企业办公自动化应用模板.docVIP

企业办公自动化应用模板指南

一、适用业务场景

员工日常事务申请：如请假、加班、办公用品申领、差旅安排等；

行政类审批：如会议室预订、固定资产领用/归还、文件借阅等；

业务类流程：如小额采购申请、费用报销预审、项目进度汇报等；

人事类管理：如入职资料提交、转正申请、培训报名等。

通过自动化模板，可减少人工传递成本，规范审批节点，提升流程处理效率与数据追溯能力。

二、操作流程详解

以“员工请假申请”为例，说明自动化模板的完整操作流程：

步骤1：登录系统，进入模板中心

员工通过企业OA系统（如钉钉、企业或自研办公平台）账号登录；

在首页导航栏“流程中心”或“模板库”，选择“人事管理”分类，找到“员工请假申请”模板。

步骤2：填写申请基础信息

在模板表单中准确填写以下必填项：

申请人信息：姓名（小王）、所属部门（市场部）、职位（专员）、入职日期（2022-03-15）；

请假类型：根据实际情况选择（年假/事假/病假/婚假等，单选）；

请假时间：开始日期（2024-05-2009:00）、结束日期（2024-05-2017:00），请假时长（1天）；

请假事由：简要说明（如“处理个人事务”，需简洁清晰，便于审批人判断）。

步骤3：补充附件与关联信息

根据请假类型必要附件：

病假需医院证明（照片/PDF格式，文件名命名规范：“姓名+请假日期+证明类型”）；

年假需关联系统内“年假余额查询记录”（系统自动带出剩余天数，不可手动修改）；

若涉及工作交接，需填写“交接人信息”（姓名**、岗位运营专员），并《工作交接清单》（需交接人签字确认）。

步骤4：提交审批并流转

确认信息无误后，“提交申请”，系统自动触发审批流程；

审批链路配置（根据企业规则自定义）：

直属上级审批：部门经理**，审批时限为1个工作日，审批操作包括“通过/驳回/转交”（转交需注明转交对象及原因）；

人事部备案：HR专员赵五，仅核对请假类型与年假余额，无需审批，系统自动备案；

特殊情况审批：请假时长≥3天时，自动增加“分管领导”审批节点。

步骤5：跟踪进度与反馈

提交后，申请人可在“我的申请”中实时查看审批进度（如“待部门经理审批”“已通过-人事备案中”）；

审批人收到系统待办提醒（短信/企业消息），需在时限内完成审批；

若审批驳回，系统会同步驳回原因（如“事由不清晰，请补充说明”），申请人修改后可重新提交。

步骤6：归档与查询

审批通过后，系统自动将申请表、附件、审批记录归档至“员工档案-请假记录”模块；

申请人及审批人可通过“高级搜索”功能，按日期、姓名、请假类型等条件查询历史记录。

三、模板表格示例

员工请假申请表（自动化模板）

字段分类

字段名称

填写要求

示例数据

基础信息

申请人姓名

自动带出登录账号信息，不可修改

小王

所属部门

自动带出，与组织架构关联

市场部

联系方式

必填，用于紧急联系

5678（系统脱敏显示）

请假详情

请假类型

单选，系统校验对应材料

事假

开始时间

精确到小时，需晚于当前时间

2024-05-2009:00

结束时间

需晚于开始时间，自动计算时长

2024-05-2017:00

请假时长（天）

系统自动计算，不可手动修改

1

请假事由

必填，50-200字符

处理个人事务，需外出办理

附件与交接

附件材料

按请假类型必传（如病假传证明）

[医院证明pdf]

交接人姓名

请假≥1天必填，需为系统内员工

**

交接清单

需交接人签字扫描

[工作交接清单_签字版.pdf]

审批记录

直属上级审批意见

审批人填写，通过/驳回+说明

“通过，注意工作交接”

人事部备案状态

系统自动标记（已备案/未备案）

已备案

最终审批状态

系统自动汇总（通过/驳回）

通过

四、使用要点提示

1.信息填写规范

所有必填项需完整准确，姓名、部门等信息需与系统内组织架构一致，避免因信息不符导致审批卡顿；

“请假事由”等描述性内容需简洁明了，避免模糊表述（如“有事”），便于审批人快速判断；

附件命名需规范，包含核心要素（如“姓名+日期+材料类型”），避免使用“123.pdf”等无意义名称。

2.流程节点说明

审批链路由企业根据管理需求自定义（如请假时长≤1天仅需直属审批，＞3天需分管领导审批），员工不可修改节点顺序；

审批时限可在系统内设置（如直属上级审批时限为24小时），超时未操作将自动提醒至上一级审批人或系统管理员。

3.常见问题处理

提交后无法撤回：若申请已进入审批流程（显示“审批中”），需联系审批人驳回后修改；未提交前可随时编辑或删除；

审批人未及时处理：系统会在审批截止前24小时、6小时、1小时发送三次提醒，超时未处理将自动提交至下一节点；

附件失败：检查文件大小（建议≤10MB）、格式（支持PDF/JPG/Word），或