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企业会议管理规范及会议记录模板

一、规范目的与适用范围

为规范企业会议组织流程，提升会议效率，保证会议决策有效落地，明确各环节责任分工，特制定本规范。本规范适用于企业各部门、各层级各类会议，包括但不限于周/月度例会、项目启动会、专题研讨会、决策评审会、跨部门协调会等，旨在统一会议标准，保障会议质量。

二、会议全流程管理规范

（一）会前筹备：明确目标，充分准备

会议发起与议题收集

会议发起人（通常为部门负责人或项目主导人）需提前3-5个工作日明确会议目的（如决策、同步信息、解决问题等），并收集相关议题。

议题需包含背景说明、讨论目标、需输出成果（如方案、决议、行动计划等），并标注优先级，避免议题分散或目标模糊。

会议通知发布

发起人通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发布会议通知，至少包含以下内容：

会议名称（如“2024年Q3销售目标分解专题会”）；

时间（起止时间，精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:00”）；

地点（会议室名称/线上会议）；

参会人员（部门/职位，明确“必须参加”和“可选参加”人员）；

会议议程（按顺序列出议题及预计时长，如“14:00-14:30议题一：Q3销售目标分解方案讨论（30分钟）”）；

会前准备（需提前阅读的材料、数据或需携带的文件，如“请参会人员提前阅读附件《Q2销售数据分析报告》”）。

会议材料准备

发起人或相关责任人在会议前1个工作日完成材料准备（如PPT、数据报表、方案草案等），保证内容准确、重点突出，并通过指定渠道（如OA系统）发送至参会人员。

涉密会议需标注“保密”等级，限制材料获取范围，并要求参会人员签署《保密承诺书》。

（二）会中管理：聚焦目标，高效推进

会议签到与开场

参会人员需提前10分钟到达会场（或线上会议提前5分钟登录），签到确认（可使用纸质签到表或线上签到工具）。

主持人（通常为发起人或指定负责人）准时宣布会议开始，简要重申会议目的、议程及时长要求，明确会议纪律（如“请将手机调至静音，发言前请举手，避免无关讨论”）。

会议进程控制

主持人严格按照议程推进会议，控制各议题讨论时长，避免偏离主题。若某一议题讨论超时，需引导共识或明确“会后补充讨论”的安排。

发言需紧扣议题，鼓励建设性意见，避免重复或无关内容。重要讨论需指定专人记录关键观点（如“市场部经理提出的渠道下沉方案需补充区域成本数据，请助理会后3个工作日内提供”）。

需决策的议题，主持人应明确决策方式（如举手表决、共识决策、负责人拍板等），并记录决策结果及依据。

特殊情况处理

若参会人员临时无法出席，需提前1个工作日向主持人请假，并委派授权人参会（如“销售部总监因客户拜访无法参会，授权经理代为参会并汇报”）。

会议中出现较大分歧时，主持人需引导各方聚焦事实与目标，必要时暂停讨论，安排会前沟通后再行表决，避免会议陷入僵局。

（三）会后跟进：落地决策，闭环管理

会议纪要整理与审核

记录人需在会议结束后24小时内完成会议纪要初稿，内容需客观、准确，包含以下核心要素：

会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）；

会议议程及实际讨论情况（按议题分点记录，重点标注不同意见及最终结论）；

会议决议（明确决策结果，如“同意将Q3销售目标调整为*万元，由销售部分解至各区域”）；

行动项（详细列出任务、负责人、计划完成时间，如“1.市场部经理负责优化渠道下沉方案，6月20日前提交——负责人：经理，完成时间：2024-06-20”）。

纪要初稿完成后，提交主持人审核（审核重点：信息准确性、行动项明确性），审核通过后1个工作日内发送至所有参会人员及相关领导。

任务跟踪与反馈

行动项负责人需按照计划时间推进任务，并在纪要要求的反馈节点前向记录人或主持人提交进度（如“已完成方案初稿，附件详见邮件”）。

部门负责人需监督本部门行动项落实情况，每周在部门例会中同步进度；涉及跨部门的行动项，由发起人协调资源，保证任务无延迟。

会议资料归档

会议结束后3个工作日内，记录人需将会议通知、签到表、会议材料、纪要等资料整理归档（电子档存入企业共享文件夹，纸质档交行政部门备案），保存期限不少于3年，便于后续查阅。

三、会议记录模板与表格

（一）会议记录模板

[企业名称]会议纪要

会议基本信息

会议名称：

会议时间：年月日时分至时分

会议地点：

主持人：

记录人：

参会人员：（姓名/部门/职位，分行列出）

缺席人员：（姓名/部门/职位及原因，如“*经理—市场部—因客户拜访请假”）

会议议程

序号

议题名称

讨论时长

实际用时

1

2

详细讨论内容

（按议题顺序记录，重点标注不同观点、争议焦点及共识，可附“发言人：*（部门/职位）—观点：X”格式）

议题一：X

讨论要点：X

不同意见：