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合同审核流程及表格标准化模板

一、适用业务场景与价值

在企业运营中，合同作为明确双方权责、保障交易安全的核心文件，其审核质量直接关系到法律风险防控与业务效率。本模板适用于以下典型场景：

业务合作类：如供应商采购、服务外包、市场推广等对外合作合同的审核；

内部管理类：如劳动合同、保密协议、内部服务协议等涉及员工或部门间权责的文件；

项目专项类：如工程建设、研发合作等周期长、条款复杂的项目合同。

通过标准化流程与表格，可实现合同审核的规范化、高效化，降低因条款模糊、遗漏风险导致的纠纷，保证企业利益与合规性。

二、标准化操作流程详解

合同审核需遵循“发起初审-专业审核-合规把关-最终审批-签署归档”的闭环流程，各环节责任分工明确，保证审核无遗漏、风险可控制。

步骤1：合同发起与资料准备

责任主体：业务经办人（如采购专员、项目经理等）

操作内容：

根据业务需求，拟定合同初稿（需包含合同双方基本信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心条款）；

收集并附齐审核所需支撑材料，包括：合作方主体资质文件（如营业执照、授权委托书）、过往合作记录（如有）、需求说明书、技术规范（如适用）等；

填写《合同审核流程跟踪表》（见模板部分），明确合同类型、预计签署日期、业务背景等关键信息，作为流程启动凭证。

输出成果：合同初稿、支撑材料清单、《合同审核流程跟踪表》。

步骤2：业务部门初审

责任主体：业务部门负责人（如采购部经理、项目总监）

操作内容：

从业务可行性角度审核合同条款，重点核查：标的与需求是否匹配、履行期限是否合理、业务逻辑是否清晰（如付款节点与交付进度是否对应）；

确认合作方主体资质是否满足业务要求（如供应商是否具备相关行业资质、服务方是否有过往成功案例）；

对合同中的业务术语、数据准确性（如数量、单价）进行核对，保证无歧义。

完成时限：收到材料后1个工作日内完成审核，若需修改，需明确标注修改意见并退回经办人。

输出成果：业务部门审核意见（通过/需修改，注明修改理由）。

步骤3：法务部门合规审核

责任主体：法务专员/法务负责人

操作内容：

从法律合规性角度审核合同条款，重点核查：

主体条款：双方名称、地址、法定代表人等是否与资质文件一致，避免“假章”“皮包公司”风险；

权责条款：双方权利义务是否对等，是否存在单方面加重己方责任的“霸王条款”；

风险条款：违约责任是否明确、合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖法院是否符合企业利益；

合规条款：是否符合行业法律法规（如《民法典》《招标投标法》等），特殊行业（如医疗、金融）是否需满足监管要求。

针对审核中发觉的法律风险点，提出修改建议（如补充“不可抗力”条款、调整违约金比例等），并与业务部门沟通确认。

完成时限：收到材料后2个工作日内完成审核，复杂合同可延长至3个工作日。

输出成果：法务审核意见（通过/需修改，附法律条款修改说明）。

步骤4：财务部门审核（涉及金额时）

责任主体：财务专员/财务负责人

操作内容：

审核合同中的财务相关条款，重点核查：

价款金额是否准确，计价方式（固定单价/总价/按实结算）是否合理；

付款方式、节点是否符合企业财务制度（如预付款比例、质保金约定）；

涉及税费条款是否清晰，发票类型（如增值税专用发票）是否符合抵扣要求；

大额合同是否需进行预算匹配审核，避免超预算支出。

对财务风险点提出修改意见（如调整付款周期、补充“发票合规”条款等）。

完成时限：收到材料后1个工作日内完成审核。

输出成果：财务审核意见（通过/需修改，附财务条款修改说明）。

步骤5：最终审批

责任主体：根据合同金额与重要性分级审批（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人+法务专员双审批；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务负责人+财务负责人审批；

金额＞50万元：增加总经理审批，重大合同（如战略合作）需提交总经理办公会审议。

操作内容：

综合业务、法务、财务审核意见，从企业整体利益出发，对合同进行最终决策；审批通过后，由经办人按意见修改定稿；审批不通过，退回业务部门重新谈判或拟定。

完成时限：收到各环节审核意见后1-2个工作日内完成（视审批层级而定）。

输出成果：最终审批意见（批准/否决，注明最终生效版本）。

步骤6：合同签署与归档

责任主体：业务经办人、行政部档案管理员

操作内容：

经办人根据审批通过的定稿，与对方协商签署事宜（如签署方式：纸质签署/电子签署，签署时间、地点）；

纸质合同需保证双方签字/盖章清晰（自然人需签字并按手印，法人需盖公章或合同专用章），关键页（如金额、期限页）建议加盖骑缝章；

签署后3个工作日内，将合同原件（至少2份，双方各执1份）及审核过程中所有材料（初稿、审核意见表、支撑材料等）提交行政部归档；

行政部对合同进行编号、