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合同签订与管理流程标准范本

一、适用范围与应用场景

本标准范本适用于各类企业、事业单位及社会组织开展日常业务合作、采购服务、项目外包、产品销售等活动时的合同签订与全生命周期管理。无论是与外部合作伙伴签订框架协议、具体执行合同，还是内部跨部门协作的责任约定，均可参照本流程规范操作，保证合同管理标准化、规范化，降低法律风险，保障合作双方权益。

二、合同签订与管理全流程操作指引

（一）需求发起与审批

需求提出

业务部门根据合作需求（如采购物料、技术服务、项目外包等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、履行期限、预算金额等核心要素。

需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至法务部门（或指定合同管理部门）。

预算与审批权限匹配

财务部门对合同预算金额进行复核，确认是否符合公司财务制度及授权审批标准（如：金额≤5万元由部门负责人审批；5万元＜金额≤20万元由分管副总审批；金额＞20万元由总经理审批）。

超出审批权限的需求，按层级上报至相应决策机构审批。

（二）合同起草与内容确认

模板选择与起草

根据合同类型（如买卖合同、服务合同、保密协议等），选用公司标准化合同模板（无模板时，由法务部门起草或参考行业通用范本）。

合同内容应包含以下核心条款：

双方主体信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；

合同标的、数量、质量标准、价款及支付方式；

履行期限、地点、方式；

验收标准与流程；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

合同生效条件、附件清单等。

需求部门确认

起草完成后，由需求部门与法务部门共同审核合同内容，保证条款与业务需求一致，无遗漏或歧义。

涉及技术条款的，需技术部门出具书面确认意见；涉及采购金额的，需财务部门再次核对。

（三）内部审核与批准

法务部门审核

法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险（如：违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰、争议解决方式是否约定等），并出具《合同审核意见书》。

对审核中发觉的问题，及时反馈至需求部门及起草人，要求修改完善。

最终审批

内部审核通过后，按审批权限提交至相应负责人签字批准（如：部门负责人、分管副总、总经理）。

审批通过后，形成《合同审批表》（含各环节审核意见及签字），作为合同签署的依据。

（四）对方沟通与确认

合同文本送达

由需求部门或授权代表将最终审批的合同文本（纸质版或电子版）送达对方，并附《合同签收确认函》。

协商与修订

对方对合同条款提出异议时，需求部门与法务部门共同协商，必要时可组织双方召开沟通会，达成一致后修订合同文本。

修订后的合同需重新履行内部审批流程（仅针对修改条款，无需全流程重复审批）。

最终确认

双方对合同内容无异议后，由对方授权代表在合同文本上签字盖章（或通过合法电子签署方式确认），并返还合同正本。

（五）合同签署与生效

签署规范

合同签署需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章（个人签署需附证件号码复印件及授权委托书）。

多页合同需加盖骑缝章，保证合同文本完整性。

生效条件确认

根据合同约定确认生效条件（如：双方签字盖章后生效、附条件生效（如收到预付款后生效）等），并记录生效日期。

（六）合同归档与备案

资料整理

合同签署完成后，需求部门收集全套资料，包括：合同正本、审批表、审核意见书、对方资质文件（营业执照、授权委托书等）、沟通记录等，整理成册。

归档管理

将合同资料移交至档案管理部门（或指定专人），按“一合同一档”原则编号归档，电子版同步存储至公司合同管理系统。

归档信息需包含：合同编号、合同名称、签约双方、生效日期、履行期限、金额、档案保管期限等。

（七）履行跟踪与监控

履行计划制定

需求部门根据合同约定制定《合同履行计划》，明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点等），责任到人。

进度跟踪

合同履行过程中，需求部门定期跟踪进展，记录履行情况（如：交付凭证、验收报告、付款凭证等），发觉问题及时上报并协调解决。

风险预警

对可能出现的逾期履行、违约风险等，需求部门应启动预警机制，向法务部门及分管负责人报告，制定应对措施。

（八）变更、终止与复盘

合同变更

履行过程中需变更合同内容（如标的、数量、履行期限等）时，由双方协商一致，签订《合同变更协议》，履行内部审批及外部确认流程，变更协议作为原合同补充文件一并归档。

合同终止

合同正常履行完毕，双方确认无争议后，终止合同；若因违约或不可抗力需提前终止，按合同约定及法律规定处理，签订《合同终止协议》，明确后续责任（如：结算、赔偿等）。

复盘总结

合同终止后，需求部门与法务部门共同复盘合同管理过程，总结经验教训（如：条款漏洞、审批效率、履约风险点等），优化后续合同管理流程。

三、核心配套表单模板

（一）合同审批表