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企业沟通会议纪要制作标准化指南

一、指南目的与适用范围

本指南旨在规范企业内部沟通会议纪要的制作流程，保证会议内容准确传达、决议事项有效落实、行动责任清晰可追溯。适用于公司各类工作会议，包括但不限于：

月度/季度工作总结与计划会

项目启动与协调会

跨部门沟通会

专项问题研讨会

决策评审会

二、会议纪要制作标准流程

（一）会前：信息准备与工具确认

获取会议基础信息

向会议组织者或主持人确认会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人、主要发言人）、核心议程及预期目标。

若为周期性会议，提前调取上次会议纪要，关注未完成事项的进展更新。

熟悉会议背景资料

收集与会议议题相关的背景文件、数据报告、上次会议决议等，提前熟悉内容，保证记录时能快速抓取关键信息。

准备记录工具

电子设备：优先使用电脑或平板电脑，保证电量充足，安装文字处理软件（如Word、WPS）或会议纪要模板。

辅助工具：准备录音设备（需提前征得主持人及参会人员同意）、便签纸（用于临时标记重点）、笔。

（二）会中：高效记录与要点聚焦

记录核心要素

会议基本信息：会议名称、日期、具体起止时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人。

参会人员：列出实际出席人员（姓名+职务，如总、经理）、列席人员、请假人员及原因（可选）。

议程与讨论内容：按议程顺序记录，重点捕捉：

各议题的讨论要点（不同观点需标注发言人，如“经理提出…”“同事建议…”）；

达成的共识或结论；

存在的分歧及待解决问题。

决议事项与行动项：这是纪要的核心，需单独记录并明确以下要素：

具体任务内容；

负责人（姓名+职务）；

计划完成时间；

所需资源或支持（若有）。

记录技巧

抓大放小：避免逐字记录，优先提炼关键词、数据、结论及行动项。

使用符号缩写：如“△”表示结论、“○”表示行动项、“→”表示负责人，提高记录速度（会后需及时整理为规范文字）。

标注疑问点：对不确定的信息（如数据、时间），用“？”标记，会后及时向相关人员核实。

确认会议收尾信息

会议结束时，请主持人确认：

是否有遗漏的重要事项；

所有决议及行动项是否准确无误；

下次会议安排（若有）。

（三）会后：整理、审核与分发

整理初稿（24小时内完成）

按照会议逻辑顺序（基本信息→议程讨论→决议与行动项）整理记录，保证语言简洁、客观，避免主观评价。

补充会中标记的疑问点，核实模糊信息（如数据、责任人姓名）。

行动项需统一格式，例如：“【行动项1】完成项目需求文档撰写，负责人：*（产品经理），完成时间：YYYY-MM-DD”。

审核与定稿

初稿完成后，首先发送给主持人审核，确认内容准确性及决议有效性。

若涉及多部门协作，可请相关行动负责人核对涉及本部门的内容，保证责任和时间节点无争议。

根据审核意见修改后，形成最终版纪要，由主持人签字或审批（电子版可用审批流程代替）。

分发与存档

分发范围：所有参会人员、需知晓决议的部门领导、相关项目组（抄送上级领导或指定存档部门）。

分发时限：定稿后24小时内通过企业内部通讯工具（如企业钉钉）或邮件发送，并注明“会议纪请查阅，如有疑问请于X日内反馈”。

存档要求：最终版纪要需按“会议名称+日期”命名，存储在公司指定服务器或共享文档中，保存期限不少于2年（重要项目会议纪要需长期保存）。

三、会议纪要模板

企业会议纪要

会议名称

会议编号

（可选）

会议日期

YYYY年MM月DD日

会议时间

HH:MM-HH:MM

会议地点

（如：3楼会议室A/线上腾讯会议）

主持人

*（职务）

记录人

*（职务）

分发范围

（如：参会人员、部门）

一、参会人员

出席：（总经理）、（市场部经理）、（技术部主管）、（财务专员）

列席：（如有）*（实习生）

请假：（如有）*（人事经理），原因：外出培训

二、会议议程及主要内容

序号

议程主题

讨论要点与结论记录

1

Q3季度销售目标分解

-总：Q3整体目标提升20%，需按区域、产品线拆解，本月25日前提交分解方案。-经理：华东区建议增加线上推广预算，预计可提升销售额15%，需财务部评估。

2

新产品上线进度协调

-*主管：开发进度滞后3天，主因是测试环节发觉兼容性问题，已增派2名工程师支援，预计可追回进度。-结论：下周三（MM月DD日）前完成最终测试，按原计划上线。

3

…（其他议程）

…

三、会议决议与行动项

序号

决议/行动项描述

负责人

计划完成时间

备注（所需资源/支持）

1

各区域提交Q3销售目标分解方案

*（市场经理）

YYYY-MM-DD

需提供历史销售数据模板

2

技术部完成新产品兼容性问题修复，并提交测试报告

*（技术主管）

YYYY-MM-DD

协调测试部配合资源

3

财务部评估华东区线上推广预算申请，3个工作日内反馈意见

*（财务专员）

YYYY-MM-D