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企业文档归档管理制度应用范本

一、适用范围与应用场景

本制度范本适用于各类企业（涵盖国企、民企、外资企业等）的文档归档管理工作，尤其适用于以下场景：

新设立企业：需建立规范的文档归档管理体系，明确管理标准与流程；

现有企业制度优化：对原有文档归档制度进行修订完善，解决归档混乱、查找困难等问题；

专项部门管理：如行政、人力资源、财务、法务等部门的专项文档（如合同、会议纪要、员工档案等）归档；

合规与审计需求：应对外部审计、行业监管检查时，保证文档的完整性、可追溯性；

企业数字化转型：为文档电子化、系统化管理提供制度支撑，实现线上线下归档协同。

二、文档归档管理全流程操作指引

（一）前期准备：明确职责与基础建设

成立专项小组

由行政部负责人牵头，联合各部门负责人、档案管理员*组成“文档归档管理小组”，负责制度制定、监督执行与问题解决。

明确小组成员职责：行政部统筹协调，各部门负责本部门文档收集与初步整理，档案管理员负责归档审核、系统登记与保管。

调研现状与需求分析

调研企业现有文档类型（如合同、报告、制度、凭证等）、存储方式（纸质/电子）、当前归档存在的问题（如缺失、重复、查找不便等）。

结合企业规模、行业特点，明确归档管理的核心需求（如合规优先、效率优先、安全优先等）。

制定文档分类标准

按“部门-类型-密级”三级逻辑分类，示例：

部门：行政部、人力资源部、财务部、业务部等；

类型：制度文件、会议纪要、合同协议、财务凭证、人事档案、项目资料等；

密级：公开（内部全员可查阅）、内部（相关部门可查阅）、秘密（仅授权人员查阅）。

（二）文档收集：保证全面性与及时性

明确收集范围

纳入归档的文档包括但不限于：

企业级：公司章程、管理制度、年度工作报告、董事会决议等；

部门级：部门周报/月报、会议纪要、工作计划、培训记录等；

业务级：客户合同、项目方案、招投标文件、验收报告等；

其他：外部单位来函、重要资质证书、审计报告等。

收集责任与时间要求

各部门文档管理员*于每月5日前收集上月应归档文档（电子版+纸质版，电子版需为最终定稿）；

涉及跨部门协作的文档，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供；

紧急或临时性文档（如重大合同、突发事件报告）需在完成后24小时内提交归档。

（三）文档整理：标准化处理与编目

文档预处理

纸质文档：去除夹订金属物、折叠不平整处，破损文档需修补（如使用胶带粘贴裂缝，重要文档可扫描存档）；

电子文档：统一命名格式（规则：部门-类型-年份-序号-名称，示例：“行政部-会议纪要-2023-001-年度总结会”），转换为PDF格式（避免格式兼容问题），重要文档需加密存储（密码由档案管理员*保管）。

分类与编号

依据前期制定的分类标准，将文档纳入对应类别；

编号规则：“部门代码+类型代码+年份+流水号”，示例：“XZ-001-2023-001”（XZ=行政部，001=制度文件，2023=年份，001=流水号）。

编制归档目录

每类文档编制《文档归档目录》（见模板1），包含字段：文档编号、文档名称、形成部门、形成日期、密级、页数（纸质）/大小（电子）、保管期限、备注。

（四）归档审核与移交

部门初审

各部门文档管理员整理完成后，填写《文档归档申请表》（见模板2），经部门负责人审核签字，保证文档完整、准确、无遗漏。

档案管理员复审

档案管理员*接收文档后，重点审核：

分类编号是否符合标准；

文档内容是否完整（如合同需包含双方盖章页、附件等）；

电子文档是否可正常打开、命名是否规范。

审核通过后，在《文档归档申请表》签字确认；若不通过，退回部门重新整理（注明退回原因）。

正式移交与登记

纸质文档：档案管理员与部门文档管理员共同清点无误后，双方在《文档移交清单》（见模板3）签字确认，一联部门留存，一联档案室备案；

电子文档：通过企业内部系统（如OA、档案管理系统），档案管理员*在系统中确认接收，同步更新电子归档目录。

（五）保管与维护：保证安全与可用

存储管理

纸质文档：存放于符合国家标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防盗），库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子文档：存储于企业专用服务器或云存储平台，定期进行备份（每周增量备份+每月全量备份），备份数据异地存放（如总部与分支机构各存一份）。

保管期限划分

依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合企业实际，明确各类文档保管期限，示例：

永久保存：公司章程、年度工作报告、董事会决议；

长期保存（10-30年）：重要合同、财务凭证、项目验收报告；

短期保存（3-10年）：一般会议纪要、部门工作计划、培训记录。

定期检查

档案管理员*每季度对纸质文档进行抽样检查（查看是否有霉变、虫蛀、破损），对电子文档进行备份有效性测试；

每年开展一次全面盘点，保证归档文档