业务流程自动化工具执行清单.docVIP

适用场景：哪些业务流程需要自动化？

在企业运营中，以下场景可通过业务流程自动化工具提升效率、减少人为错误：

审批类流程：如请假申请、采购审批、费用报销等需多级签批的重复性流程；

数据类流程：如每日销售数据汇总、跨系统数据同步（如CRM与ERP数据对接）、报表自动等；

协作类流程：如新员工入职流程（账号开通、权限分配、设备发放）、项目进度同步等需多角色协作的流程；

通知类流程：如合同到期提醒、客户生日祝福、会议通知等需定时或触发式发送的场景。

操作指引：从0到1搭建自动化流程

第一步：明确流程目标与范围

核心目标：梳理当前流程痛点（如审批耗时3天、数据录入错误率15%），明确自动化后需达成的效果（如审批缩短至4小时、错误率降至1%以下）；

范围界定：确定流程起点（如员工提交请假申请）和终点（如审批完成、系统自动更新考勤），明确涉及的系统（如OA系统、钉钉、飞书）和角色（如员工、部门主管、HR）。

第二步：梳理流程节点与规则

拆解流程步骤：以“请假审批”为例，步骤可拆解为：员工提交申请→部门主管审批→HR审核→系统自动更新考勤→通知员工结果；

明确规则条件：定义各节点的触发条件和处理逻辑，如“请假天数≤1天，部门主管审批即可；＞1天需HR额外审核”“请假类型为‘病假’，需电子病历附件”。

第三步：选择并配置自动化工具

工具选型：根据流程复杂度选择工具，简单流程可用低代码平台（如钉钉宜搭、飞书多维表格），复杂流程需专业RPA（如UiPath、AutomationAnywhere）；

配置流程：在工具中搭建流程节点，设置规则条件，关联系统接口（如调用OA审批接口、对接考勤系统API），配置通知模板（如审批通过后发送钉钉消息）。

第四步：测试与验证流程

场景模拟：设计正常流程（员工提交3天事假申请）、异常流程（员工未附件、审批人超时未处理）等测试用例；

结果校验：检查流程是否按规则执行（如异常流程是否触发提醒、考勤数据是否更新正确），与业务负责人（如HR主管）共同验证，保证结果符合预期。

第五步：上线运行与培训

灰度发布：先选取1-2个部门试点，收集用户反馈（如操作是否便捷、规则是否合理）；

全员培训：针对流程参与者（员工、审批人）操作手册，说明自动化流程的触发方式、查看路径及异常处理方法；

正式上线：确认无问题后全量推广，设置流程负责人（如运营专员）对接日常问题。

第六步：监控优化与迭代

数据监控：通过工具查看流程运行数据（如平均耗时、驳回率、异常次数），定期输出分析报告；

持续优化：根据业务变化（如新增请假类型）或用户反馈（如审批步骤过多），调整流程规则或节点，保证自动化工具与业务匹配。

清单模板：关键流程自动化执行表单

流程名称

所属部门

流程负责人

触发条件

自动化操作步骤（按顺序）

各步骤负责人/系统

单次执行耗时

异常处理机制

当前状态

备注

月度费用报销

财务部

*财务经理

员工提交报销单（每月25日前）

1.系统校验发票真伪；2.自动匹配预算；3.财务主管审批；4.付款单

1.税务系统；2.ERP；3.*财务主管；4.财务系统

30分钟

发票异常→通知员工更换；预算超限→触发人工复核

已上线

预算模块需与财务系统同步

新员工入职流程

人力资源部

*HRBP

offer确认生效

1.创建企业账号；2.开通OA权限；3.发送入职指引；4.同步IT设备需求

1.IT运维；2.HR系统；3.HR专员；4.IT部门

2小时

账号创建失败→IT手动处理；权限未开通→系统重试3次

开发中（预计2024-06-上线）

需对接IT资产管理系统

关键提醒：实施过程中的风险规避

需求稳定性：自动化流程上线前需与业务部门冻结需求，避免频繁变更导致开发返工；若需调整，需通过变更管理流程审批。

数据安全：涉及敏感数据（如员工信息、财务数据）的流程，需保证工具符合数据安全规范，设置访问权限，定期加密备份数据。

容错机制：为关键节点设置异常处理预案（如审批超时自动提醒、数据传输失败重试），避免流程卡断。

用户参与：在需求梳理和测试阶段，邀请最终用户（如报销申请人、部门主管）参与，保证工具操作符合实际使用习惯。

版本管理：流程规则变更时需记录版本号、修改人、修改时间，便于追溯历史版本；重大变更前需进行全量回归测试。