采购管理供应商信息记录表及筛选评估工具.docVIP

适用工作场景

在采购管理工作中，供应商信息的规范化记录与科学化筛选评估是保障供应链稳定、控制采购风险、优化采购成本的核心环节。本工具适用于以下场景：

新供应商准入：对首次合作的供应商进行资质审核与初步评估，保证其具备履约能力；

现有供应商绩效回顾：定期对合作中的供应商进行多维度考核，识别优势与不足；

项目专项供应商筛选：针对特定采购项目（如大宗物资、定制化服务等），快速匹配符合要求的供应商；

供应商风险排查：通过信息更新与评估，及时发觉供应商资质、财务状况等潜在风险。

操作流程详解

一、明确评估目标与范围

根据采购需求（如物料类型、采购金额、项目紧急程度等）确定评估目标。例如：

若采购生产原料，需重点评估供应商的产能、质量稳定性及交付及时性；

若采购服务类项目，需侧重供应商的行业经验、服务团队配置及响应速度。

同时界定评估范围，如“所有电子元器件供应商”或“年度采购额前50名的合作供应商”。

二、收集供应商基础信息

通过供应商自荐、行业推荐、公开信息查询（如企业信用信息公示系统、行业协会名录）等渠道，收集供应商以下核心信息：

主体信息：名称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、成立时间、注册资本；

资质信息：营业执照、行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）、ISO体系认证（如ISO9001质量管理体系）、相关资质等级证书；

联系信息：采购对接人（经理）及联系方式、地址、邮箱；

基础业务信息：主营产品/服务、年产能、主要客户案例、合作区域。

三、填写供应商信息记录表

将收集的信息整理至《供应商信息记录表》（模板见下文），保证信息完整、准确。例如：

供应商“科技有限公司”的统一社会信用代码需与营业执照一致；

资质证书需注明有效期及发证机构，避免过期信息录入。

四、设定筛选维度与标准

根据评估目标，设定关键筛选维度及量化标准，初步剔除不符合要求的供应商。常见维度及标准示例：

资质合规性：必备行业许可证齐全且在有效期内，无重大行政处罚记录；

产能匹配度：年产能≥预计年采购量的120%，或具备柔性生产能力；

合作历史（针对现有供应商）：近12个月交期达成率≥95%，质量合格率≥98%；

财务健康度：资产负债率≤70%，无失信被执行人记录。

五、执行初步筛选

对照筛选标准，对供应商信息记录表进行逐项核对，标记“通过”“不通过”“待补充”三类结果：

“不通过”供应商直接淘汰（如资质过期、产能严重不足）；

“待补充”供应商要求其在3个工作日内补充材料（如缺失最新的ISO认证证书），逾期未补充视为不通过。

六、开展多维度综合评估

对通过初步筛选的供应商，采用量化评分法进行综合评估，评估维度、权重及评分标准示例

评估维度

权重

评分标准（1-10分）

产品质量

30%

10分：行业领先，零缺陷；8分：偶发小问题，不影响使用；≤5分：多次出现质量问题

交付及时性

25%

10分：100%准时交付；8分：延迟≤2天；≤5分：延迟≥5天或多次缺货

价格竞争力

20%

10分：低于市场均价10%以上；8分：与市场均价持平；≤5分：高于市场均价10%以上

服务响应

15%

10分：2小时内响应需求，24小时内解决；8分：4小时内响应，48小时内解决；≤5分：响应缓慢或推诿

合作稳定性

10%

10分：合作3年以上无违约；8分：合作1-3年无重大问题；≤5分：合作期内存在违约记录

七、形成评估结论

根据综合评分划分供应商等级，并给出处理建议：

优秀（90-100分）：列为“战略供应商”，优先分配订单，探讨长期合作；

合格（70-89分）：列为“合格供应商”，按正常流程采购，每半年复核一次；

待改进（60-69分）：列为“观察供应商”，要求提交改进计划，3个月后复核；

不合格（60分）：终止合作，纳入“淘汰供应商名单”。

八、结果应用与归档

将评估结论同步至采购系统，更新供应商等级标签；

对“待改进”供应商跟踪改进措施落实情况；

所有供应商信息记录表、评估表、补充材料等整理归档，保存期限不少于5年。

工具模板示例

表1：供应商信息记录表

基本信息

填写内容

附件要求

供应商名称

科技有限公司

营业复印件（加盖公章）

统一社会信用代码注册地址

北京市海淀区路号

法定代表人

*总

成立日期

2010年5月20日

注册资本

5000万元人民币

验资报告

主营产品/服务

电子元器件（电阻、电容）

产品目录

年产能

10亿件

产能说明文件

采购对接人

*经理

证件号码复印件、授权委托书

联系方式

010-

行业资质

ISO9001质量管理体系认证（有效期至2025年）

认证证书复印件

主要客户案例

、小米、联想

合作合同复印件（隐去价格条款）

历史合作记录（若有）

2022年至今合作金额500万元，交期达成率97%

采购订单汇总

备注