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企业文件存档及管理制度模板（保障信息安全版）

一、适用范围与典型应用场景

本制度模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的文件存档及信息安全管理，覆盖企业运营中产生的纸质文件、电子文件（含邮件、OA系统文件、数据库记录等）的全生命周期管理。典型应用场景包括：

日常运营文件管理：如合同、会议纪要、财务凭证、人事档案等核心文件的规范化存档；

合规审计支持：应对监管、税务检查、司法审计等场景时，提供完整、可追溯的文件依据；

信息安全防护：防止企业敏感信息（如商业秘密、客户数据、财务数据）泄露、丢失或被篡改；

跨部门协同：统一各部门文件管理标准，避免因格式混乱、责任不清导致的协作效率低下。

二、文件全生命周期管理操作流程

（一）文件分类与归档范围界定

分类标准

按密级：公开文件（如企业宣传册、公开制度）、内部文件（如部门通知、会议纪要）、秘密文件（如未公开合同、财务报表）、机密文件（如核心技术资料、并购方案）；

按部门：行政部、财务部、人力资源部、业务部等各部门专属文件；

按类型：合同类、报告类（审计报告、业务分析报告）、凭证类（发票、报销单）、档案类（员工档案、项目档案）、技术类（研发文档、图纸）。

归档范围

企业经营管理中具有保存价值的各类文件，包括但不限于：对外签订的正式合同及附件、重要会议的原始记录与决议、年度财务报告及审计底稿、员工入职离职材料、项目立项与验收文件、客户资料与供应商信息等。

（二）文件整理与归档操作步骤

1.纸质文件整理

步骤1：收集：各部门指定专人（如部门文员）负责本部门文件收集，每月25日前将上月需归档文件移交至档案管理员；

步骤2：排序：按文件形成时间先后顺序排列，同一类别文件按“重要程度-时间”排序；

步骤3：编目：为每份文件编制唯一归档编号（格式：部门代码-年份-文件流水号，如“HR-2023-001”），填写《纸质文件归档登记表》（见表1）；

步骤4：装订：去除金属夹，使用无酸纸装订，厚度不超过5cm，保证页码连续（封面标注文件名称、编号、日期）。

2.电子文件整理

步骤1：命名规范：电子文件命名格式为“文件名-部门-日期-版本号”，如“2023年度销售计划-业务部V1.0”；

步骤2：格式统一：合同类文件PDF格式（加盖电子签章），报告类文件Word格式，表格类文件Excel格式；

步骤3：存储路径：按“服务器根目录/部门/年份/文件类型”分类存储（如“//fileserver/sales/2023/reports”），禁止存储在本地电脑；

步骤4：元数据标注：在文件属性中添加“责任人”“密级”“保管期限”等元数据，便于检索。

（三）文件移交与归档

移交流程

移交人填写《文件移交清单》（见表2），注明文件名称、编号、数量、密级、移交日期，与档案管理员*共同核对文件完整性；

双方签字确认后，纸质文件存入档案室专用档案柜（按“部门-密级-年份”分类存放），电子文件至企业档案管理系统（如OA系统档案模块），并归档回执。

归档时限

月度文件：次月5日前完成归档；

年度文件：次年1月20日前完成归档；

专项文件（如项目文件）：项目结束后15日内完成归档。

（四）文件保管与维护

纸质文件保管

档案室配备防潮柜（湿度控制在45%-60%）、防火柜、温湿度计，每日记录温湿度；

秘密以上文件存放于带锁保密柜，钥匙由档案管理员和行政经理双人保管；

定期检查文件状况（每季度1次），发觉霉变、虫蛀及时修复，无法修复的经审批后销毁。

电子文件保管

采用“本地备份+云端备份”双重机制：本地服务器每日增量备份，云端（如企业云盘）每周全量备份，保留最近3个版本；

秘密以上电子文件加密存储，访问需通过权限审批（如财务数据仅财务部经理、CIO可访问）；

定期备份数据有效性验证（每半年1次），保证可正常恢复。

（五）文件借阅与使用

借阅流程

借阅人填写《文件借阅申请表》（见表3），注明文件名称、编号、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批（秘密以上文件需分管副总审批）；

档案管理员*核对审批权限后，纸质文件借阅需登记《文件借阅登记表》（见表4），借阅期限不超过7天（特殊情况可续借，续期不超过3天）；

电子文件借阅通过档案管理系统在线申请，系统自动记录借阅人、时间、操作日志。

使用规范

借阅文件仅限在指定区域（如档案室、办公室）查阅，禁止带离企业；

禁止擅自复制、摘抄、拍摄秘密以上文件，确需复制的经审批后，由档案管理员*加盖“档案专用章”复印件；

借阅归还时，档案管理员*检查文件完整性，如有损坏或丢失，按《企业信息安全责任追究办法》处理。

（六）文件鉴定与销毁

鉴定流程

每年12月，档案管理员会同法务部、行政部*组成鉴定小组，对到期文件进行价值鉴定；

区分“继续保存”（如重要合同、永久档案）和“予以销毁”（如