保证专注记录）。若需外部嘉宾参与，提前沟通会议形式、时长及需配合事项。

准备会议记录工具

记录人需提前熟悉模板内容，准备电子记录设备（如电脑、录音笔，需提前告知参会者录音用途）或纸质模板，保证能快速捕捉关键信息。

（二）会中记录：精准捕捉核心信息

记录基础会议信息

会议开始后，首先填写模板中的“会议基本信息”栏，包括会议名称、日期、时间、地点（线上需填写会议及平台）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员等。

按议程顺序记录讨论内容

议题概述：简要记录各议题的讨论背景及核心观点，避免逐字记录，重点关注不同意见的碰撞与共识点。

关键数据/结论：对讨论中提到的关键数据（如“用户留存率需提升至30%”）、决策结果（如“采用方案A，预算控制在5万元内”）进行准确标注。

争议点与待解决问题：对未达成一致的议题或需进一步调研的问题，单独记录并注明后续跟进方向（如“需法务部在3个工作日内审核合同条款”）。

明确行动项（ActionItem）

讨论至需落地执行的事项时，同步记录“行动项”要素：

任务描述：清晰说明需完成的具体工作（如“完成市场调研报告初稿”）；

负责人：明确到具体人员（如**、市场部）；

截止时间：设定可量化的完成节点（如“2024年X月X日17:00前”）；

所需支持：如需其他部门或人员配合，需注明（如“需技术部提供数据接口权限”）。

实时同步与确认

会议结束前，记录人需快速梳理会议记录，重点宣读决议事项、行动项及负责人，与参会人员确认信息准确性，避免遗漏或误解。

（三）会后整理与分发：保证信息及时传递

完善会议记录

会议结束后24小时内，记录人需根据会议录音及笔记，补充完善记录内容，保证语言简洁、逻辑清晰，重点突出决议事项和行动项。完成后提交主持人审核，确认无误后定稿。

分发与归档

分发范围：定稿后1个工作日内，将会议记录通过企业内部通讯工具（如企业钉钉）或邮件发送给所有参会人员、相关领导及需配合执行任务的部门。

归档管理：将电子版会议记录按“年份-月份-会议类型”分类存储至企业共享文件夹（如“会议记录/2024年/06月/项目推进会”），纸质版需交由行政部门统一归档，保存期限不少于1年。

（四）跟踪与闭环：推动任务落地

建立跟踪机制

任务负责人需在收到会议记录后1个工作日内，确认自身负责任务的截止时间及要求，如有疑问及时与记录人或主持人沟通。

会议组织者（或指定跟踪人）可通过项目管理工具（如飞书多维表格、Trello）或Excel表格，建立“会议任务跟踪表”，实时更新各行动项的完成状态（“未开始”“进行中”“已完成”“延期”）。

定期反馈与提醒

跟踪人需在任务截止日前2天，通过即时通讯工具提醒负责人；若任务延期，需要求负责人说明原因及预计完成时间，并同步给相关方。

对于跨周期任务，可在下次会议中优先回顾进展，保证问题及时发觉并解决。

任务闭环确认

任务完成后，负责人需将成果（如报告、方案、数据等）提交至跟踪人，由跟踪人在“会议任务跟踪表”中标记“已完成”，并同步给主持人及相关部门，形成“任务分配-执行-反馈-闭环”的完整管理流程。

三、会议记录与跟踪模板表单

会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议日期

年月日

会议时间

开始时间：结束时间：

会议地点

线上：（会议/平台）线下：（会议室名称）

主持人

记录人

参会人员

（含部门/职务，多人分行列举）

缺席人员

（姓名/部门，原因：如出差、请假等）

列席人员

会议目标

（简要说明本次会议需达成的核心目标，如“确定项目第二阶段实施方案”）

会议议程与讨论记录

序号

议题名称

讨论背景/核心观点

关键结论/决议事项

争议点/待解决问题

1

2

3

行动项（ActionItem）列表

序号

任务描述

负责人（部门/姓名）

截止时间

所需支持（如有）

当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）

备注（如延期原因）

1

年月日

2

年月日

3