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正本副本保管责任协议

鉴于各方（以下简称“协议方”）在业务活动中需要管理和保管相关文件（包括正本和副本，以下统称“文件”）的正本与副本，为确保文件的安全、完整、可追溯，明确各方的保管责任、使用权限、流转程序及保密义务，经友好协商，达成协议如下：

第一条定义与解释

除非本协议另有明确约定，下列词语具有以下含义：

1.1正本：指具有法律效力或原始记录价值，经正式签署或盖章，包含所有必要信息的原始文件。

1.2副本：指根据正本复制、传输或产生的文件，其法律效力通常取决于特定程序或确认，本身不具备独立法律效力。

1.3保管人/责任部门：指根据本协议约定，负责文件正本或副本的具体保管单位或指定人员。

1.4文件：指协议方根据本协议约定范围需要保管的各类正本及副本文件，包括但不限于合同、协议、订单、发票、财务报表、人事记录、法律文书、知识产权文件、重要函件等。具体文件清单可作为本协议附件（虽未提供，但视为约定范围）。

1.5流转：指文件在协议方内部或外部进行传递、借阅、复制等操作的行为。

1.6销毁：指按照本协议约定，将不再具有保存价值的文件正本或副本予以永久性去除的行为。

第二条文件范围与清单

2.1本协议适用于所有被认定为重要或需要规范管理的文件的正本与副本的保管。

2.2协议方应识别并确定需要特别保管的文件范围，并可提供详细文件清单作为本协议的有效组成部分。

第三条保管责任

3.1正本保管：文件正本原则上由[指定部门/人员名称，例如：综合管理部张三]负责保管，具体存放于[指定地点，例如：公司总部保险柜编号XXX内]。保管人/责任部门应采取不低于[具体安全标准，例如：银行金库级别]的安全措施确保正本的安全，防止丢失、被盗、损坏、篡改或未经授权的访问。

3.2副本保管：文件副本根据实际工作需要由相关部门或人员保管，具体存放位置应确保安全。重要文件的副本应指定[指定部门/人员名称]进行登记和监督。副本保管应便于查阅，同时严格遵守使用和借阅规定。

3.3双人保管或特殊授权：对于极重要的文件正本，可约定由两人共同保管或设置严格的借阅授权机制，具体方式由[指定部门，例如：综合管理部]制定并监督执行。

第四条使用与借阅

4.1使用权限：文件副本原则上由文件使用部门或经授权人员查阅。文件正本原则上不外借，特殊情况需使用正本（如签署、法律程序等），必须经[指定审批人/部门，例如：部门负责人及总经理]书面批准。

4.2借阅程序：需借阅副本的，应填写《文件借阅申请单》，经[指定审批人/部门]批准后，由保管人/责任部门登记并办理借阅手续。借阅期限不得超过[具体期限，例如：三个月]，借阅人应妥善保管，不得转借、损毁。使用完毕后，应立即归还，保管人/责任部门需确认文件完好无损后方可办理归还登记。

4.3正本使用规范：使用正本时，应确保操作环境安全，使用完毕后立即归还，并做好使用记录。如需携带外出，须经[指定审批级别，例如：分管副总]批准，并采取额外保护措施。

第五条文件流转与交接

5.1内部流转：文件在部门间流转时，应填写《文件流转单》，明确流转事由、接收部门、经办人及时间。流转完成后应及时交接。

5.2交接手续：文件交接时，交接双方应核对文件份数、内容，并在《文件流转单》或《交接清单》上签字确认。电子文件流转应记录操作日志，并确保传输过程安全。

5.3电子文件管理：电子文件的创建、审批、存储、传输、备份等应符合公司信息管理规定，重要电子文件应定期进行异地备份和恢复测试。

第六条保密义务

6.1保密范围：所有文件内容，无论正本或副本，均构成保密信息。接触文件的人员有义务对文件内容保密。

6.2保密措施：协议各方及其接触文件的人员不得以任何方式泄露保密信息给任何无关第三方，不得将文件用于本协议约定之外的用途。应采取合理的安全措施保护文件不被未授权人员访问或获取。

6.3违约责任：任何违反保密义务的行为，应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。

第七条备份与恢复

7.1备份要求：对于重要的电子文件，应按照[具体频率，例如：每日]进行备份，并存储在安全的存储介质上。重要文件应进行异地备份。

7.2备份验证：备份责任部门应定期[具体频率，例如：每月]对备份文件的完整性和可恢复性进行验证。

7.3灾难恢复：如发生文件丢失或损坏，责任部门应立即启动恢复程序，使用最新有效备份进行恢复，并记录过程。

第八条安全措施

8.1物理安全：文件保管场所（包括存放正本和副本的保险柜、柜子等）应具备防盗、防火、防潮、防虫鼠等安全设施，并限制无关人员进入。门禁系统应正常运行。

8.2信息安全：对于电子文件，应设置访问权限控制，采用防病毒软件、防火墙等技术手段，防止未经授权的访问、修改或泄露。

8.3监控与审计：[指定部门，例如