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团队会议组织与会议纪要记录模板

一、模板概述

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

企业内部各部门周例会、月度总结会、项目启动会、问题研讨会、跨部门协调会、阶段性决策会等各类团队会议。

（二）典型应用场景

常规进度同步：如团队周例会，用于同步上周工作进展、本周计划及需协调资源。

专项问题解决：如项目遇到瓶颈时，组织相关人员召开专题研讨会，聚焦问题根源与解决方案。

重要事项决策：如新方案评审、资源分配等，需通过会议明确决策依据与执行方向。

跨部门协作：如市场与技术部门对接需求，通过会议统一目标、分工协作。

三、团队会议组织全流程指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议必要性

优先问：“是否必须通过会议解决？是否可通过邮件/即时通讯工具同步？”避免无效会议。

若确需召开，明确会议核心目标（如“确定项目方案”“解决问题”“明确分工”）。

制定会议议程

内容：需包含会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员、各议题及对应时长、汇报人（如有）。

原则：议题聚焦（单次会议议题不超过5个），时长可控（例会建议1小时内，专项会不超过2小时）。

输出：提前至少1天将议程同步给参会人员，预留“议题材料”阅读时间（如需）。

通知参会人员

明确会议基本信息（时间、地点、/二维码、议程），要求参会人提前确认是否出席，无法出席需提前12小时反馈。

提前预订会议室（线下）或测试会议软件（线上，如腾讯会议、钉钉），保证设备、网络正常。

准备会议物资

线下：会议资料、投影仪、白板、马克笔、签到表、饮用水等。

线上：共享屏幕权限、会议录制功能（需提前告知参会人）、线上协作文档（如腾讯文档、飞书文档）。

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

开场与议程确认（5分钟内）

主持人开场：明确会议目标、时长，重申议程及规则（如“发言紧扣议题，每人发言不超过3分钟”）。

确认参会人员：实到人员、缺席人员及原因（记录在签到表）。

如有临时议题，提议是否加入或另约时间，避免偏离主线。

议题讨论与决策

按议程顺序逐项推进，每个议题指定主导人（如议题负责人）引导发言，控制讨论节奏。

关键原则：

区分“信息同步”与“需要讨论决策”的内容，避免信息同步占用过多讨论时间。

鼓励参会人发表意见，避免“一言堂”，对分歧点及时梳理（如“当前有两个方案，A方案优势是…，B方案优势是…，大家更倾向哪个？”）。

对需决策事项，明确决策依据（如“根据数据结果”“符合公司战略”）和决策结果（如“采用A方案，由*负责细化执行计划”）。

记录关键信息

指定专人（会议纪要人）实时记录：

各议题讨论要点（不同观点、关键数据、风险提示等）；

决议事项（明确结论、依据）；

行动项（任务内容、负责人、截止时间、所需资源）。

会议总结与收尾（5分钟内）

主持人总结：回顾会议目标、决议事项、行动项（负责人+截止时间），确认“谁在什么时间前做什么事”。

明确下一步计划：如“本次会议后，*于3月25日前输出方案初稿，周例会同步进展”。

询问参会人是否有补充，无补充则宣布散会。

（三）会后跟进：落地执行，闭环管理

整理会议纪要

会后2个工作日内完成纪要初稿，内容需包含：会议基本信息、出席/缺席人员、议程回顾、讨论要点、决议事项、行动项（表格化呈现，详见“四、会议纪要撰写与记录规范”）。

纪要需客观、简洁，避免主观评价，重点突出“做什么、谁来做、何时完成”。

审批与分发纪要

纪要初稿提交主持人（或会议发起人）审核，确认信息无误后，于24小时内分发至所有参会人及相关方（如项目组、部门领导）。

分发渠道：企业邮箱、即时通讯群（如钉钉群、企业群），并同步归档至共享文件夹（如企业网盘、项目管理系统）。

跟踪行动项落实

行动项负责人需按截止时间推进任务，提前1天向纪要人反馈进展（如遇延期需说明原因及新的计划）。

纪要人定期（如例会前）汇总行动项完成情况，在后续会议中同步，保证“事事有跟进、件件有结果”。

四、会议纪要撰写与记录规范

（一）会议纪要核心要素

会议纪要是会议成果的书面载体，需包含以下核心信息：

会议基本信息：会议名称、日期、时间、地点（线上/线下）、主持人、纪要人、出席人员、缺席人员及原因。

会议议程与目标：简要列出会议议题及召开目标。

讨论要点：按议题顺序记录关键讨论内容（不同观点、数据支撑、风险提示等），避免流水账，突出“争议点”与“共识点”。

决议事项：明确每个议题的最终结论及决策依据（如“经讨论，决定采用方案，依据为数据报告”）。

行动项：表格化呈现（详见“会议纪要模板-行动项跟踪表”），包含任务描述、负责人、截止时间、所需资源、当前状态（待执行/进行中/已完成）。

附件：如有会议资料（如PPT、数据报表、方案文档），需列出附件名称及获取方式（如“附件1：方案V2.1，已至项目文件夹”）。

（二）会议纪