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行政机关档案数字化管理方案

一、引言

在信息技术飞速发展与政务改革不断深化的当下，行政机关档案管理作为政务工作的重要基石，其数字化转型已成为提升治理能力现代化的必然要求。传统档案管理模式在信息检索、资源共享、长期保存及安全防护等方面的局限性日益凸显，难以满足新时代高效政务服务与科学决策的需求。本方案旨在系统规划与有序推进行政机关档案数字化管理工作，以期通过标准化、规范化、智能化的手段，实现档案资源的深度开发与高效利用，为机关履职提供坚实的信息支撑。

二、总体目标与基本原则

（一）总体目标

以服务中心工作、满足社会需求为导向，通过三至五年的持续努力，全面完成机关现存及增量档案的数字化转换与规范化管理。构建统一、安全、高效的档案信息管理平台，健全档案数字化标准规范体系，培养一支具备专业素养的档案管理队伍，最终实现档案资源的集中管理、便捷检索、安全共享与长期保存，显著提升行政机关档案管理水平与公共服务能力。

（二）基本原则

1.统筹规划，分步实施：结合机关实际与发展规划，制定详尽的数字化工作蓝图，明确阶段性目标与任务，避免盲目推进，确保工作有序开展。

2.标准引领，规范操作：严格遵循国家及行业关于档案数字化的各项标准规范，从源头把控数字档案的质量，确保其真实性、完整性、可用性与安全性。

3.需求导向，注重实效：以提升档案利用效率、服务业务工作为出发点和落脚点，避免形式主义，追求数字化工作的实际效益。

4.安全优先，风险可控：将信息安全置于首位，建立健全档案数据安全保密制度与技术防护体系，确保档案信息在采集、存储、传输、利用等全环节的安全可控。

5.适度前瞻，兼容发展：在技术选型与平台建设上，充分考虑未来发展趋势，预留扩展空间，确保系统的兼容性与可扩展性，适应技术迭代与业务发展的需求。

三、主要任务与实施要点

（一）档案数字化标准规范体系建设

标准规范是档案数字化工作的生命线。需组织力量，在深入研究现有国家、行业标准的基础上，结合本机关档案特点与管理需求，制定或完善涵盖以下内容的标准规范细则：

*著录规则：明确档案元数据的采集项、字段定义、著录要求及格式。

*数字化加工规范：规定不同类型档案（文书、音像、实物等）的数字化采集方式、分辨率、色彩模式、存储格式、质量验收标准等。

*数据格式标准：统一数字档案的存储格式，优先选择开放、通用、长期可读的格式。

*管理流程规范：梳理并规范从档案整理、著录、扫描、质检、著录、存储、备份到利用、销毁等各环节的工作流程与职责分工。

*安全保密规范：制定档案数字化过程中的保密管理、权限管理、数据加密、病毒防护等具体措施。

（二）档案管理系统平台建设与升级

构建或升级一套功能完善、性能稳定、安全可靠的档案管理系统，作为档案数字化管理的核心载体。系统应至少具备以下核心功能模块：

*档案著录与管理模块：支持多类型档案的元数据录入、批量导入导出、修改、查询、统计等。

*数字资源管理模块：实现对扫描图像、电子文件等数字资源的统一存储、关联管理、版本控制。

*权限管理模块：基于角色的访问控制（RBAC），细化不同用户的操作权限与数据访问范围，确保“谁使用、谁负责”。

*安全审计模块：对档案的所有操作行为进行日志记录，支持审计跟踪与责任追溯。

*数据备份与恢复模块：提供自动化、定时化的数据备份功能，并确保备份数据的可恢复性。

*接口集成模块：预留与机关OA系统、业务审批系统等其他政务信息系统的数据交换接口，实现数据共享与业务协同。

（三）存量档案数字化加工

存量档案数字化是一项基础性、工作量较大的任务，需制定详细的加工计划与质量控制方案。

1.档案整理与清点：在数字化前，对库存纸质档案进行全面梳理、清点、排序、编目，修复破损档案，确保档案实体的有序性与完整性。这是保证数字化质量的前提。

2.数字化采集：根据档案类型与重要程度，选择适宜的扫描设备与扫描参数。对文书档案，通常采用彩色或灰度模式进行扫描；对特殊载体档案（如照片、录音录像带），需采用专业设备进行数字化转换。

3.图像处理与质检：对扫描后的图像进行去噪、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像清晰、端正、完整。严格执行质检环节，对不合格的图像进行返工。

4.著录与标引：按照既定的著录规则，准确、完整地录入档案元数据，并对重要档案内容进行必要的标引，以提升检索效率。

5.数据挂接与验收：将处理合格的数字图像与著录数据进行精确挂接，形成完整的数字档案。组织专人对数字化成果进行抽检与验收，确保符合质量标准。

（四）增量电子文件归档管理

建立健全电子文件“随办随归”机制，从源头上实现电子文件的规范化管理。

*制度保障：制定电子文件形成、办理、归档的管理办法，明确各部