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行政采购流程审批与执行工具

一、适用场景与业务范围

本工具适用于企业、事业单位及各类组织内部的行政类采购活动，涵盖办公用品采购、办公设备采购（如电脑、打印机）、服务类采购（如保洁、维修、会议服务）、低值易耗品采购（如文具、耗材）等非生产性物资及服务的采购流程。适用于年度预算内的常规采购需求，特殊采购（如大型固定资产、定制化服务）可在此基础上补充流程节点，保证采购活动规范、高效、合规。

二、操作流程与执行步骤

第一步：需求提出与申请

责任人：需求部门经办人（如行政专员、部门助理）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要，填写《行政采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、需求日期及供应商建议（如有）。

对于重复性采购（如每月办公用品），可汇总填写月度采购需求，减少单据频次。

申请表需经需求部门负责人签字确认，保证需求真实、必要。

输出物：《行政采购申请表》（纸质版/电子版，根据公司管理要求确定）

第二步：需求初审与预算核对

责任人：需求部门负责人、采购专员

操作内容：

需求部门负责人审核采购需求的合理性（如是否为必需品、数量是否恰当），签字确认后提交至采购部门。

采购专员核对采购申请是否在部门年度预算范围内，重点检查“预估总价”与预算科目是否匹配。

若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批后，方可进入下一步；若预算内且需求合理，采购专员签字确认“初审通过”。

输出物：《行政采购申请表》（初审意见栏）、《预算调整申请》（如超预算）

第三步：采购方式确定与审批

责任人：采购专员、采购部门负责人、分管领导

操作内容：

采购专员根据采购金额及公司制度确定采购方式：

小额采购（如≤5000元）：可采用“询价比价”方式，联系至少2家合格供应商报价，选择性价比最优者。

中额采购（如5000-50000元）：需进行“3家以上供应商比价”，形成《比价表》，附供应商资质文件（营业执照复印件等）。

大额采购（如≥50000元）：需启动“招标采购”或“单一来源采购”（如唯一供应商），需提交《采购方式说明》，经管理层审批。

采购部门负责人审核采购方式合规性及比价/招标结果，签字后提交至分管领导审批。

输出物：《比价表》（小额/中额采购）、《采购方式说明》（大额采购）、《采购审批单》

第四步：供应商选择与合同签订

责任人：采购专员、法务部门（如需）、分管领导

操作内容：

采购专员根据审批通过的采购方式，确定最终供应商，核实其资质（如经营范围、履约能力、信用记录），保证供应商在《合格供应商名录》内。

对于标准化物品（如办公用品），可直接下达《采购订单》；对于定制化服务或金额较大的采购，需签订《采购合同》，明确双方权利义务（如交付时间、质量标准、付款方式、违约责任）。

合同需经法务部门审核（如需），采购部门负责人及分管领导签字盖章后，正式生效。

输出物：《采购订单》、《采购合同》（供应商盖章版）

第五步：订单执行与跟踪

责任人：采购专员、需求部门对接人

操作内容：

采购专员将生效的《采购订单》或《采购合同》发送给供应商，明确交付时间、地点及要求。

对于需物流配送的物品，采购专员需跟踪物流状态，保证按时送达；对于现场服务（如设备安装），需提前与需求部门确认时间、场地及配合要求。

供应商交付后，需求部门对接人初步核对物品/服务数量与订单是否一致，若有差异及时反馈给采购专员。

输出物：《采购订单》（执行记录）、《物流跟踪记录》（如需）

第六步：验收与确认

责任人：需求部门验收人、采购专员、行政部门负责人

操作内容：

需求部门根据《采购订单》或《采购合同》要求，对物品/服务进行验收：

物品验收：检查规格型号、数量、质量（如办公用品是否完好、设备是否正常运行），填写《物品验收单》。

服务验收：评估服务效果（如保洁质量、维修完成度），由需求部门负责人签字确认。

若验收不合格，需求部门需在2个工作日内反馈给采购专员，采购专员联系供应商退换货或整改，直至验收合格。

验收合格后，《物品验收单》需需求部门负责人、采购专员、行政部门负责人三方签字确认。

输出物：《物品验收单》（验收合格/不合格，附整改记录）

第七步：付款与结算

责任人：采购专员、财务部门

操作内容：

采购专员整理付款资料，包括《采购合同》《物品验收单》《供应商发票》（如需），提交至财务部门。

财务部门核对资料完整性（合同、验收单、发票金额是否一致）、审批流程是否完备，确认无误后安排付款。

付款完成后，财务部门将付款凭证反馈给采购专员，采购专员更新《采购台账》。

输出物：《付款申请单》、《采购台账》（更新付款记录）

第八步：归档与记录

责任人：采购专员、档案管理员

操作内容：

采购专员将本次采购全流程资料（申请表、审批单、比价表、合同、订单、验收单、付款凭证