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机关单位公文写作规范及格式指南

在机关单位的日常工作中，公文作为上传下达、沟通协调、规范行为、记录存档的重要载体，其写作质量直接关系到工作效率与决策水平。一份规范、严谨的公文，不仅能准确传达意图、有效推动工作，更能体现单位的专业素养和工作作风。为此，特制定本指南，旨在为机关单位工作人员提供清晰、实用的公文写作规范与格式指引。

一、公文写作的基本规范

公文写作并非简单的文字组合，而是一项政策性、规范性、实践性极强的工作。需遵循以下基本原则：

（一）坚持政治引领，确保方向正确

公文内容必须符合党的路线方针政策，与上级决策部署保持高度一致。在起草过程中，要强化政治意识，准确把握政策导向，确保公文的政治立场、政治观点无误。涉及重大原则问题的表述，必须严谨规范，不容有丝毫偏差。

（二）立足实事求是，保证内容真实

公文的生命力在于真实。所涉及的数据、事实、情况必须经过深入调查核实，确保准确无误。避免使用模糊不清、模棱两可的词语，更不得虚构或夸大事实。对政策的解读、问题的分析、建议的提出，都应基于客观实际，力求言之有物、言之有据。

（三）力求简洁明了，突出主题鲜明

机关工作节奏快、任务重，公文应力求简洁精炼，直奔主题。避免冗余的客套话、空洞的口号式语言和不必要的修饰。要开门见山，用最简洁的文字表达核心思想和主要内容，让读者能够快速抓住重点，理解意图。

（四）遵循法定程序，符合政策法规

公文的起草、审核、签发、印发等环节都有严格的程序规定，必须严格遵守。同时，公文内容不得违反国家法律法规、党纪党规及相关规章制度。对于新情况、新问题，要在政策框架内积极探索，提出的措施建议应具有可行性和合规性。

（五）注重实效，服务工作大局

公文是为了解决实际问题、推动工作开展而制发的。因此，在写作时要紧密结合工作实际，突出针对性和可操作性。提出的要求要明确具体，制定的措施要切实可行，确保公文能够落地见效，真正服务于单位的中心工作和发展大局。

二、公文的标准格式要素

公文格式是公文严肃性、规范性的重要体现，必须严格按照国家标准执行。根据《党政机关公文格式》，完整的公文格式通常由版头、主体、版记三大部分组成。

（一）版头部分

版头位于公文首页红色分隔线以上，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

*份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

*密级和保密期限：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

*紧急程度：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为一定距离，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体部分

主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章和附注、附件等要素。

*标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

*正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用