会议管理与会议纪要撰写模板.docVIP

会议管理与会议纪要撰写模板

一、适用场景与价值

二、会议全流程操作指南

（一）会前筹备：明确目标与准备

确定会议核心目标

明确本次会议需解决的核心问题（如项目决策、资源协调、进度同步等），避免议题发散。

预估会议时长，一般会议建议控制在60-90分钟，超过2小时的会议需设置中场休息。

制定会议议程

根据目标列出具体议题，按优先级排序，每个议题分配明确时间（如“项目A进度汇报（20分钟）”“争议问题讨论（30分钟）”）。

议程提前至少1天发送给参会人，保证各方提前准备材料。

通知参会人员

通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、参会人（含主持人、记录人）、需提前准备的资料（如项目数据表、方案草案）。

确认关键参会人（如决策层、执行负责人）是否可出席，无法出席者需提前提交代意见或委托人。

准备会议物资

线下会议：准备投影仪、白板、马克笔、签到表、会议资料打印件；线上会议：提前测试软件功能（如屏幕共享、录制），保证网络稳定。

（二）会中执行：聚焦讨论与记录

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场，重申会议目标、议程及时长规则，提醒“发言紧扣议题、避免跑题”。

记录人确认参会人员签到情况（迟到/请假者需备注原因）。

逐项议题讨论（核心环节）

按议程顺序推进，每个议题由负责人简要汇报背景，再组织讨论。主持人需控制发言顺序，保证各方观点充分表达，避免个别成员垄断发言时间。

对争议问题，引导参会人聚焦“解决方案”而非“责任归属”，必要时通过投票或举手表决达成共识。

关键信息实时记录

记录人需同步记录以下内容：

讨论要点：各议题的核心观点、不同意见及依据；

决议事项：经讨论确定的结论（如“同意采用方案B”“预算追加至10万元”）；

行动项：明确“做什么（任务内容）、谁负责（责任人）、何时完成（截止时间）、如何验收（交付标准）”（例如：“完成客户需求文档初稿——负责人：*——截止时间：2023年10月20日——交付标准：包含功能模块及优先级排序”）。

对不确定或需后续核实的信息，标注“待确认”，会后及时补充。

会议总结与收尾（5-10分钟）

主持人逐项回顾决议事项及行动项，保证参会人对任务分工、时间节点无异议。

明确下次会议时间（如需）及纪要分发计划，宣布散会。

（三）会后跟进：落实与归档

整理会议纪要（会后24小时内完成）

记录人根据会议记录，按“会议基本信息—议程讨论概要—决议事项—行动项清单”结构整理纪要，语言简练、客观（避免主观评价，如“的方案不切实际”应改为“提出方案，部分成员认为执行难度较大，需进一步测算资源”）。

纪要初稿完成后，发送给主持人及核心参会人核对，确认无遗漏或偏差后定稿。

分发与传达

定稿纪要通过邮件或企业协作平台（如钉钉、企业）分发给所有参会人及相关方，抄送部门负责人及存档部门（如行政部、项目管理办公室）。

行动项清单单独提炼为“任务跟踪表”，同步给责任人及直属上级，便于进度监控。

跟踪行动项进展

责任人需按截止时间推进任务，提前1天向记录人/项目负责人反馈完成情况（如“已完成初稿，待审核”或“需延期2天，原因：客户需求变更”）。

记录人在下次会议前汇总行动项完成情况，作为会议第一项议程汇报，形成“闭环管理”。

三、会议纪要标准模板

会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议主题

[如：2023年Q4产品规划推进会]

会议时间

[年月日时分-时分]

会议地点

[如：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议ID：X）]

主持人

*[如：*]

记录人

*[如：*赵六]

参会人员

*[如：、赵六、、、*陈七]（共8人）

缺席人员及原因

*[如：*孙八（出差，已提交代意见书）]

议程讨论概要

序号

议题名称

讨论要点

决议事项

1

Q4产品功能优先级

汇报用户需求调研结果，建议优先开发“数据导出”功能；提出需评估开发资源。

同意优先开发“数据导出”功能，由*牵头10月25日前提交详细方案。

2

市场推广预算分配

陈七提出线上推广预算需增加20%，认为需压缩线下活动成本。

线上推广预算调整为15万元（原12万元），线下活动预算缩减至8万元（原10万元），由*陈七负责调整方案并报备。

3

项目进度风险预警

*赵六反馈“用户模块开发”延期3天，可能影响整体上线。

增加1名开发人员支持*赵六团队，10月18日前完成模块开发，延期原因需形成书面报告。

行动项清单

序号

任务内容

责任人

截止时间

交付标准

当前状态

备注

1

提交“数据导出”功能详细方案

*

2023-10-25

包含技术实现路径、资源需求

未开始

—

2

调整市场推广预算方案并报备

*陈七

2023-10-20

预算明细及分配说明

进行中

需财务部审核

3

完成用户模块开发并提交报告

*赵六

2023-10-1