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企业沟通协调会议流程及记录表单工具指南

一、适用场景与发起契机

在企业运营中，当面临跨部门协作障碍、项目推进卡点、资源调配冲突或需统一多方行动方向时，沟通协调会议可有效对齐目标、明确分工、凝聚共识。具体触发场景包括：

跨部门项目因职责边界模糊导致进度滞后；

新业务落地需协调多部门资源与流程；

客户/合作伙伴需求变更需内部快速响应；

流程优化需各部门参与方案研讨与落地分工；

突发问题需多方协同决策（如供应链中断、舆情应对等）。

二、会议全流程操作指引

（一）会前筹备：保证会议目标明确、准备充分

明确会议核心目标

发起部门（或项目负责人）需清晰定义会议需解决的问题，例如“明确项目跨部门协作分工”“解决流程中的审批效率问题”等，避免目标模糊导致会议发散。

确定参会人员与角色分工

必要参会人：与议题直接相关的部门负责人、执行人、决策层（如需最终拍板）；

角色分工：指定主持人（负责控场与引导）、记录人（负责全程记录关键信息）、资料准备人（提前整理背景资料、数据支撑）。

制定会议议程并提前通知

议程需包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、各议题讨论时长、预期产出（如决议项、行动项）；

提前2-3个工作日通过内部系统（如OA、企业）发送会议通知，附上议程及背景资料，保证参会人提前熟悉内容。

准备会议材料与工具

背景资料：项目现状数据、问题清单、初步方案等；

工具：投影设备、白板（或线上协作工具如腾讯文档、飞书会议）、签到表、录音设备（需提前告知参会人）。

（二）会中执行：聚焦议题、高效讨论、达成共识

开场与目标重申（5-10分钟）

主持人开场，确认参会人员到齐情况，简要说明会议主题、议程及时长规则；

重申会议核心目标，强调“解决问题导向”，避免偏离议题。

议题逐项讨论（核心环节，控制单议题时长）

按议程顺序推进，每个议题先由负责人背景介绍（1-2分钟），再开放讨论；

讨论规则：鼓励参会人发表意见，主持人需控制发言时长，避免少数人垄断讨论，对争议点及时引导（如“我们聚焦如何解决问题，而非讨论责任归属”）；

关键动作：对讨论中的解决方案、分歧点、待确认信息，由记录人实时记录在白板或共享文档中。

共识决策与行动项明确（每个议题结束后同步）

对每个议题，主持人引导参会人达成共识（如一致同意、多数同意、暂缓决策并明确下一步）；

行动项必须明确：包含“具体任务”“负责人”“完成时限”“交付标准”，例如：“市场部经理需在3月15日前完成竞品分析初稿，同步给产品部总监”。

会议总结与后续安排（5-10分钟）

主持人总结各议题决议项、行动项，确认无遗漏；

明确会议记录产出时间（如会后24小时内发出）、行动项跟踪方式（如项目群同步、周报更新）；

询问参会人是否有补充，宣布散会。

（三）会后跟进：保证决议落地、闭环管理

整理并分发会议记录

记录人需在会后24小时内整理会议记录，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议项、行动项（负责人/时限/交付物）；

经主持人审核无误后，通过邮件或内部系统发送给所有参会人及相关方，抄送部门负责人及决策层。

行动项跟踪与反馈

发起人或项目助理建立行动项跟踪表（可参考模板表格），定期（如每周）更新进度，对逾期未完成的提前提醒；

行动项完成后，负责人需及时提交交付物，并在会议群或项目系统中反馈，记录人标记“已完成”。

复盘与闭环（必要时）

若行动项涉及复杂问题，可在下次会议中复盘进展；若会议目标未完全达成，需及时发起二次沟通协调会，避免问题搁置。

三、标准化会议记录表单模板

企业沟通协调会议记录表

基本信息

会议主题

项目跨部门协作分工协调会

会议时间

2024年3月10日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上（腾讯会议X）

主持人

*总监（运营部）

记录人

*专员（行政部）

参会人员

运营部总监、产品部经理、技术部主管、市场部经理、财务部*专员（共8人）

缺席人员

无

缺席原因

-

会议议程

讨论要点

决议项

行动项

1.项目背景与目标说明（*总监）

当前项目进度滞后30%，主要因市场部推广方案与技术部开发排期未对齐

明确需在3月底前完成第一版功能上线

-

2.市场部推广需求与技术部开发能力匹配（经理、主管）

市场部需4月10日前上线活动页，技术部当前人力仅支持4月20日交付

优先保障活动页核心功能，非核心功能延后

负责人：技术部*主管；时限：3月20日前提交功能优先级清单；交付物：优先级排序表

3.资源调配与预算审批（经理、专员）

市场部需增加2名设计人力支持，预算需财务部确认

预算控制在5万元内，优先内部协调

负责人：财务部*专员；时限：3月12日前反馈预算审批结果；交付物：预算审批表

4.后续沟通机制建立（*总监）

当前信息同步不及时，需建立周例会机制

每周三17:00召开项目周会，同