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标准化采购流程操作手册规范版

1.手册编制目的与适用范围

1.1手册目的

本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节职责分工与操作标准，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购成本，防范采购风险，保障企业生产经营物资的及时供应。通过标准化流程工具与操作指引，提升采购工作的协同性与专业性，为企业战略目标的实现提供物资保障支持。

1.2适用范围

本手册适用于企业所有部门（含生产、研发、行政、后勤等）的采购需求发起、审批、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款等全流程操作。涵盖物料采购（原材料、零部件、设备）、服务采购（技术服务、咨询服务、外包服务）、工程采购等各类采购场景，涉及采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关责任主体。

2.采购流程总体框架

2.1流程阶段划分

标准化采购流程分为六个核心阶段，各阶段依次衔接，形成闭环管理：

需求提报与审批阶段：明确采购需求，完成内部审批；

供应商选择与管理阶段：筛选合格供应商，确定合作方；

采购合同签订与管理阶段：拟定合同条款，完成法律评审与签署；

订单执行与交付跟踪阶段：下达采购订单，跟踪交付进度；

验收与付款结算阶段：核对物资/服务质量，完成财务付款；

采购档案管理与持续优化阶段：归档流程资料，复盘改进流程。

2.2各阶段责任主体

阶段

主要责任部门

配合部门

需求提报与审批

需求部门、采购部

财务部（预算审核）

供应商选择与管理

采购部

需求部门、技术部

合同签订与管理

采购部、法务部

财务部、需求部门

订单执行与交付跟踪

采购部、需求部门

供应商

验收与付款结算

需求部门、采购部、财务部

——

档案管理与持续优化

采购部

各相关部门

3.需求提报与审批阶段

3.1操作步骤

3.1.1需求发起

操作说明：需求部门根据生产经营、项目实施或日常办公需要，由指定人员（如部门内勤、项目负责人或业务专员）发起采购申请。触发条件包括但不限于：

生产物料库存低于安全库存阈值；

新产品研发所需原材料/设备采购；

办公用品消耗至补充点；

服务类项目（如设备维修、IT支持）需求确认。

注意事项：需求发起前需确认采购的必要性与紧急性，避免重复采购或过度采购。

3.1.2需求表单填写

操作说明：需求人员通过企业OA系统或线下填写《采购需求申请表》（详见3.2模板工具），需完整填写以下信息：

基础信息：需求部门、申请人、联系方式、申请日期；

物资/服务信息：名称、规格型号、质量标准、数量、单位、预估单价、预算金额（需符合部门年度预算）；

时间要求：期望交付日期、紧急程度（一般/紧急/特急）；

附件说明：技术参数图纸、质量检测报告、服务需求说明书等支撑文件。

注意事项：规格型号、质量标准等技术参数需经需求部门负责人审核，保证描述准确，避免后期因参数模糊导致争议。

3.1.3部门内部审核

操作说明：需求表单填写完成后，提交至需求部门负责人进行审核。审核重点包括：

采购需求与部门业务计划的匹配性；

预算金额是否在部门可用预算范围内；

技术参数与需求的合理性；

紧急程度是否合理（紧急需求需标注原因，如“生产停线风险”）。

审核通过后，部门负责人在系统中签署审批意见；若不通过，需退回申请人并注明修改意见。

3.1.4采购部门复核

操作说明：需求部门审批通过后，表单流转至采购部门。采购专员复核以下内容：

需求的合规性（是否符合企业采购政策，如是否属于集中采购目录）；

预算的准确性（与财务部门预算数据进行比对）；

历史采购记录（是否有可复用的供应商或价格参考）；

采购方式的建议（如公开招标、询价、单一来源等，根据采购金额与类型确定）。

复核通过后，采购部门在系统中标记“复核通过”；若发觉问题（如预算不足、需求描述模糊），需与需求部门沟通后修改。

3.1.5管理层审批

操作说明：根据采购金额与重要性，提交至不同层级管理层审批，审批权限

采购金额≤1万元：采购部门负责人审批；

1万元＜采购金额≤5万元：分管副总审批；

5万元＜采购金额≤20万元：总经理审批；

采购金额＞20万元或“三重一大”事项（如重大设备采购、战略物资采购）：提交总经理办公会集体审议。

审批通过后，采购需求正式立项，进入供应商选择阶段；若未通过，采购部门需反馈至需求部门，说明原因并终止流程。

3.2模板工具：《采购需求申请表》

申请编号

需求部门

申请人

联系方式

申请日期

*-2024-001

生产部

*明

1385678

2024-03-01

物资/服务信息

预算信息

名称

规格型号

质量标准

数量

单位

A型原材料

GB/T700-2006Q235B

抗拉强度≥375MPa

1000

kg

时间与要求

附件清单

期望交付日期

2024-03-15

紧急程度

一般

图纸编号

审批流程

部门负责人审批

采购部复核

分管