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采购物品质量检验标准化工具手册及不合格品处理流程

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业采购各类原材料、零部件、辅料、设备等物品的质量检验及不合格品处置管理，覆盖以下典型场景：

新供应商首批物料验收：对首次合作供应商的送货物料进行全面检验，评估其质量稳定性与合规性；

常规采购批量物料入库检验：对长期合作供应商的常规批量物料，按抽样标准进行检验，保证物料符合生产要求；

客户指定物料到货验证：针对客户明确指定标准或特殊要求的物料，依据客户提供的规范进行专项检验；

质量异常物料复检：对存储期间出现异常（如包装破损、受潮变质）或生产过程反馈疑似质量问题的物料进行复检。

二、标准化操作流程

（一）采购物品质量检验操作流程

步骤1：检验准备

明确检验依据：采购部门需向质检部门提供《采购订单》《技术协议》《质量标准文件》（如国标行标、企业内控标准、图纸等），保证检验标准清晰、可执行；

准备检验工具与设备：根据物料特性配备相应工具（如卡尺、千分尺、色差仪、拉力试验机、光谱分析仪等），并确认设备在校准有效期内；

人员安排：由质检部门指派具备资质的质检员（如质检员）负责检验，必要时可邀请采购部门、使用部门（如生产车间）人员参与。

步骤2：样品接收与标识

核对物料信息：送货单与《采购订单》信息（物料名称、规格型号、批号、数量、供应商等）一致后，方可接收；若信息不符或包装破损，应立即通知采购部门处理，暂不检验；

粘贴标识标签：对接收的物料粘贴“待检”标签，标注物料名称、批号、接收日期及唯一追溯编号（如001”）。

步骤3：实施检验

根据物料特性选择全检或抽检（按GB/T2828.1或企业抽样标准执行），检验内容包括：

外观检验：检查表面是否平整、有无裂纹、划痕、变形、锈蚀、色差等缺陷；

尺寸检验：使用量具测量关键尺寸（如长度、宽度、直径、厚度等），是否符合图纸或标准公差要求；

功能/化学指标检验：

物理功能：如强度、硬度、耐磨性、韧性等（通过试验机检测）；

化学指标：如成分含量、纯度、PH值、重金属含量等（通过化学分析或仪器检测）；

功能性测试：如电子元件的导电性、绝缘性，设备的运行参数等。

检验过程中需详细记录实测数据，保证可追溯。

步骤4：结果判定

合格判定：所有检验项目均符合标准要求时，判定为“合格”，更换为“合格”绿色标签；

不合格判定：任一检验项目不符合标准要求时，判定为“不合格”，更换为“不合格”红色标签，并注明具体不合格项（如“尺寸超差±0.5mm”“表面裂纹”）；

特采判定：对不影响最终使用或可通过返工/返修达标的轻微不合格品，由使用部门提出申请，经采购部门、质检部门负责人（如质检经理）、技术部门（如技术工程师）联合评审，确认是否“特采”（让步接收），并书面记录审批意见。

步骤5：检验记录与存档

填写《采购物料检验记录表》（见模板1），内容包括物料信息、检验项目、标准要求、实测结果、判定结论、检验员、审核人等；

检验记录需经质检部门负责人审核后，随《采购订单》《送货单》等文件一并归档，保存期限不少于2年。

（二）不合格品处理操作流程

步骤1：不合格品标识与隔离

标识强化：对判定为“不合格”的物料，在原红色标签基础上加盖“不合格”印章，并隔离至指定“不合格品暂存区”（区域需有醒目标识）；

物理隔离：使用专用容器或货架存放，严禁与合格品、待检品混放，防止误用。

步骤2：不合格信息反馈

质检部门在判定不合格后1个工作日内，向采购部门、使用部门发出《不合格品处理通知单》（见模板2），明确物料信息、不合格项、数量及处置建议；

采购部门需立即通知供应商暂停同类物料发货，并要求其提供《质量问题整改报告》。

步骤3：原因分析

组织跨部门分析会（由采购部门牵头，质检、技术、使用部门参与），通过“5Why分析法”或“鱼骨图”追溯不合格根本原因，常见原因包括：

供应商生产工艺不稳定；

原材料材质不合格；

检验标准执行偏差；

运输存储过程损坏等。

填写《不合格品原因分析报告》（见模板3），明确直接原因、根本原因及责任方。

步骤4：处置方案制定与审批

根据不合格品严重程度（轻微、一般、严重）及可修复性，制定处置方案：

不合格类型

处置方案

审批权限

轻微不合格

返工/返修（由供应商或企业内部修复）

质检部门负责人

一般不合格

退货（供应商更换合格品）

采购部门负责人、质检部门负责人

严重不合格

拒收（供应商承担运费及损失）

分管副总、总经理

特采申请

限制使用（仅用于非关键工序）

使用部门、采购、质检、技术负责人

处置方案需经责任部门签字确认后执行。

步骤5：处置执行与跟踪

返工/返修：供应商在规定期限内完成修复，重新送检合格后方可入库；

退货：采购部门协调供应商拉回不合格品，更新《供应商档案》中的质量记录；

特采：使用部门需全程跟