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工程材料申购及使用申请流程

一、申购前的准备与需求确认

工程材料的申购并非简单的“填单报批”，其前提是充分的准备和准确的需求确认。这一阶段工作的质量直接影响后续流程的顺畅度和材料使用的有效性。

（一）需求的发起与初步审核

材料需求通常由工程项目部的具体施工班组、技术负责人或现场管理人员根据施工进度计划、设计图纸及现场实际情况提出。需求提出时，需明确材料的名称、规格型号、技术参数、预估数量、建议品牌或质量标准、计划使用时间及大致的需求原因（如用于哪个分项工程、哪个部位）。提出人应对需求的准确性和必要性进行初步判断，避免盲目申购。

（二）规格型号与技术参数的核实

对于专业性较强的材料，技术部门或相关专业工程师需对需求中涉及的规格型号、技术参数进行严格核实，确保其符合设计图纸要求、施工规范及项目整体质量标准。必要时，应查阅相关技术资料、样品确认或与设计单位进行沟通，避免因参数偏差导致材料无法使用或性能不达标。

（三）数量估算与用量控制

材料数量的估算应基于施工图纸工程量、施工方案、材料损耗率等因素综合计算得出。负责估算的人员需具备丰富的经验，既保证满足施工需求，又要力求精准，避免过量申购造成库存积压和资金占用，或申购不足导致频繁补采影响工期。对于大宗材料或价值较高的材料，可进行多方复核。

（四）供应商初步询价与市场调研（可选）

对于非长期合作或价格波动较大的材料，在正式申购前，采购部门或相关人员可根据需求信息进行初步的市场询价和供应商调研，了解当前市场价格水平、主流品牌、供货周期等情况，为后续的采购决策和成本控制提供参考。

二、申购单的填写与提交

在完成上述准备工作后，即可进入正式的申购环节。

（一）申购单的规范填写

申购人需按照公司或项目规定的统一格式填写《工程材料申购单》。申购单应包含以下核心信息：申购部门/项目名称、申购日期、材料名称、规格型号、技术参数（可附页或图纸）、单位、数量、预估单价（如有）、预估总价（如有）、计划到货日期、使用部位/用途、申购人、部门负责人签字等。填写必须清晰、规范、无歧义，关键信息不得遗漏。

（二）附件材料的准备

对于有特殊要求的材料，如需要样品确认的，应附上样品图片或样品；需要特定技术标准的，应附上相关标准文件或图纸复印件；如需紧急采购的，应在申购单上注明紧急程度并附上相关说明。

（三）申购单的内部流转与提交

填写完整的申购单，需经申购部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性后，按照公司规定的审批流程，提交给相应的审批人员或部门。

三、申购的审批流程

审批环节是控制材料采购合规性、合理性和成本的重要关卡，应根据材料的性质、金额大小等因素设置不同的审批权限和路径。

（一）部门负责人审批

申购单首先提交至申购部门负责人进行审批。部门负责人主要审核申购需求是否符合部门工作计划和项目整体安排，申购数量和规格是否与实际需求基本一致，并对本部门的申购行为负责。

（二）相关职能部门审核（如适用）

根据公司管理体系，申购单可能需要经过技术部门（再次确认技术参数）、预算/成本部门（审核价格合理性、是否在预算范围内）等相关职能部门的审核。各职能部门根据自身职责提出审核意见。例如，成本部门会关注材料单价是否符合合同约定或市场行情，总成本是否在项目预算控制之内。

（三）分管领导/项目经理审批

对于超出部门负责人审批权限或金额较大、影响重要的材料申购，需提交至分管领导或项目经理进行审批。审批人主要从项目整体角度出发，综合考虑项目进度、资金状况、成本控制目标等因素，对申购单的最终可行性进行决策。

（四）财务部门备案或审批（如适用）

部分公司规定，大额材料采购或所有采购需经财务部门对资金安排、预算执行情况进行审核备案或审批，以确保采购行为符合公司财务管理制度和资金计划。

四、采购执行与合同签订

审批通过的申购单，通常转交至采购部门执行采购任务。

（一）采购部门的任务承接与计划制定

采购部门接到审批通过的申购单后，需对采购需求进行整理和分析，结合库存情况（如公司有统一仓库），制定详细的采购计划，明确采购方式（如招标采购、询价采购、直接采购等）、目标供应商、计划采购周期等。

（二）供应商的选择与评估

采购部门应根据申购单要求和公司供应商管理办法，选择合格的供应商。对供应商的评估应包括其资质信誉、产品质量、供货能力、价格水平、售后服务等多方面因素。对于重要材料，应尽量选择有良好合作记录或市场口碑的供应商。

（三）采购合同的签订

确定供应商后，应与供应商签订正式的采购合同。合同内容应明确材料名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、验收标准、交货时间、交货地点、运输方式及费用承担、付款方式、违约责任等关键条款，确保双方权利义务清晰，避免后续纠纷。

五、材料的入库验收与保管

材料到货后，并非直接投入使用，需经过规范的入库验收程序。