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文档管理规范与存档流程模板

一、适用范围与场景说明

新项目启动：项目立项、计划、执行、验收各阶段文档的规范编制与存档；

制度体系建设：公司级、部门级管理制度、流程文件的起草、审核与版本控制；

合同管理：业务合同、合作协议的签订、履行及归档；

知识沉淀：研发成果、操作手册、经验总结等文档的标准化存储与共享；

合规审计：满足内外部审计、监管要求的文档追溯与调阅。

二、文档管理全流程操作步骤

（一）文档创建与编制

明确文档类型与要求

根据业务需求确定文档类型（如《项目计划书》《管理制度》《合同模板》等），参照公司《文档编写规范》明确结构框架、内容要素、格式标准（字体、字号、页边距、图表编号规则等）。

示例：项目文档需包含项目背景、目标、范围、计划、风险、验收标准等核心模块；制度文件需包含目的、适用范围、职责、流程、奖惩条款等。

内容编制与命名

编制人根据要求填写内容，保证信息真实、准确、完整，语言简洁、逻辑清晰；

文档命名规则：【部门缩写】-【文档类型】-【创建日期】-【版本号】，示例：HR-制度V1.0（HR为人力资源部缩写，制度为文档类型创建日期，V1.0为版本号）。

内部审核（初稿）

编制人完成初稿后，提交部门负责人*或指定审核人进行内部审核，重点检查内容完整性、格式规范性、与现有文档的冲突性，审核通过后进入下一环节；若不通过，编制人根据反馈修改后重新提交审核。

（二）文档审核与签发

多级审核（视文档重要性定）

一般文档：由部门负责人审核，分管领导签发；

重要文档（如公司级制度、重大合同、核心项目文档）：需经部门负责人、分管领导、法务部（涉及法律风险时）、总经理依次审核签发；

审核要点：合规性（是否符合法律法规及公司制度）、准确性（数据、事实是否无误）、可行性（流程、职责是否明确）、完整性（是否覆盖所有关键场景）。

版本控制与签发标记

审核通过后，编制人更新文档版本号（如V1.0→V2.0），在文档页眉/页脚标注“签发版本：V2.0”“签发日期：YYYYMMDD”“签发人：X*”；

签发后的文档为正式版本，未经允许不得擅自修改。

（三）文档归档与存储

分类与编号

分类标准：按部门（如研发部、市场部）、类型（如项目、制度、合同）、年度（如2023年）、密级（公开、内部、秘密、机密）四维度分类；

档案编号规则：【分类代码】-【部门代码】-【年度】-【流水号】，示例：PRJ-RD-2023-001（PRJ为项目分类代码，RD为研发部代码，2023为年度，001为流水号）。

存储方式

电子文档：存储至公司指定服务器/云文档平台（如OA系统、SharePoint），按分类创建文件夹层级（如“2023年/研发部/项目文档/项目”），设置访问权限（仅授权人员可查看/编辑）；

纸质文档：打印后装入统一档案盒，盒面标注“档案编号、文档名称、年度、部门、密级、保管期限”，存放于专用档案柜，保证防火、防潮、防虫。

归档时限

正式文档签发后3个工作日内，由编制人或部门文档专员*完成归档，填写《文档归档登记表》（见模板1），同步更新《文档总目录》。

（四）文档借阅与使用

借阅申请

借阅人填写《文档借阅申请表》（见模板2），注明借阅文档编号、名称、用途、借阅期限、归还日期，经部门负责人审批（涉密文档需额外经分管领导或保密办*审批）。

借阅与归还

电子文档：审批通过后，由文档管理员*在系统中开通临时访问权限，借阅期限一般不超过7个工作日；

纸质文档：审批通过后，文档管理员*从档案柜取出，登记借阅人信息、借阅时间，借阅人签字确认；

归还：借阅期满后，借阅人需在2个工作日内归还，文档管理员*检查文档完整性（无涂改、无缺失），确认无误后注销借阅记录。

使用规范

借阅文档仅限工作使用，不得复制、传播（经审批的例外）；

涉密文档严禁带离办公区域，使用时需在指定监控范围内进行。

（五）文档更新与作废

更新触发条件

业务流程调整、法律法规变化、组织架构变更等导致文档内容不适用；

文档存在错误、遗漏或版本冲突。

更新流程

更新人提出《文档更新申请》，说明更新原因、主要修改内容，参照“文档创建与编制”流程重新审核签发；

新版本签发后，旧版本自动失效，由文档管理员*标记“作废”并移至“历史版本”文件夹（电子文档）或单独存放（纸质文档），保留期限不少于2年（法律法规或公司制度另有规定的除外）。

（六）文档销毁

销毁条件

保管期限届满且无继续保存必要（如临时通知、过期项目计划）；

文档内容失效且无审计、追溯价值（如已终止的合同、作废的旧版本制度）。

销毁流程

文档管理员编制《文档销毁清单》，列出销毁文档编号、名称、保管期限、销毁原因，经部门负责人、分管领导*审批；

销毁时需由2人以上（含）监销，保证文档无法恢复（电子文档彻底删除并粉碎存储介