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企业会议策划执行手册流程工具
一、适用业务场景
本手册适用于企业各类会议的策划与执行全流程，涵盖但不限于以下场景：
战略规划类会议：年度/季度经营目标研讨会、战略解码会、业务复盘会；
项目推进类会议：项目启动会、阶段成果评审会、跨部门协调会；
对外沟通类会议：客户洽谈会、合作伙伴对接会、行业交流会；
内部管理类会议：部门例会、员工培训会、制度建设研讨会；
特殊节点类会议：周年庆、年会、表彰大会等。
二、会议策划执行全流程操作说明
（一）需求确认：明确会议核心目标
操作目标：清晰界定会议的必要性、预期成果及关键要素，避免资源浪费。
操作步骤：
发起需求：由需求部门（如市场部、项目部）填写《会议需求申请表》（模板见下文“工具模板”），明确会议主题、目标（如“明确Q3产品推广策略”）、建议时间/时长、初步参会范围（部门/层级）、预算上限等。
需求初审：行政部/会议负责人收到申请后2个工作日内，与需求部门负责人沟通，确认会议的紧迫性、目标合理性及资源可行性，形成《会议需求确认单》。
审批备案：根据会议重要性（如跨部门会议、预算超5千元），提交至分管领导*经理审批，审批通过后录入《会议计划台账》，作为后续筹备依据。
（二）方案策划：制定详细执行计划
操作目标：输出可落地的会议方案，涵盖流程、资源、风险等关键环节。
操作步骤：
议程设计：根据会议目标，梳理核心议题及优先级，明确每个议题的负责人、时长（如“开场致辞10分钟，Q3策略汇报30分钟”），形成《会议议程表》（模板见下文“工具模板”）。
资源规划：
场地：根据参会人数（如10人以下用会议室，50人以上用多功能厅）、会议形式（线上/线下/混合）选择场地，提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）及布置需求（如U型桌、分组讨论区）；
物料：准备会议资料（议程、PPT、纸质材料）、签到用品（签到表、胸牌、笔）、茶歇（根据会议时长安排，如上午/下午各1次）；
人员：明确主持人（建议由总监担任）、记录人（行政部助理）、技术支持（IT部工程师）、后勤负责人（行政部主管）。
风险预案：识别潜在风险（如设备故障、人员迟到、议题超时），制定应对措施（如备用设备、提前1天提醒参会人员、设置“议题倒计时提醒牌”）。
（三）资源筹备：落实会议前置条件
操作目标：保证会议所需场地、物料、人员等资源按时到位。
操作步骤：
场地与设备确认：会议前3个工作日，行政部与场地供应商确认场地使用时间、设备调试情况，填写《场地设备检查表》（模板见下文“工具模板”），签字确认。
物料准备：会议前2个工作日，行政部根据参会人数（以《参会人员名单》为准）打印资料、制作胸牌、采购茶歇，分类打包并标注“会议名称+议题+摆放位置”。
人员通知：会议前3天，通过企业/邮件向参会人员发送《会议通知》（模板见下文“工具模板”），包含会议主题、时间、地点、议程、需提前准备的材料（如“请各部门提交Q2工作总结PPT”）及联系人（行政部*助理，电话分机号8888）。
供应商对接：如涉及外部供应商（如餐饮、摄影），会议前1天确认服务细节（如茶歇种类、拍摄需求），签署《服务确认单》。
（四）会前执行：最终检查与现场准备
操作目标：完成会议现场布置，保证各环节衔接顺畅。
操作步骤：
现场布置：会议前1小时，行政部、IT部、后勤负责人到场，按《会议场地布置图》（模板见下文“工具模板”）摆放桌椅、调试设备（投影、麦克风、灯光）、设置签到台、摆放资料及茶歇。
最终检查：主持人、记录人、技术支持召开10分钟短会，确认议程流程、设备状态、人员分工（如“技术支持全程守在设备旁，记录人提前5分钟分发签到表”）。
参会引导：签到台安排专人（行政部*助理）引导参会人员签到、领取资料，指引座位（如“请市场部同事坐前排，技术部同事坐中间区域”）。
（五）会议实施：保证流程有序推进
操作目标：按议程高效完成会议，达成预期目标。
操作步骤：
开场把控：主持人提前5分钟提醒参会人员就座，准时开场，介绍会议目标、议程及时间规则（如“每个议题严格控制在30分钟内，超时将提醒终止”）。
过程记录：记录人实时记录会议要点（含关键结论、待办事项、负责人、时间节点），填写《会议纪要模板》（模板见下文“工具模板”）；技术支持全程保障设备，突发故障时5分钟内启用备用方案。
议题调整：若某议题讨论超时，主持人可根据现场情况决定“延长10分钟”或“转入下一议题，后续邮件补充讨论”，避免影响整体进度。
结尾总结：主持人按议程结束会议，总结核心结论、待办事项及负责人，明确“会议纪要将在2个工作日内发送至全体参会人员”。
（六）会后跟进：闭环管理会议成果
操作目标：保证会议结论落地，形成完整管理闭环。
操作步骤：
纪要整理：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人（*经理）审核后，通过
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