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会议管理流程标准化手册-会议准备与总结记录

前言

为规范公司会议管理，提升会议效率与决策执行力，保证会议信息传递准确、任务落地可追溯，特制定本手册。本手册聚焦会议准备与总结记录两大核心环节，通过标准化流程、工具模板及关键要点指引，助力各业务部门高效组织会议、沉淀会议成果，为工作推进提供清晰依据。

第一章会议准备阶段标准化流程

一、适用场景说明

本流程适用于公司各类工作会议，包括但不限于：

常规例会：部门周会、月度总结会、项目进度会等周期性会议；

专项会议：项目启动会、问题复盘会、跨部门协调会等目标明确的会议；

决策会议：方案评审会、资源分配会、战略研讨会等需形成决议的会议。

二、标准化操作步骤详解

步骤1：明确会议核心要素（会议发起阶段）

操作要点：会议发起人需提前梳理并明确以下核心信息，保证会议目的清晰、方向不偏：

会议目标：本次会议需解决的核心问题或达成的成果（如“明确Q3项目排期”“解决部门协作堵点”）；

会议议题：围绕目标拆解具体讨论内容（建议不超过5个核心议题，避免发散）；

预期成果：会议结束时应输出的具体交付物（如决议方案、任务清单、会议纪要初稿）。

示例：某项目启动会目标为“明确项目范围、分工及里程碑计划”，议题包括“项目边界界定”“核心成员职责分工”“关键节点时间表”“资源需求确认”。

步骤2：确定参会人员及角色分工

操作要点：根据会议目标与议题，精准匹配参会人员，并明确角色职责，避免无效参会：

必要参会人：与议题直接相关、需参与决策或任务执行的负责人（如项目启动会需包含项目经理、核心业务负责人、资源提供部门代表）；

列席参会人：需知晓会议内容但不参与决策的人员（如项目助理、相关支持部门接口人）；

角色分工：

主持人：把控会议节奏、引导议题讨论、保证目标达成（通常由会议发起人或其上级担任）；

记录人：实时记录讨论要点、决议事项、任务分配（建议提前指定，避免临时推诿）；

时间管理员：提醒各议题讨论时间，保证会议不超时（小型会议可由主持人兼任）。

注意事项：参会人员需提前确认时间冲突，若无法参会，应提前1个工作日向会议发起人请假并推荐替代人员。

步骤3：准备会议材料与议程

操作要点：会议材料是支撑高效讨论的基础，需提前准备并同步；议程需明确时间分配，保证会议有序推进：

会议材料清单：

背景资料：与议题相关的数据报表、历史文档、问题说明等（如项目启动会需提供《项目可行性研究报告》《市场需求调研数据》）；

议程草案：按优先级排序议题，明确每个议题的讨论形式（如汇报、讨论、投票）及预计时长；

辅助工具：演示文稿（PPT）、数据看板、原型图等（建议提前测试设备兼容性）。

议程模板要求：需包含“会议主题、时间、地点、参会人员、议题名称、讨论内容、负责人、预计时长”等要素（详见第三章“配套工具模板”）。

输出要求：会议材料及议程需至少提前1个工作日通过公司内部系统（如OA、钉钉）同步给参会人员，保证有充足时间预览。

步骤4：预定会议资源与发出通知

操作要点：根据会议形式（线上/线下）及需求，提前落实资源，并发出正式会议通知：

会议资源预定：

线下会议：预定会议室（需确认容纳人数、设备状态：投影仪、麦克风、白板笔等）、茶歇（如超过1.5小时）；

线上会议：确定会议平台（如腾讯会议、Zoom）、会议号、密码，测试音视频效果，提前共享给参会人。

会议通知内容：

核心信息：会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议室号/线下会议室名称）；

议程概要：简要说明各议题及讨论重点；

准备要求：需提前审阅的材料、需携带的物品（如笔记本电脑、纸质资料）；

联系人：会议发起人及记录人联系方式（方便参会人提前沟通疑问）。

示例通知：

【会议通知】项目启动会

时间：2023年月日（周四）14:00-16:00

地点：3楼第一会议室（线上备用：腾讯会议）

议程：1.项目背景介绍（15分钟，主讲人：经理）；2.项目范围界定（30分钟，讨论）；3.分工与排期（40分钟，讨论）；4.资源确认（15分钟，讨论）；5.总结（10分钟，主持人总）。

准备要求：请提前阅读《项目可行性研究报告》（附件1），携带本部门资源清单。

联系人：助理（分机号X），记录人：专员。

第二章会议总结与记录标准化流程

一、适用场景说明

本流程适用于所有已完成会议，重点解决“会议成果如何沉淀、任务如何落地追踪”问题，保证会议价值最大化：

决策类会议：需明确决议内容、责任主体及完成时间；

进度同步类会议：需梳理阶段性成果、待解决问题及下一步计划；

问题解决类会议：需记录问题根源、解决方案及预防措施。

二、标准化操作步骤详解

步骤1：实时记录会议关键信息（会议进行中）

操作要点：记录人需全程专注，重点捕捉“讨论结论、决议事项、任务分配”三大核心信息，避免遗漏关键内