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小公司财务报销制度及报销流程2025年

小公司财务报销制度及报销流程

一、总则

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费等，以下分别说明相关的借款流程及各项报销制度和报销流程。

二、基本报销制度

1.原始凭证有效性规定

-报销人必须取得合法有效的报销单据（发票）。发票必须是印有税务监制章的正规发票，且发票上的单位名称、日期、内容、金额等信息必须完整、准确，不得涂改、挖补。

-对于行政事业单位开具的收据，必须是财政部门监制的正规收据，且有收款单位的财务专用章或收费专用章。

-发票或收据上的内容必须与实际发生的经济业务相符，不得虚构交易或开具虚假发票。

2.报销凭证填写要求

-报销人应使用黑色或蓝色钢笔、签字笔填写报销单，不得使用圆珠笔或铅笔。

-报销单上的各项内容必须填写完整，包括报销日期、报销人姓名、部门、报销项目、金额、用途等。

-报销金额大小写必须一致，且不得涂改。如有错误，应重新填写报销单。

-报销人应在报销单上签字确认，并注明报销的具体事项和用途。

3.审批权限规定

-对于金额在[X]元以下的报销，由部门经理审批后，报财务部门审核报销。

-对于金额在[X]元至[X]元之间的报销，由部门经理审核，分管副总经理审批后，报财务部门审核报销。

-对于金额在[X]元以上的报销，由部门经理、分管副总经理审核，总经理审批后，报财务部门审核报销。

4.报销时间规定

-报销人应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况不能及时报销的，应向财务部门说明原因，并在[X]个工作日内补齐报销手续。

-每月[X]日为财务报销截止日，超过该日期的报销将顺延至下月办理。

三、各项费用报销制度及流程

（一）差旅费报销

1.出差申请

-员工出差前应填写《出差申请表》，注明出差地点、出差时间、出差事由、预计费用等信息，经部门经理审核，分管副总经理审批后，报人力资源部门备案。

-如因紧急情况无法提前填写《出差申请表》，应在出差前通过电话或其他方式向部门经理和分管副总经理请示，经同意后出差，并在出差回来后的[X]个工作日内补齐《出差申请表》。

2.差旅费标准

-交通工具：员工出差应根据实际情况选择合适的交通工具，原则上应优先选择经济实惠的交通工具。乘坐飞机、高铁一等座及以上、轮船二等舱及以上等交通工具，需经总经理审批。

-住宿费：住宿费实行限额报销制度，根据出差地区的不同，分为[X]类地区，具体标准如下：

-[X]类地区：一线城市，如北京、上海、广州、深圳等，住宿费标准为每人每天[X]元。

-[X]类地区：二线城市，如省会城市等，住宿费标准为每人每天[X]元。

-[X]类地区：三线城市及以下，住宿费标准为每人每天[X]元。

-伙食补助费：伙食补助费实行包干制度，根据出差地区的不同，分为[X]类地区，具体标准如下：

-[X]类地区：一线城市，如北京、上海、广州、深圳等，伙食补助费标准为每人每天[X]元。

-[X]类地区：二线城市，如省会城市等，伙食补助费标准为每人每天[X]元。

-[X]类地区：三线城市及以下，伙食补助费标准为每人每天[X]元。

-市内交通费：市内交通费实行包干制度，标准为每人每天[X]元。员工出差期间的市内交通费不再凭票报销。

3.差旅费报销流程

-员工出差回来后，应在[X]个工作日内填写《差旅费报销单》，并附上相关的发票、车票、住宿费发票等原始凭证。

-《差旅费报销单》应经部门经理审核，分管副总经理审批后，报财务部门审核报销。

-财务部门审核时，应严格按照差旅费标准进行审核，对于超出标准的部分，不予报销。

（二）办公费报销

1.办公费范围

-办公费是指公司为满足日常办公需要而购买的办公用品、办公设备、办公耗材等费用。

-办公用品包括笔、纸、文件夹、笔记本等；办公设备包括电脑、打印机、复印机等；办公耗材包括墨盒、硒鼓、纸张等。

2.办公费采购

-各部门应根据实际需要，每月底编制《办公用品采购计划》，经部门经理审核，分管副总经理审批后，报行政部门统一采购。

-行政部门应根据《办公用品采购计划》，选择合适的供应商进行采购，并签订采购合同。

-对于紧急需要的办公用品，各部门可以自行采购，但应在采购后及时向行政部门备案。

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