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人力资源管理信息系统搭建与维护手册

前言

本手册旨在为企业管理者、人力资源部门及系统管理员提供人力资源管理信息系统（以下简称“HRMIS”）从搭建到全生命周期操作的规范化指导，保证系统高效支持企业人力资源管理工作，提升管理效率与数据准确性。手册适用于企业HRMIS的初次搭建、功能升级及日常维护场景，内容涵盖系统规划、功能操作、表单使用及风险防范等关键环节。

一、系统应用场景概述

HRMIS作为企业人力资源管理的核心工具，可覆盖人力资源全流程管理需求，主要应用场景包括：

员工全生命周期管理：从员工入职登记、合同签订、信息变更到离职办理，实现员工数据的集中化、动态化管理。

考勤与排班管理：支持企业自定义考勤规则（如标准工时、弹性工时、倒班制），通过系统打卡、数据自动统计，考勤报表，辅助考勤异常处理。

薪酬与绩效管理：对接考勤、绩效数据，自动计算薪酬（含基本工资、绩效工资、津贴补贴等），薪酬明细表；支持绩效目标设定、评估流程管理及结果分析。

培训与发展管理：整合培训资源，支持培训计划制定、课程发布、报名管理、培训效果评估及员工技能档案跟踪。

组织与人事管理：维护企业组织架构（部门、岗位体系），实现岗位编制管理、人员异动（晋升、调动、降职）流程审批及人力数据分析。

二、系统搭建与核心功能操作流程

（一）系统搭建前期准备

需求梳理与目标确认

组织HR部门、业务部门及管理层召开需求研讨会，明确企业人力资源管理痛点（如数据分散、流程低效、统计困难等）。

确定系统核心目标（如实现员工信息电子化管理、考勤自动化、薪酬核算无纸化等），形成《HRMIS需求说明书》。

系统选型与供应商评估

根据需求清单，对比市场上主流HRMIS产品（如SaaS型、本地部署型），重点评估功能匹配度、数据安全性、扩展性及售后服务能力。

要求供应商提供系统演示，确认核心功能（如组织架构管理、员工信息管理、考勤薪酬模块）是否符合实际操作习惯，签订采购合同并明确数据迁移、培训等服务条款。

项目团队组建与职责分工

成立HRMIS项目组，成员包括HR负责人（需求对接）、IT负责人（技术支持）、关键业务用户（流程测试）及供应商实施顾问（系统配置）。

明确分工：HR部门负责业务规则梳理，IT部门负责服务器/网络环境准备，供应商负责系统安装、配置及数据迁移指导。

（二）系统配置与初始化

基础信息设置

组织架构配置：在系统中录入企业现有部门层级（如总部-中心-部门-小组）及岗位信息（岗位名称、编制人数、汇报关系），保证与实际组织架构一致。

基础字典维护：设置常用字典项，如员工类型（正式工、实习生）、合同类型（固定期限、无固定期限）、考勤类型（出勤、旷工、年假等）、薪酬项目（基本工资、岗位工资、绩效奖金等）。

权限体系搭建：根据岗位角色配置系统权限（如HR专员可操作员工信息模块，普通员工仅可查询个人考勤），遵循“最小权限原则”，避免越权操作。

数据迁移与校验

整理历史数据（员工信息、考勤记录、薪酬数据等），按系统要求格式清洗（如去除重复数据、统一日期格式），通过供应商提供的数据导入工具批量导入。

抽查迁移数据（如员工工号、姓名、入职日期等关键字段），与原始数据核对，保证准确率100%；对异常数据及时修正并重新导入。

流程配置与测试

审批流程配置：根据企业制度，设置关键业务审批流程（如员工入职审批、离职审批、薪酬调整审批），明确各环节审批人及审批规则（如离职需部门负责人+HR负责人双重审批）。

功能测试：组织关键用户按实际业务场景操作（如新增员工、提交考勤异常、核算薪酬），记录系统问题（如流程卡顿、计算错误），反馈供应商修复并复测。

（三）核心功能模块操作说明

1.员工信息管理

新增员工：

①登录系统，进入“员工管理-新增员工”模块；

②按页面提示填写员工基本信息（姓名、证件号码号、联系方式、入职日期、岗位、部门等）及附加信息（合同信息、教育背景、社保公积金账户等）；

③附件（如证件号码复印件、学历证书），提交审批；审批通过后，员工信息正式生效，系统自动工号。

员工信息变更：

①在“员工管理”模块查询目标员工，“编辑”；

②修改需变更的字段（如联系方式、岗位、薪酬标准），变更原因需填写说明（如“岗位晋升”）；

③提交审批，审批通过后系统更新数据，变更记录留存可追溯。

员工离职办理：

①在“员工管理”模块选择离职员工，“离职办理”；

②填写离职日期、离职类型（如主动离职、合同到期）及工作交接人；

③提交审批，审批通过后系统自动冻结员工系统权限，离职数据归档至“离职员工库”。

2.考勤管理

排班设置：

①进入“考勤管理-排班管理”，选择需排班的部门；

②设置班次规则（如“白班：8:00-17:00，午休1小时”），支持按部门、岗位差异化排班；

③发布排班表，员工可通过