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供应商信息档案管理工具参考样板

一、适用业务场景

本工具适用于企业采购、供应链管理、法务合规等部门，用于系统化管理供应商全生命周期信息。具体场景包括：新供应商合作前的资质审核与信息建档、现有供应商年度合作评估、跨部门供应商信息共享与查询、合作终止后的档案归档、审计或合规检查时的资料追溯等。通过标准化档案管理，可提升供应商筛选效率、降低合作风险、优化供应链资源配置，为企业决策提供数据支撑。

二、操作流程详解

步骤一：供应商基础信息采集

操作说明：

由采购部门对接新供应商时，通过《供应商信息登记表》收集基础信息，包括供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、法定代表人、联系人、联系方式（电话/邮箱）、主营业务、所属行业、注册资本、成立日期等。

核对供应商提供的营业执照复印件（加盖公章）与登记信息是否一致，保证基础信息真实有效。

将采集的信息录入电子档案系统（如ERP或供应商管理平台），唯一供应商编码，便于后续管理。

注意事项：基础信息需完整填写，避免遗漏关键字段（如统一社会信用代码），电子档案中需同步营业执照扫描件（PDF格式，清晰可辨）。

步骤二：资质文件审核与归档

操作说明：

根据供应商所属行业及合作类型，收集必要的资质文件（如：生产类供应商需提供ISO9001质量体系认证、行业生产许可证；服务类供应商需提供服务资质证书、相关业绩证明等）。

由法务或合规部门审核资质文件的有效性（如是否在有效期内、是否由发证机关盖章），审核通过后在文件上标注“已审核”及审核日期，审核人签字（审核员）。

将审核通过的资质文件分类归档至电子档案，按“资质类型+有效期”命名（如“ISO9001_2024-12-31”），纸质版原件由档案管理部门统一存放。

注意事项：资质文件需定期复查，临近有效期前3个月提醒供应商更新，避免因资质过期导致合作风险。

步骤三：供应商分类与标签管理

操作说明：

根据供应商属性设置分类维度，如：按合作类型分为“原材料供应商”“物流服务商”“设备供应商”；按合作层级分为“战略供应商”“普通供应商”“备用供应商”；按风险等级分为“低风险”“中风险”“高风险”。

为供应商添加个性化标签，便于快速筛选（如“国企背景”“高新技术企业”“本地供应商”等）。

分类与标签信息由采购部门维护，保证逻辑清晰，避免重复或交叉分类。

注意事项：分类标准需统一，各部门共享时保持一致；标签可根据合作动态调整（如供应商升级为战略合作伙伴后，及时更新标签）。

步骤四：合作动态信息更新

操作说明：

供应商合作过程中，实时更新关键动态信息，包括：合作项目名称、合同编号、合同金额、合作期限、履约评价（由使用部门填写，如“质量达标”“交付及时”）、违约记录（如延迟交货、质量问题描述等）。

每季度末由采购部门汇总合作动态，更新至电子档案，保证信息与实际合作情况同步。

若供应商发生重大变更（如法定代表人变更、注册地址迁移、股权结构变动等），需在变更后10个工作日内收集最新证明文件并更新档案。

注意事项：动态信息需客观记录，避免主观评价；违约记录需附相关证明材料（如合同、验收报告、沟通记录等）。

步骤五：定期评估与档案优化

操作说明：

每年12月由采购部门牵头，联合质量、财务、法务等部门对供应商进行年度综合评估，评估指标包括：质量合格率、交付准时率、价格竞争力、服务响应速度、合规性等。

根据评估结果划分供应商等级（如A级：优秀；B级：良好；C级：待改进；D级：淘汰），并将评估报告、等级结果录入档案。

对C级供应商制定改进计划，跟踪整改效果；对D级供应商启动终止合作流程，并在档案中标注“终止合作”及终止原因。

注意事项：评估标准需公开透明，提前告知供应商；评估结果需经多部门确认，保证公平性。

步骤六：档案调取与保密管理

操作说明：

员工因工作需要调取供应商档案时，需通过OA系统提交申请，说明调取原因、使用范围及归还时间，经部门负责人审批后由档案管理员授权调取。

电子档案设置查阅权限（如采购部门可全查，其他部门仅限查看合作中供应商的基础信息），纸质档案查阅需登记《档案调取记录表》，包括调取人、调取时间、归还时间等。

档案信息严禁外泄，严禁用于非工作用途，违者将按公司规定处理。

注意事项：调取档案后需及时归还，保证档案完整；涉密信息（如供应商核心技术参数）需单独加密存储。

三、档案信息模板表

供应商信息档案总表

字段分类

具体内容

基础信息

供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、成立日期、注册资本、法定代表人、联系人、联系方式、电子邮箱、主营业务、所属行业

资质文件

营业执照（编号、有效期）、ISO质量体系认证（编号、有效期）、行业许可证（编号、有效期）、其他资质（名称、编号、有效期）

合作信息

合作类型（原材料/服务/设备等）、合作起始日期、合同编号、合