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技术部门会议纪要标准化记录工具

一、适用会议类型与场景

本工具适用于技术部门各类会议的标准化记录，覆盖以下常见场景：

常规进度同步会：如项目周例会、迭代站会，用于同步开发进度、风险及资源需求；

专项技术评审会：如架构方案评审、代码设计评审，用于记录技术决策依据及优化建议；

项目问题复盘会：如故障复盘、项目总结会，用于梳理问题根因及改进措施；

跨部门协调会：如与产品、测试团队的对接会，用于明确协作分工与交付节点。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：保证记录基础信息完整

明确会议目标：提前与主持人确认会议主题、核心议题及预期成果（如“确定模块技术选型”“解决项目阻塞问题”）。

准备记录工具：打开标准化会议纪要模板（见第三部分），提前填写会议基本信息（主题、时间、地点、主持人、记录人）。

熟悉参会人员：提前知晓参会人角色（如开发、测试、架构师），便于后续准确记录责任分工。

（二）会中记录：聚焦关键信息，避免遗漏

记录基本信息：

补充参会人员名单（含缺席人员及原因），如“参会：工（前端开发）、工（后端开发）、工（测试）；缺席：工（产品经理，因客户需求调研）”。

记录会议议程顺序，按议题逐一记录。

逐项记录议题内容：

议题背景：简要说明讨论问题的来源（如“用户反馈功能响应超时”“新需求的技术可行性分析”）。

讨论要点：客观记录不同观点，避免主观评价，重点关注分歧点与共识。例如：

*工：“建议采用A方案，开发周期短，但并发能力不足”；

*工：“B方案并发功能优，但需额外引入第三方组件，维护成本高”；

共识：“优先评估A方案的功能极限，若不满足则启动B方案调研”。

决议/结论：明确最终决策结果，需具体、可执行，避免模糊表述（如“确定采用A方案”而非“可能用A方案”）。

明确待办事项：

对决议分解为具体任务，记录“任务描述、负责人、截止时间、优先级（高/中/低）”。例如：

任务描述

负责人

截止时间

优先级

A方案压力测试报告输出

*工

2023-10-20

高

第三方组件调研报告提交

*工

2023-10-22

中

（三）会后整理：保证信息准确，推动落地

核对与补充：会议结束后2小时内，根据录音（如有）或记忆补充遗漏信息，重点核对决议、待办事项的准确性，保证“任务-负责人-时间”三要素明确。

分发与传达：

纪要整理完成后，发送至全体参会人员及相关部门（如产品、测试），抄送部门负责人；

在邮件中标注“请各位确认待办事项，如有异议24小时内反馈”。

归档与跟踪：

将纪要按“年份-月份-会议类型”命名（如“202310-项目周例会纪要”），存储至部门共享文档库；

每周更新待办事项进度，在下次会议中同步完成情况。

三、会议纪要模板结构

会议基本信息

会议主题

（如：项目V2.3版本迭代启动会）

会议时间

（如：2023年10月15日14:00-15:30）

会议地点

（如：3楼会议室A/线上会议）

主持人

（如：*工）

记录人

（如：*工）

参会人员

（如：工、工、工；缺席：工（事假））

缺席原因

（如：*工参与客户现场需求调研）

议题与讨论记录

议题1：模块技术选型评审

议题背景

（如：新需求需支持万级并发，现有架构无法满足）

讨论要点

-工：“建议引入Redis缓存，可解决并发瓶颈，但需考虑数据一致性”；-工：“考虑分库分表方案，但改造成本高，周期长”；-*工：“优先验证Redis缓存效果，若QPS仍不达标再启动分库分表”。

决议/结论

确定采用“Redis缓存+本地缓存”混合方案，由*工负责3天内完成技术方案文档。

议题2：项目阻塞问题解决

议题背景

（如：第三方接口调试超时，影响联调进度）

讨论要点

-工：“对方接口响应超时，已反馈但未解决”；-工：“建议增加本地模拟接口，临时绕过第三方依赖”。

决议/结论

临时启用本地模拟接口，由工当天完成部署；同时由工负责与第三方对接，明确解决时限。

待办事项跟踪

任务描述

负责人

Redis混合方案文档输出

*工

本地模拟接口部署

*工

第三方接口问题跟进

*工

其他备注|（如：下次会议时间：2023年10月22日14:00；附件：技术方案草稿）|

四、使用规范与要点

内容客观性：记录时需忠实还原会议内容，避免加入个人观点，对争议点需标注“未达成共识”并记录各方理由。

决议明确性：每项决议需包含“具体行动+责任主体+时间节点”，避免“尽快”“研究”等模糊表述。

信息及时性：会后24小时内完成纪要整理与分发，保证待办事项及时同步至相关人员。

格式规范性：统一使用模板结构，字体、字号保持一致（如标题宋体加粗四号，宋体小五），关键信息（如负责人、截止时间）可突出标注。

可追溯性：归档时需保留会议原始记录（如会议录音、共享屏幕截图），便于后续查阅或复盘。