采购需求与审批流程表.docVIP

适用场景与价值

在企业日常运营中，无论是生产物资补充、办公用品采购，还是项目所需设备、服务外包，均需通过规范的采购需求与审批流程进行管理。该流程表可统一采购标准、明确责任分工、控制成本支出，保证采购行为合规、透明，同时为后续财务核算、审计追溯提供依据，适用于各类企事业单位的常规采购管理场景。

操作流程详解

一、需求发起与申请

填写采购需求表：由需求部门（如行政部、生产部、项目部）指定人员*作为申请人，根据实际工作需要，填写《采购需求与审批流程表》。内容需明确：采购物品/服务的具体名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总价、用途说明（需关联具体项目或日常需求）、期望到货日期、预算科目（如“办公费用”“生产成本”等）。

部门内部初审：申请人将填写完整的表格提交至部门负责人*，负责人需核对采购需求的必要性（如是否为重复采购、是否可替代）、数量合理性及预算匹配度，确认无误后在“部门负责人意见”栏签字，并注明“同意提交”或“需补充说明”。

二、预算与可行性审核

财务部门预算审核：部门负责人通过后，表格流转至财务部门，由财务专员重点审核：

预估总价是否在部门年度/季度预算范围内；

预算科目使用是否准确；

大额采购（如超过元，具体金额企业自定）是否已提前履行预算调整程序。

审核通过后签字“预算合规”；若预算不足或科目错误，需注明“驳回并补充预算”或“调整科目”。

采购部门可行性审核：财务审核通过后，交由采购部门，采购专员审核：

采购物品/服务的市场供应情况（如是否为常用易购品、是否需要特殊供应商资质）；

是否存在更优替代方案（如性价比更高的同类产品、内部调配可能）；

采购方式建议（如招标、询价、单一来源采购等）。

审核通过后签字“可行，建议按方式采购”；若不可行，需说明原因并反馈至需求部门调整。

三、分级审批决策

根据采购金额及重要性，按权限逐级审批：

小额采购（如≤元）：由采购部门负责人*最终审批，在“分管领导意见”栏签字“同意采购”。

中额采购（如元-元）：需分管采购/业务的领导*审批，在“分管领导意见”栏签字确认。

大额采购（如＞元）：除分管领导审批外，需提交至总经理*（或企业决策委员会）审批，在“总经理意见”栏签字“同意执行”。

审批过程中若需补充说明或调整，审批人需明确意见，流程退回至相应环节修改。

四、采购执行与跟进

采购实施：审批通过后，采购部门根据采购方式（如询价、招标）确定供应商，签订采购合同（如适用），并跟踪订单进度，保证按时交付。

信息同步：采购部门需将供应商名称、合同号、预计交付时间等信息同步至需求部门，方便其准备接收事宜。

五、验收与归档

货物/服务验收：物品到货或服务完成后，由需求部门指定人员与采购部门共同验收：

核对实物与采购需求表的规格、数量、质量是否一致；

服务类项目需出具验收报告（如项目完成报告、满意度评价）。

验收合格后，双方在“验收结果”栏签字确认；若不合格，需注明问题并联系供应商处理。

资料归档：采购部门将完整的《采购需求与审批流程表》、采购合同、验收报告、付款凭证（如适用）等资料整理归档，保存期限不少于X年（根据企业规定），以备后续查阅或审计。

采购需求与审批流程表模板

基本信息

申请部门

申请人

*（姓名）

联系方式

*（内部分机号，不涉及真实隐私）

申请日期

年月日

采购类别□物资□服务□工程

预算科目

采购详情

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

（需关联具体项目/工作内容，如“项目办公设备补充”“日常办公用品采购”）

期望到货日期

年月日

采购方式建议□询价□招标□单一来源□其他

审批流程

部门负责人意见

签字：__________日期：__________（填写“同意提交”或具体意见）

财务部门审核意见

签字：__________日期：__________（填写“预算合规”或“驳回原因”）

采购部门审核意见

签字：__________日期：__________（填写“可行”或“不可行原因”）

分管领导意见（中/大额采购）

签字：__________日期：__________

总经理意见（大额采购）

签字：__________日期：__________

验收结果

需求部门签字：__________采购部门签字：__________日期：__________

备注|（可填写特殊要求、供应商名称、合同号等）|

关键注意事项

信息真实准确：申请人需如实填写采购需求，虚报、瞒报可能导致审批驳回或后续责任追溯。

预算提前规划：大额采购需提前与财务部门沟通预算，避免因预算不足影响采购进度。

审批时效管理：各部门需在收到申请后X个工作日内完成审核（如无特殊说明，默认3个工作日），避免流程拖延。