行政采购清单标准规范透明采购流程.docVIP

行政采购清单标准规范透明采购流程工具指南

一、适用范围与典型场景

本工具适用于各类企业、事业单位、机关等组织的行政部门，用于规范日常办公物资、设备采购、服务外包等非生产性采购行为。典型场景包括：新员工入职物资采购（如办公文具、电脑设备）、办公区域维护服务采购（如保洁、绿植养护）、会议活动物资采购（如宣传物料、茶歇用品）、固定资产更新采购（如打印机、办公家具）等，保证采购过程公开、透明、合规，提升采购效率与资金使用效益。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与审批：明确采购必要性

需求提出

采购需求部门（如行政部、人力资源部、市场部）根据工作需要，填写《采购申请审批表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及特殊要求（如质量标准、售后条款）。

示例：行政部因新增10名员工，需采购办公椅10把，规格要求：人体工学设计，承重≥150kg，预算单价500元，总预算5000元，需5个工作日内交付。

需求审核

需求部门负责人对采购需求的合理性（必要性、规格匹配性、预算准确性）进行初审，签字确认后提交至行政部门采购岗。

行政部门采购岗复核采购需求是否符合公司采购政策、是否在年度预算范围内，必要时与需求部门沟通调整需求（如优化规格、控制预算）。

审批生效

根据采购金额分级审批：

金额≤5000元：行政部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：行政部门负责人+财务部负责人联合审批；

金额＞20000元：行政部门负责人+财务部负责人+分管副总/总经理审批。

审批通过后，正式启动采购流程；审批不通过的，需求部门根据反馈意见修改后重新提交。

（二）采购计划编制：细化采购方案

计划制定

行政部门采购岗根据审批通过的《采购申请审批表》，编制《采购计划明细表》，明确采购物品/服务的具体参数、数量、预算、采购方式（公开招标、询价、单一来源等）、时间节点及责任人。

采购方式选择原则：

单次采购金额≥30000元：采用公开招标或邀请招标；

5000元≤金额＜30000元：至少向3家合格供应商询价；

金额＜5000元或紧急采购（如突发维修）：可采用比价或单一来源采购（需说明理由）。

计划审批

《采购计划明细表》经行政部门负责人审核后，同步抄送财务部备案，保证采购计划与预算匹配。

（三）供应商选择与比价：保证公平竞争

供应商信息收集

行政部门采购岗通过以下渠道收集供应商信息：

公司合格供应商库（已通过资质审核的供应商）；

公开招标平台（如采招网、企业采购平台）；

行业推荐或供应商自荐（需补充资质审核）。

供应商资质审核

对候选供应商的基本资质进行审核，包括：营业执照、相关经营许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证，若涉及）、税务登记证、法人授权委托书（若非法人签约）、过往合作业绩（类似项目合同）等。

审核通过后，纳入本次采购候选供应商名单；审核不通过的，予以淘汰并记录原因。

询价/招标执行

询价流程（5000元≤金额＜30000元）：向至少3家合格供应商发出《询价通知书》，明确采购需求、报价要求（含报价有效期、是否含税、是否含运费/安装费）、响应截止时间。供应商需在截止时间前提交《报价单》，加盖公章。

招标流程（金额≥30000元）：按照《_________招标投标法》及公司招标管理办法，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标（评标小组由行政部门、财务部、需求部门代表组成，必要时邀请外部专家），确定中标供应商。

结果确认

询价采购：对比各供应商报价、质量、服务、付款条件等，选择性价比最高的供应商，填写《供应商比价记录表》，附报价单作为支撑材料。

招标采购：确定中标供应商后，发布《中标通知书》，双方确认中标结果。

（四）合同签订与执行：规范权利义务

合同拟定

行政部门采购岗根据采购结果，使用公司标准《采购合同模板》，拟定合同条款，明确：

供需双方信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购物品/服务的名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准（如国家行业标准、双方约定标准）、验收方式；

交付时间、地点、方式；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标的具体赔偿标准）；

争议解决方式（如协商、仲裁/诉讼）。

合同审批

合同经行政部门负责人、财务部负责人、法务部（若有）审核后，按审批权限提交至分管副总/总经理签署。

供应商合同需由法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份）。

订单下达与履约跟踪

合同签订后，采购岗向供应商下达《采购订单》，明确交付细节。

定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付；若需变更交付时间或数量，需双方书面确认，并更新采购订单。

（五）验收与付款：闭环采购管理

物品/服务验收

供应商交付后，由需求部